Uchovávanie dokumentov a vytváranie registratúrneho strediska sú niektoré zo zákonných povinnosti, ktoré firmám prikazuje zákon o archivácii a registratúre. Viete kde a akým spôsobom uchovávať účtovné doklady či osobné spisy vašich zamestnancov? Alebo, že za nedodržanie zákona vám hrozí nemalá pokuta? S registratúrnymi nariadeniami Vám môže pomôcť Iron Mountain Slovakia.
Foto: Iron Mountain
„Uchovávať treba všetko, čo spoločnosť vytvára, čiže každý elektronický alebo papierový dokument. Dĺžku uchovania jednotlivých dokumentov vymedzujú právne normy, nariadenia a líši sa od typu dokumentu,“ hovorí Mikuláš Herškovič, riaditeľ spoločnosti Iron Mountain Slovakia.
V praxi sa často zamieňajú pojmy uchovávanie a archivácia, pričom archiváciu robí len štátny archív. Právnické a fyzické osoby v našej krajine teda nearchivujú ani nevytvárajú archív, ale dokumenty uchovávajú a vytvárajú príručné registratúrne stredisko, ktoré je zadefinované v registratúrnom poriadku, no a tomu predchádza príprava registratúrneho plánu. V rámci týchto interných dokumentov je okrem iného zadefinované, akým spôsobom sa označujú firemné doklady a ako dlho je ich potrebné uchovávať. Doba uskladnenia sa totiž líši. Účtovné doklady sa po novom uchovávajú desať rokov a osobné spisy zamestnancov vrátane pracovných zmlúv či pracovných dohôd až 70 rokov.
„Na začiatku urobíme úvodnú analýzu, naši špecialisti vám na mieru vypracujú registratúrny poriadok. Taktiež metodicky zaškolíme interného zamestnanca, ktorý sa bude v podniku registratúre venovať. Tým, že registratúra si vyžaduje isté odborné znalosti, tak vyškoleného zamestnanca naďalej usmerňujeme a odborne vedieme,“ vysvetľuje prínosy Herškovič.
Dokumenty totiž podľa zákona musia byť nielen správne označené, ale aj vhodne uskladnené v prostredí, ktoré je odolné voči vytopeniu, požiarom či plesniam. Okrem toho špecialisti z Iron Mountain vykonávajú komunikáciu so štátnym archívom a bezpečne dokumenty po vypršaní doby uskladnenia aj skartujú, pretože v tomto prípade netreba zabúdať na zákon o ochrane osobných údajov či GDPR.
výpočte dôchodku. S Iron Mountain celosvetovo spolupracuje tisíce podnikov, rovnako ako takmer všetky spoločnosti z FORTUNE 1000.
Zdroj: Iron Mountain