Ste manažér firmy, ktorá si prenajíma kancelárske priestory, avšak tie už nevyhovujú požiadavkám firmy, zamestnancov, klientov ... Potrebujete viac priestoru, pretože obchodu sa darí, pracovných stolov pribúda, chcete sa zaradiť do vyššej kategórie, čomu by mala zodpovedať aj reprezentatívnosť priestorov, ich dostupnosť pre klientov.
Foto: Cushman & Wakefield / Kancelárie Daren & Curtis
Ale vravíte si – aktuálna nájomná zmluva končí až o trištvrte roka, netreba biť na poplach už teraz. Prejde pár mesiacov, sem-tam si všimnete na budove banner s nápisom „Kancelárie na prenájom“, ale žiadnym spôsobom Vás to neznervózni. Možno pol roka pred koncom nájomného vzťahu si začínate robiť vlastný prieskum. Dokonca idete i na obhliadku, ale zvyčajne ju na poslednú chvíľu zrušíte, pretože e-mailová schránka praská vo švíkoch a Vy sa predsa musíte venovať zarábaniu peňazí pre firmu. Už ostávajú len tri mesiace. Rozhodnete sa, že sa do hľadania pustíte naplno. Obzeráte priestory, stretávate sa s množstvom realitných agentov, už ani neviete, čo všetko ste videli a nevideli. Ubehne mesiac. Robíte si finančné porovnania a nakoniec sa podarí urobiť finálny výber. Máte šesť týždňov na dojednanie obchodných podmienok, podpis zmluvy, zaplatenie depozitu.
Ale zabúdame na jednu zásadnú vec - stavebnú úpravu priestorov. Keď sa už sťahujete, chcete predsa kanceláriu, ktorá bude zodpovedať Vaším predstavám. „Čas potrebný na vyladenie priestorového plánu, (t. j. to ako bude finálne rozmiestnenie nábytku v kancelárii vyzerať,) závisí od náročnosti klienta a od stavu pôvodnej dispozície priestoru. Takisto je nutné rátať s tým, že na vypracovanie projektovej dokumentácie priestorov (po odsúhlasení finálneho priestorového plánu) potrebujú projektanti 4 až 6 týždňov a to sme ešte nezačali so samotnou výstavbou priestorov budúcej kancelárie. Pri priestore o výmere 500 až 1000 m2 hovoríme približne o 8 až 10 týždňoch stavebných prác v závislosti od náročnosti interiéru,“ upozorňuje Radoslav Blažo, vedúci Oddelenia projektového manažmentu v Cushman & Wakefield, a tak vzhľadom na nedostatok času nie je z novej kancelárie nič. Musíte ostať v starých, stiesnených priestoroch, (ak sa Vám podarí dohodnúť na predĺžení zmluvy, keďže pokiaľ klauzula o predĺžení nájmu nie je uvedená v nájomnej zmluve, môže to byť problém).
