Zredukujte rušivé vplyvy
Ak vezmeme do úvahy všetky možné zdroje nových podnetov (t.j. vyrušenia od práce), ako sú e-mailové správy, telefonáty, SMS správy, Facebook či Twitter notifikácie, kolegovia so svojimi večnými otázkami či príhodami z minulého víkendu, pozvánky na meetingy v Outlook kalendári, či základné ľudské potreby ako je smäd, hlad, alebo prestávka na socializáciu (rozumej kávu a/alebo cigaretu); výsledok je alarmujúci - miera našej pozornosti je v podstate na minime.
Našťastie aj v tejto situácii existujú riešenia, ako môžeme našu sústredenosť pomerne jednoducho a účinne podporiť. Samozrejme, miera úspechu závisí na našej vôli zaviesť tieto pravidlá do praxe a dodržiavať ich. V tomto článku si spoločne prejdeme cez 3 veľmi jednoduché, okamžite aplikovateľné a výsledky prinášajúce techniky, ako zvýšite svoje sústredenie, a tým pádom aj svoju produktivitu.
1. „Notification Off Mode“
Ide o pravidlo, ktoré je kľúčové, ak chceme byť v sústredení sa úspešní. V podstate ide o to, že si vypneme všetky upozornenia (notifikácie) zo služieb resp. zo zdrojov, ktoré momentálne k práci nepoužívame. Ide napríklad o vypnutie akýchkoľvek upozornení zo sociálnych sietí (nehľadajte v nastaveniach, jednoducho sa odháste z Facebooku, Twitteru či LinkedIN konta), vypnutie upozornení o nových e-mailoch, vypnutie zvonenia na mobile a pod.
Skúste na začiatku s pomalými dávkami - vypnite si notifikácie najprv iba na 1 hodinu. Počas tejto hodiny pracujte na potrebných činnostiach či projektoch. Po hodine si opäť zapnite mobil, otvorte Outlook a skontrolujte nové like odznaky na Facebooku. Je dokázané - a sami sa o tom iste presvedčíte - že už počas tejto prvej hodiny ste zvýšili svoju produktivitu o približne 25%, čo v preklade znamená, že ste jednoducho za jednu hodinu spravili viac práce, než kedyľkvek predtým.
2. „Distraction Free Writing”
V poslednom období sa svet manažérov, podnikateľov a študentov zamiloval do princípu „distraction-free“ písania, teda písania, oslobodeného od vyrušovania. O čo ide?
Veľká časť našej obchodnej, kreatívnej, administratívnej či operatívnej práce je postavená na tvorení textov. Obchodné ponuky, e-mailové odpovede, strategické alebo projektové plány, záverečné správy, kvartálne reporty či marketingové podklady sú jednoducho postavané na písaní.
Ak si otvoríte MS Word či iný klasický kancelársky program na tvorbu dokumentov, „vyskočia” na vás desiatky rôznych tlačidiel a možností - zadefinovanie veľkosti strany dokumentu, okrajov, hlavičky, pätky, stránkovania, veľkosti písma, typu písma, veľkosti nadpisu, farby nadpisu, riadkovanie, rozdeľovanie slov, atď. atď.
Pokiaľ si myslíte, že ste voči týmto „settings“ impulzom imúnni, mýlite sa. Vaša myseľ sa vedome alebo podvedome zaoberá tým, ako bude výsledný dokument vyzerať, čo odvádza vašu pozornosť od toho najpodstatnejšie - od tvorby obsahu. A tu prichádza na pomoc technika zvaná „distraction-free writing“, a množstvo aplikácií a programov, ktoré (na rozdiel do Wordu) neumožňujú nič, okrem písania.
Áno, čítate správne - NIČ.
To znamená, že vo väčšine prípadov máte na výber iba jeden typ písma, jedno predvolené riadkovanie, jedno vopred nastavené zalamovanie textu, nadpisy či podnadpisy neexistujú, a na vkladanie obrázkov alebo tabuliek môžete rovno zabudnúť. Pred sebou uvidíte iba bielu plochu a blikajúci kurzov, ktorý čaká na to, čo je vašou úlohou - začať písať text.
