Ako zistila nová správa spoločnosti IDC vytvorená z iniciatívy spoločnosti Oki Europe, len tretina európskych spoločností sa pripravuje na aktívnejšie využitie digitálnych technológií, kde kľúčovú rolu hrajú chytré multifunkčné tlačiarne. Koncept BYOD a vzrastajúce využívanie mobilných zariadení pritom vyžadujú zmenu stratégie nakladania s dokumentmi.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Vzrastajúca mobilita a koncept BYOD
V roku 2013 štúdia IDC zistila, že tretina európskych spoločností umožňovala svojim zamestnancom používať ich vlastné smartfóny, notebooky a tablety. V roku 2018 bude podľa analytikov IDC v Európe až 75 % pracovných síl využívať mobilné technológie, ktoré budú vyžadovať možnosť rýchleho a bezpečného prístupu a spracovania informácií, aby mohli udržať a ďalej zvyšovať svoju produktivitu. V rámci toho musia inteligentné multifunkčné tlačiarne poskytovať možnosť digitalizácie dokumentov a zároveň chrániť citlivé firemné dáta tým, že umožnia bezpečnú tlač z mobilných zariadení, ako sú tablety a smartfóny.
Pritom musia mať organizácie kontrolu nad tým, ako ľudia pracujú zo svojich vlastných aj služobných mobilných zariadení. Musia chrániť duševné vlastníctvo spoločnosti a zároveň umožňovať zamestnancom prístup, aby mohli zachovávať efektívne pracovné postupy prostredníctvom mobilných tlačových aplikácií a bezpečného prístupu k dátam. Inteligentné multifunkčné tlačiarne sa menia na nástroj digitálnej transformácie. Môžu podporiť rast tým, že poskytujú nákladovo a časovo úsporné riešenia pracovných postupov a zároveň umožňujú mobilitu.
Zvyšuje sa význam digitalizácie dokumentov
V súčasnosti využíva väčšina spoločností pri svojom každodennom fungovaní aj naďalej kombináciu papierových a digitálnych dokumentov. Tretina podnikov sa však v budúcnosti chystá na aktívnejšie využitie digitálnych technológií. Firmy chcú digitalizovať dokumenty a obmedziť ich fyzické skladovanie v nákladných kancelárskych priestoroch či mimo pracoviska. V tomto ohľade je jednou z kľúčových výhod automatizácie firemných procesov schopnosť archivovať dokumenty na jednom mieste. Ak majú používatelia prístup ku skenerom (súčasť inteligentných multifunkčných tlačiarní), môžu digitalizovať informácie tak, aby v nich bolo možné vyhľadávať a skenovať priamo do určeného umiestnenia, čím eliminujú tzv. papierovú stopu a začnú postupne vytvárať digitálnu stopu.
Podľa spoločnosti IDC medzi kľúčové prvky, ktoré inteligentné multifunkčné tlačiarne môžu poskytnúť firmám s potrebou digitalizácie dokumentov, patrí schopnosť skenovať priamo do e-mailu či do konkrétneho priečinka, ktorý sa môže nachádzať na sieti alebo v cloude, a tam dokumenty ďalej využívať či archivovať. To spĺňa potreby 66 % európskych spoločností, ktoré hovoria, že jednou z kľúčových výhod automatizácie firemných procesov je archivácia dokumentov na jednom mieste. Najrôznejšie formáty dokumentov je možné takisto skenovať do výstupných súborov štandardu PDF alebo PDF/A, pričom štandard PDF/A spĺňa požiadavky na dlhodobú digitálnu archiváciu.Správa IDC takisto uvádza, že v súčasnosti procesy súvisiace s dokumentmi každoročne prispievajú k významnej strate produktivity zamestnancov. Inteligentné multifunkčné tlačiarne majú ako „prispôsobiteľné nástroje transformácie“ významné výhody pri pracovných postupoch, automatizujú mnoho časovo náročných úloh a umožňujú firmám sústrediť sa na činnosti, ktoré podporujú rast.
„Inteligentné multifunkčné tlačiarne prešli za veľmi krátky čas dlhú cestu. Ide o priamu reakciu na trhový dopyt po digitalizácii a plynulom spracovaní dokumentov, ktorá ukazuje budúcnosť kancelárií s menším množstvom archívov a s rozsiahlejšou digitalizáciou dokumentov,“ hovorí Terry Kawashima, riaditeľ Oki Europe, a pokračuje: „Prístup BYOD sa zmenil z trendu na podnikovú realitu. Inteligentné multifunkčné tlačiarne prispievajú k racionalizácii a zjednodušeniu distribúcie a správy dokumentov aj k podpore mobility pracovnej sily.“
Zdroj: OKI