Nepreberné množstvo papierov trápi nie jednu kanceláriu. Aj keď nám v dnešnej dobe s dokumentmi výrazne pomáhajú počítače, stále existuje veľa prípadov, kedy buď z vlastnej vôle, alebo zo zákona musíme siahnuť po papierovej forme. Aké sú možnosti ich skladovania a archivácie?
Veľké množstvo dokumentov
Snáď najpoužívanejšie sú pákové šanóny. Dve kovové násadky s pákovým zatváraním v tvrdých doskách, do ktorých môžete umiestniť buď holé vydierkované dokumenty, alebo ich vložiť a zaradiť vo fóliovom obale. Veľmi praktické na denné používanie, ale aj na prípadné archivovanie, pretože sa do nich vojde naozaj veľké množstvo papiera. Pre väčšiu prehľadnosť odporúčame obstarať si farebné rozdeľovníky, ktoré nám pomôžu s orientáciou.
Avšak predsa len sú na archiváciu vhodnejšie archivačné šanóny s vreckom. Ak archivujete, nie je kladený dôraz na to sa v množstve papierov rýchlo dostať až k tomu, ktorý potrebujete. Chcete ich len uskladniť. Preto kovový pákový poradovník stráca význam a je lepšie siahnuť po archivačnom šanóne, ktorý je celý z papiera a je aj lacnejšou variantov. Najideálnejšia je však archivačná krabica, do ktorej sa vojde najväčšie množstvo dokumentov. Tie sa dajú pohodlne uložiť do archivačných papierových kontajnerov s uzáverom. Ak nechcete mať papiere v krabici položene len tak bezprizorne, môžete ich zviazať archivačnou sponou.
Menšie množstvo dokumentov
V prípade malého množstva dokumentov nie je problém si obstarať plastové dosky s praktickým rýchloviazačom. Vyrábajú sa v rôznych farbách, takže vám pomôžu jednotlivé druhy dokumentov vytriediť. Vrchný priesvitný plastový list tiež napomáha rýchlej prehľadnosti. Tak tiež je do nich možné vložiť papiere s dierkami alebo v euroobaloch. Zohnať sa dajú v plastovom mäkkom prevedení, v pevnejšom celofarebnom, ale aj v papierovej forme.
Papierové rýchloviazače dostanete v závesnej aj nezávesnej podobe. V prípade závesných viazačov odporúčame doplniť výbavu o stojany, na ktoré dokumenty jednoducho zavesíte a prístup k nim je naozaj ľahký a hlavne rýchly.
Ak si potrebujete vaše dokumenty niekam prenášať mimo kanceláriu, oplatí sa vám siahnuť po spisových doskách. Ide o plastové vrecúška o veľkosti A4, ktoré vypadajú ako obálka a uzatvárajú sa pomocou plastového cvoku. Ich prednosťou je to, že sa vyrábajú v rôznych farebných prevedeniach, ktoré sú však priesvitné, takže máte o ich obsahu prehľad bez toho, aby ste do nich museli siahať.
Gumku alebo šnúrku?
Uzatváranie zložiek za pomocí gumovej šnúrky je stará klasika, ktorá je však veľmi funkčná. Používa sa u zložiek plastových, ako aj u tých papierových.
Snáď ešte klasickejšie je uzatváranie za pomocí látkovej šnúrky. Ta sa hodí najme v prípade veľkého množstva dokumentov, ktoré chceme archivovať uložením na seba. Takéto dosky majú pravidelný tvar a nestane sa nám s nimi to isté, ako s pákovými zakladačmi, že by ich zúžený tvar mal za následok zošmyknutie a neefektívne využitie miesta.
Ak ide o archiváciu naozaj malého množstva papiera, úplne postačia klasické odkladacie papierové dosky, ktoré nemajú žiaden mechanizmus, proste sa len zavrú ako kniha.
Ďalším jednoduchým druhom riešenia šanónov je zaradiť v nich dokumenty za pomocí krúžkovej väzby.
Už sme sa zmienili a fóliových zložkách, alebo euroobaloch či inak povedané zakladacích obaloch. Tie papiere chránia pred opotrebením, zničením a čiastočne aj pred vlhkosťou. Vybrať si môžete lesklé, matné, priesvitné, farebné, vo variante L alebo U.
Archivácia, archivácia a zase archivácia
Ak ide o rôzne druhy dokladov, či sú to daňové, účtovné alebo personálne, väčšinou sú vo formáte A4. Preto na ich archiváciu odporúčame v prvej rade archivačné krabice, do ktorých vložíte dokumenty zviazané archivačnou sponu. Spona vám nie len uľahčí vkladanie a aj vyťahovanie dokumentov. Tiež vám zaručí, že ak by sa krabica pri nevhodnej manipulácii otvorila a papiere z nej vypadli, držia vám pokope a vy ich nemusíte naháňať po celej kancelárii.
Aj keď archivácia pre väčšinu ľudí nepatrí medzi zábavné činnosti, na trhu existujú výrobky, ktoré tento proces výrazne urýchlia. A nie len to. Navyše nám ušetria hromadu miesta, pretože sú riešené tak, aby ho využili maximálne. Plastové aj papierové prevedenia nám prinášajú naozaj široký výber. Určite existuje veľa prípadov, kedy sú vhodnejšie plastové obaly, napr. ak sú vystavené vlhku alebo mokru. Avšak mali by sme sa snažiť čo najviac používať tie papierové, ktoré sú výrazne ekologickejšie. Väčšinou sú vyrobené z recyklovaného papiera a ich likvidácia je nenáročná.
PR článok