Podobnú skúsenosť má aj Jakub Čech, výkonný riaditeľ reklamnej agentúry Daren & Curtis: „S hľadaním priestorov sme začali v dostatočnom predstihu, mali sme približne osem mesiacov. Bolo z čoho vyberať, ponuka bola široká. S pomocou Cushman & Wakefield sme si finálne vybrali dve budovy, medzi ktorými sme rozhodovali. Hľadali sme kompromis medzi lokalitou, komfortom, obchodnými podmienkami a samozrejme aj estetikou priestoru. Tesne pred podpisom zmluvy však nastali komplikácie na strane prenajímateľa a k dohode nedošlo. A tak sme sa dostali opäť na začiatok výberového konania.“
Pri plánovaní treba rozhodne počítať s nepredvídateľnými okolnosťami, nikdy nemáme toľko času, aby sme nemohli začať už dnes. Vždy sa naskytnú dôležitejšie úlohy v rámci hlavného biznisu firmy, ktoré sú pochopiteľne zaradené na vyššiu priečku medzi prioritami. Pre odsúhlasenie užšieho výberu priestorov, sú potrebné rozhodnutia niekoľkých členov manažmentu, avšak niektorý je na pracovnej ceste, iný má práve preto práce vyše hlavy, ďalší čaká na týchto dvoch. Časový sklz môže spôsobiť obdobie leta, Vianoc, choroby. Niekedy sa stáva i to, že si predsa len vyberiete kanceláriu, no kým prebieha napríklad proces interného schvaľovania, priestor sa prenajme, pretože niekto iný stihol podpísať zmluvu a zaplatiť depozit skôr ako Vy. „Je bežné, že pokiaľ nie je podpísaná zmluva a zaplatený depozit, kancelárske priestory sú stále v ponuke. Preto veta od prenajímateľa: „Mám na priestor viacero záujemcov, rozhodnite sa čo najskôr,“ nie je len obchodnou hrou, ako donútiť záujemcu jednať rýchlejšie“, dodáva Anna Kováčová, konzultantka Oddelenia prenájmu kancelárií v Cushman & Wakefield.
Celý proces je nutné koordinovať, dohliadať na časový plán, prípadne myslieť na záložné možnosti. „V zásade platí – čím má spoločnosť viac zamestnancov, tým je čas, nutný na správny výber kancelárií, dlhší. Pri firmách, ktoré majú niekoľko desiatok zamestnancov, trvá celý proces častokrát rok a viac. Nutným prvým krokom je vypracovať odhad budúceho počtu a charakteru pracovných rolí. Neskôr treba myslieť na flexibilitu nájomnej zmluvy, ktorá pomôže pri zmenách v počte zamestnancov. Pre čoraz viac našich stálych klientov sa téma prenájmu stáva úplne bežnou agendou. Navyše na rozdiel od minulých rokov sledujeme, aj vďaka ekonomickému rastu na západe, zväčšovanie firiem a tým pádom zvyšovanie dopytu po nájomných plochách (nielen v segmente kancelárií), v posledných mesiacoch dokonca nedostatok existujúcich voľných kancelárií. Preto väčšina dnešných klientov musí k štandardne nutnému času pripočítať aj dobu, kým sa postavia nové vhodné budovy, a tak musia riešiť otázku kancelárskych priestorov v dlhodobom, strategickom rozhodovaní. Nenechávajú výber na posledný rok platnosti nájomnej zmluvy,“ uvádza Ján Bryndza vedúci Oddelenia prenájmu kancelárií v Cushman & Wakefield.
Hľadanie kancelárskych priestorov nie je jednoduchý proces, ale existujú odborníci, ktorí Vás vedia odbremeniť od väčšiny s tým súvisiacich úloh. A na konci dňa sedíte v novej kancelárií, ktorá spĺňa Vaše požiadavky a predstavy, kam sa zamestnanci hrdia chodiť, kde nachádzajú príjemné podmienky pre prácu a v očiach klientov stúpate vyššie. „Dnes sedíme v modernej, dizajnovej kancelárií, ktorá maximálne vyhovuje môjmu tímu. Okrem funkčného rozdelenia priestoru, kde vieme efektívnejšie pracovať, máme aj chill-out zónu. Kuchynka je zariadená ako pekná, štýlová kaviarnička, kde sa ľudia cítia pohodovo a vedia na chvíľu zmeniť myšlienky. Kreatívnu časť sme ozvláštnili modernými polepmi a betónové stropy dodávajú priestoru industriálny charakter, aj keď sedíme v klasickej biznisovo ladenej budove. Môžem povedať, že celý proces bol náročný, no podpora zo strany Cushman & Wakefield a pomoc architekta boli veľkou výhodou. Vďaka ich profesionálnemu prístupu sme s výsledkom všetci spokojní,“ hodnotí Jakub Čech z Daren & Curtis.
Zdroj: Cushman & Wakefield