"Smart" online dokumenty dnes zvládnu oveľa viac než len nahradiť papier a tlačiareň. Pomáhajú firmám zrýchliť nábor, zjednodušiť schvaľovanie objednávok alebo automatizovať rutinnú administratívu. Podľa skúseností aplikácie Podpisovňa môžu firmy vďaka týmto šikovným dokumentom výrazne ušetriť nielen čas, ale aj náklady.
Digitálne riešenia, ktoré firmám uľahčia prácu s dokumentmi, zažívajú v posledných rokoch boom. Stále viac podnikov nahrádza papierové procesy šikovnými online dokumentmi. „Chytré dokumenty sú dnes schopné pokrývať stovky každodenných situácií – od náboru zamestnancov cez schvaľovanie výdavkov až po objednávky pre klientov,“ uvádza Michal Bočan, zakladateľ Podpisovna.
Zdroj foto: Podpisovna
Jedným z najčastejších využití chytrých dokumentov sú HR agendy. Personalisti vďaka nim odbavia onboarding formuláre, žiadosti o dovolenku, výkazy práce alebo napríklad cestovné príkazy bez nutnosti tlače a ručného spracovania. Všetko prebieha online - rýchlo, prehľadne a bezpečne. „Firmy dnes často využívajú interaktívne dokumenty aj na evidenciu dochádzky, BOZP, GDPR alebo rôzne vyhlásenia,“ dodáva Bočan.
Významnú úlohu hrajú chytré dokumenty aj v obchode. Firmy v Podpisovni jednoducho pripravia a odošlú objednávky či cenové ponuky, pričom klienti vidia len tie polia, ktoré majú vyplniť. Eliminujú sa tak zmätky, zbytočné otázky a celý proces sa výrazne skracuje.
Ďalšou výhodou je možnosť automatického vyplnenia niektorých polí vďaka napojeniu na interné alebo verejné databázy – napríklad IČO alebo DIČ. A samozrejmosťou je aj možnosť dokument rovno bezpečne podpísať online.
Pomocou chytrých dokumentov je možné navyše zvládnuť aj rutinnú administratívu, ako je spracovanie účteniek zo služobných ciest, zálohových faktúr alebo potvrdenie o platbe. Dokumenty je možné vyplniť online, pripojiť k nim obrázok účtenky a elektronicky archivovať. „Vďaka digitalizácii šetria firmy nielen čas, ale aj fyzický priestor – papierové šanóny už naozaj nie sú potrebné,“ zhŕňa na záver Bočan.
Zdroj: Podpisovna