Odporúčam vám vyskúšať niektorú z desiatok ditsraction-free aplikácií, určených pre váš tablet, smartphone alebo notebook. Hoci možno spočiatku bude pre vás nezvyk, že nemôžete text v podstate nijako upravovať, v priebehu niekoľkých minút si na nové prostredie zvyknete, a po pár odsekoch sa nebudete chcieť k Wordu vrátiť.
Samozrejme, vaša obchodná ponuka či celoročný report musia mať požadovabnú podobu, preto použitie distraction-free programu končí v momente, ako máte hotový celý text. Ten následne prekopírujete do MS Word, a máte možnosť zapojiť fantáziu pre správne nastavenie veľkosti písma, farby nadpisov či vloženie obrázkov.
Zdá sa vám, že ide o dvojitú robotu, najprv text napísať, a potom ho upravovať? Ak si to vezmeme logicky, určite nie (činnosti sú presne tie isté), a pokiaľ sa na to pozrieme z pohľadu kvality obsahu a zároveň úspory času, je distraction-free writing absolútne účinným spôsobom, ako sa sústrediť na prácu, zvyšovať kvalitu a znižovať čas, potrebný na realizáciu.
3. „Silent Hour“
Ak viete, že máte pred sebou náročnú úlohu, na ktorú sa potrebujete sústrediť, a zároveň zo skúsenosti viete, že najväčším zlodejom vášho sústredia sú vaši kolegovia, existuje v podstate iba jediná možnosť - prísť do práce o hodinu skôr pred ostatnými, alebo v nej jednu hodinu ostať navyše. Ok, poviete si „Fajn, tak Oliver teraz nepovedal nič nové, takéto články písať nemusí, komu sa chce ráno vstávať o hodinu skôr?“
Máte pravdu. Prax chodiť do práce skôr, alebo ostávať v kancelárii dlhšie, iba preto, aby sme sa mohli sústrediť na prácu, ktorú by sme v konečnom dôsledku mali robiť počas dňa, je skôr východiskom z núdze, než želaným stavu. Na druhej strane - vyrušovanie je realita, ktorú asi neprieme.
Preto veľké firmy po celom svete (a už aj na Slovensku sú prví inovátori) začali zavádzať do pracovných dní tzv. „Silent Hour“ - teda jednu hodinu, počas ktorej je zakázané navzájom sa vyrušovať, a to vrátane posielania e-mailov, telefonovania, posielania SMS či IM správ a pod. Jednoducho každý zamestnanec vie, že ak sa potrebuje sústrediť na naozaj dôležitú vec, môže tak spraviť každý deň napr. v čase od 10.00 do 11.00 hod., pretože ho vtedy nikto z jeho kolegov či nadriedených nemôže vyrušiť.
Predstavte si, že by ste zaviedli toto pravidlo do vašej firmy, alebo aspoň do vášho pracovného tímu. O koľko by sa zvýšila produktivita práce, a zároveň jej kvalita? Nevraviac o náraste spokojnosti zamestnancov, ktorí by vďaka pravidlu „Silent Hour” nemuseli ráno naťahoavť budíky skôr, alebo večer vysvetľovať svojej rodine, že dnes mali naozaj dôležitú prácu.
Samozrejme, toto pravidlo nie je možné aplikovať na niektoré úseky, ako je napr. help desk, call centrum či priamy kontakt so zákazníkom; avšak na všetky ostatné administratívne či manažérske úrovne a zamerania je pravidlo „Silent Hour“ vhodné a aplikovateľné.
Predstavili sme si 3 vybrané spôsoby, ako môžeme zvýšiť svoju pozornosť. Účinnosť môžeme podporiť a zároveň vytvoríme synergický efekt, ak pravidlá sústredenia skombinujeme napr. s prácou v blokoch alebo kontextov, ako o nich hovoria techniky „Pomodoro“ (link na blog) alebo „GTD“ (link na blog), o ktorých sme sa rozprávali v predošlých článkoch.
Prajem vám veľa radosti pri práci, ktorá je oslobodená od množstva nepodstatných podnetov, a teším sa na ďalšie stretnutie na stránkach portálu Kancelarie.sk
Foto: archív autora