Koronakríza urýchlila transformáciu fungovania kancelárií – zmenili sa z priestorov určených na sústredenú individuálnu prácu na otvorené plochy, ktoré sú predpokladom pre spoluprácu a osobné interakcie. Čoraz obľúbenejšia forma práce z domu urýchlila tiež trend zmenšovania priestorov, ktorého cieľom je ich efektívnejšie využitie, ale aj znižovanie nákladov pre spoločnosti. Aj o tom, ako správne využiť každý meter štvorcový pracovného areálu, hovorí nový koncept kancelárií farmaceutickej spoločnosti Servier, ktorý spolu s architektkou Kateřinou Štenclovou zo spoločnosti Colliers naplánovali samotní zamestnanci.
Zmena, na ktorú sa v spoločnosti Servier chystali, bola veľká. Sťahovanie do priestorov menších približne o polovicu, si vyžadovalo prechod z uzavretých samostatných kancelárií do open space. Stratégia zmenšovania priestorov mala za cieľ umožniť lepšiu komunikáciu a spoluprácu medzi zamestnancami a tým zefektívniť a urýchliť pracovné procesy. Kľúčovou v procese bola aj dobrá komunikácia tejto zmeny zamestnancom a zároveň snaha zapojiť ich do celého procesu.
Zmena nastavenia kancelárií sa netýkala len slovenskej pobočky, ale je súčasťou novej globálnej stratégie tejto nadnárodnej spoločnosti. „Cieľom novej stratégie je vytvoriť priestory, ktoré umožňujú zamestnancom efektívnejšie komunikovať“, vysvetľuje Martina Magalová, HR Officer spoločnosti Servier.
Doteraz boli štandardom zatvorené kancelárie. V spoločnosti Servier sa však rozhodli pre zmenu zvnútra a v spolupráci s Colliers sa im podarilo dobre nastaviť systém change managementu. Kľúčovou bola dobrá príprava - medzi zamestnancami prebehol prieskum, z ktorého vyplynuli ich preferencie. Zhrnuli aj skúsenosti z predošlých riešení kancelárií, ktoré za 25 rokov na Slovensku nazbierali.
Úspech zmeny zaručilo aj vhodné načasovanie. Celý proces – od výberu priestoru, cez vybavenie podmienok prenájmu a architektonický návrh kancelárie, až po výber nábytku – sa dial v období počas pandémie. Táto globálna situácia zároveň prospela k zmene myslenia zamestnancov. Po dlhom období pocítili potrebu byť zase spolu.
Martina Magalová po niekoľkých mesiacoch v nových priestoroch hodnotí zmenu pozitívne: „Už teraz máme pocit, že nové priestory stmelili kolektív. Predtým, v zatvorených kanceláriách, bolo náročnejšie osloviť kolegov a kolegyne v inej kancelárii. V open space odpadol tento strach, nakoľko sú takpovediac dvere vždy otvorené. Ľudia sa teraz rýchlejšie dostávajú k odpovediam a informáciám.“
Proces zmeny kancelárií zahŕňal aj množstvo rokovaní a obhliadok. Celé sťahovanie trvalo približne dva roky, pričom najdlhšie trval výber lokality. V hre bola aj možnosť zostať v pôvodnej budove. Za výber lokality zodpovedali pracovníci HR oddelenia spolu s finančným oddelením, ktorí pripravili ponuky. Následne ich prezentovali manažérom oddelení a riaditeľovi firmy.
„So spoločnosťou Colliers sme mali veľmi dobrú skúsenosť už v minulosti a sme radi, že sa nám podarilo spolupracovať aj na tomto projekte,“ hodnotí rozhodnutie spolupracovať s Colliers, Martina Magálová.
Spoločnosť Colliers poskytla firme celkové poradenstvo pri prenájme vybraného priestoru. To zahŕňalo ochranu klienta pri uzavretí zmluvy, ako aj spracovanie tendrov na dodávateľov stavebných spoločností a sprostredkovanie riešenia pre tvorbu celkového fit-outu. Jeho cieľom bolo zohľadniť nový koncept kancelárií a branding spoločnosti. Svoje služby pre toto riešenie poskytla architektka spoločnosti Colliers, Kateřina Štenclová.
„Tento projekt bol pre nás zaujímavý tým, že sme ako Colliers dodávali nielen projektový manažment, ale aj dizajn a architektúru. Za 6 týždňov sme preniesli zadanie z korporátu s novými pravidlami do shell&core priestorov. Spolu s realizáciou celý proces od zadania zabral 10 mesiacov a do nových priestorov sa zamestnanci mohli sťahovať v októbri 2022. Výzvou bolo aj to, že tento priestor bol prvým projektom na svete podľa nových pravidiel Servier. Z predchádzajúcich priestorov s rozlohou 1500 m2, ktorý tvorilo asi 20 kancelárií, prešiel Servier na 750 m2 s rovnakým počtom pracovných miest na sedenie a v priestoroch je jediná zatvorená kancelária, ktorá patrí riaditeľovi,“ vysvetľuje Marek Marynčák, projektový manažér Colliers.
Zdroj: Colliers
Zamestnanci v tejto lokalite nájdu všetko dôležité hneď v okolí – nákupné centrá, možnosti stravovania, ale aj moderný park, kde si môžu oddýchnuť. Novostavby kancelárskych budov, ako je aj budova Sky Park Offices, sú nájomcami žiadané. Budova Sky Park Offices bola postavená s ohľadom na udržateľnosť. Spĺňa nízkoenergetické štandardy a je vybavená stojiskom pre bicykle.
Spoločnosť Servier pristupovala k výberu nových kancelárií transparentne voči zamestnancom. Po výbere konkrétnej lokality si vo firme vytvorili tzv. pracovnú skupinu, ktorej členmi boli zástupcovia z takmer všetkých oddelení. „Voči tomuto postupu sme mali najprv rešpekt, lebo 100 ľudí - 100 chutí a celý proces sa tým mohol veľmi natiahnuť. Nakoniec sme ale vybrali ľudí, ktorí mali záujem participovať a aj my sme ich vnímali ako prínosných v tomto ohľade. Skupinu tvorilo osem ľudí a jej súčasťou bola napríklad aj kolegyňa, ktorá síce u nás robí asistentku, ale vyštudovala architektúru. Skupina si bola pozrieť ešte prázdne priestory, aby si ich vedeli lepšie predstaviť. Ocenili to, naozaj mali potom chuť na tom pracovať,“ spomína Martina Magalová.
Úlohou pracovnej skupiny bolo určiť zasadací poriadok alebo vybrať nábytok a farby, ktoré konzultovali s architektkou. Členovia pracovnej skupiny informovali o progrese zamestnancov v rámci svojich oddelení a tak sa informácie dostali aj hlbšie do firmy.
„Zadaním bolo vytvoriť priestor, ktorý bude odrážať firemnú identitu, ale zároveň bude pohodlným pracoviskom pre zamestnancov. Na začiatku bola dôležitá jeho dispozícia a vhodné umiestnenie jednotlivých funkcií,“ hovorí architektka Kateřina Štenclová, z pražskej pobočky Colliers.
Všetky pracovné miesta vo firme sú fixné, pričom každé je vybavené výškovo nastaviteľným stolom, kvalitnou a pohodlnou stoličkou a širokouhlou obrazovkou.
Zdroj: Colliers
Celý priestor sa opticky delí na dve polovice v tvare L. Prvú časť, bližšie k recepcii a zasadacím miestnostiam, ktoré sú primárne určené na komunikáciu, obsadili kreatívne oddelenia. Druhá, tichšia časť je miestom pre oddelenia, ako HR, finančné oddelenie alebo IT.
„Rozčlenenie priestoru a optické predelenie sme riešili tak, aby bol priestor stále otvorený, vzdušný, ale zároveň poskytoval aj súkromie a pohodlie. Na oddelenie chodby a pracovných miest sme použili napríklad šatníkové skrine,“ vysvetľuje Marek Marynčák. Praktickým riešením je aj zadná strana skríň, ktorá je otočená smerom k pracovným miestam. Tvorí ju lesklá biela popisovateľná a magnetická plocha, ktorú možno využiť ako nástenku.
Ďalším šikovným riešením sú závesy, ktoré možno zatiahnuť a vytvoriť tak dodatočne oddelené priestory pre stretnutia. Využívajú sa v zasadačkách, ktoré sú inak oddelené presklenými priehľadnými priečkami. „Oddeliť priestor nám pomohli aj kvalitné telefónne búdky a zlepšovákom boli matné pásy polepov skiel, vďaka ktorým búdka nie je 100 % priehľadná. Poskytuje tak komfortné súkromie, ktoré ale nenarúša otvorený koncept priestoru,“ dopĺňa Marek Marynčák.
Zdroj: Colliers
Väčšie pracovné stretnutia sa konajú v meeting rooms blízko recepcie. Tie sú oddelené posuvnou stenou, vďaka ktorej možno vytvoriť buď jeden väčší priestor alebo dva menšie. Každá konferenčná miestnosť je vybavená moderným displejom, ktorý ukazuje kalendár a vyťaženosť miestností.
Zdroj: Colliers
V spoločnosti Servier si podľa predošlých skúseností na vybavení kuchynky dali záležať. Je priamo spojená s oddychovou zónou. „Sú tam také nenápadné šedé kreslá, ktoré sú bezkonkurenčne najlepšie v celej kancelárii. Dôležité pre našich zamestnancov je, aby mali priestor na oddych, pokoj a súkromie - a zároveň, aby ich v práci nič nerozptyľovalo. Zvolili sme preto osobnejšiu výzdobu – fotografie z firemných akcií a príjemné doplnky,“ prezrádza Martina Magalová a pokračuje architektka Kateřina Štenclová: „Farebnosť priestoru vychádza z firemných farieb, no použili sme ich v tlmených a pastelových odtieňoch. Celkovo sa nám podarilo vytvoriť teplý a útulný priestor, kde sa ľudia cítia dobre a skoro ako doma.“
Zdroj: Colliers
Počas desiatich rokov v predchádzajúcom priestore sa v kanceláriách Servier nahromadilo množstvo vecí, ktoré neboli určené na sťahovanie do nového priestoru. Príprava trvala pol roka, spolu s upratovaním dokumentov, nábytku a osobných vecí zamestnancov. Z konferenčnej miestnosti vytvorili priestor pre veci určené na druhú šancu a zorganizovali tzv. swap - bazár, kde si vec zobral človek, ktorý ju vedel využiť.
Kancelárske potreby alebo kvalitné stoličky, ktoré už nezapadali do dizajnu novej kancelárie, sa následne darovali ďalej do škôl, škôlok a menších firiem. Druhá šanca spoločnosti Servier priniesla nielen ďalšie uplatnenie starým veciam, ale aj radosť ďalším ľuďom.
Zdroj: Colliers
