Problém: Open space. Riešenie: Huddle rooms
V poslednom desaťročí mnohé spoločnosti prešli na model otvorených kancelárskych priestorov (open space) v nádeji, že vytvoria atmosféru spontánnej spolupráce rôznych tímov. Podľa nedávneho článku zverejnenom v časopise Fortune však „štúdie preukázali, že otvorené kancelárie znižujú produktivitu a pohodu zamestnancov a zvyšujú počet dní práceneschopnosti.“ Čo môžete urobiť pre to, aby vaši ľudia boli schopní spolupracovať s minimálnym rozptýlením? Môžete ich nasmerovať do dobre vybavených malých konferenčiek. Do huddle rooms.
Zdroj: Officesnapshots.com
Čo je to vlastne huddle room?
Rovnakým spôsobom sa tím hokejistov zhlukne (angl. huddle), aby sa hráči navzájom povzbudili a dohodli taktiku, tak sa potrebujú z času na čas zhlukovať, zoskupovať, stretávať aj zamestnanci. Huddle room je vlastne kooperačná, konferenčná miestnosť, „mítingovka“, strategicky umiestnený malý univerzálny priestor, ktorý je navrhnutý tak, aby umožňoval ľuďom rýchlo a ľahko sa stretávať. Tieto malé konferenčky sú zvyčajne dimenzované pre maximálne 5 osôb a majú nasledujúce vybavenie:
- Zariadenie pre videokonferencie
- TV, LCD alebo LED monitor
- Malý centrálny stôl, ktorý umožňuje sedenie alebo státie
- Interaktívna alebo klasická tabuľa, prípadne tabuľa pre písanie fixkami
- Stoličky (voliteľné)
Malý priestor. Veľké výhody.
Existuje mnoho dôvodov, prečo sú huddle rooms nevyhnutné pre spoluprácu a úspech jednotlivcov a tímov v modernej pracovnom prostredí. Vybrali sme päť dôvodov:
1. Huddle rooms sú intímne priestory: Ako sme už uviedli, existuje niekoľko problémov, ktoré spôsobuje koncept otvoreného pracovného priestoru, ale pravdepodobne dva najškodlivejšie pre produktivitu a spoluprácu sú hluk a rozptýlenie. Huddle rooms tento problém riešia tak, že poskytujú tichý priestor, kde malá skupina spolupracovníkov môže bez prerušenia viesť rozhovor. Z tohto dôvodu sú ideálne aj na pracovné pohovory. Vzhľadom na veľkosť týchto „mítingoveiek“ je vhodné vybrať videokonferenčné zariadenie typu všetko v jednom (all-in-one), ktoré nezaberie veľa miesta.
2. Huddle rooms pomáhajú zamestnancom, ktorí pracujú na diaľku, cítiť sa súčasťou tímu: Mnoho kolegov, ktorí pracujú z domu alebo sú ako obchodníci najmä na cestách, uprednostňujú huddle rooms, najmä v zmysle videokonferencií. Menší tím na druhej strane obrazovky zvyšuje zapojenie sa a vyvoláva pocit, že sú skutočnou súčasťou konverzácie. Z tohto dôvodu uprednostnite televízory s veľkou obrazovkou a video jednotku so širokouhlou kamerou. Pracovníci sa tu navyše môžu uchýliť, ak sú práve v kanceláriách a nie v home office alebo na cestách. Huddle rooms sú skvelé aj pre sezónnych pracovníkov alebo spolupracujúcich freelancerov.
3. Huddle rooms nevyžadujú rezerváciu: V každej kancelárii je myšlienka spontánnej spolupráce vítaná, no je ťažké náhodné stretnutia uskutočniť, ak je rezervácia tradičnej konferenčnej miestnosti možná iba týždeň-dva vopred. Pretože huddle rooms sú malé priestory, spoločnosti ich môžu rozmiestniť v celom kancelárskom priestore, čo zamestnancom umožňuje stretávať sa za pochodu, za účelom okamžitých brainstormingov, diskusií o riešení problémov a podobne.
4. Huddle rooms vyťažia maximum z kancelárskych priestorov: Lynn Wilson, business developerka Infinity Group (firma sa zoberá navrhovaním kancelárskych priestorov), odporúča inštalovať huddle rooms na križovatke pracovných plôch, aby sa zabezpečilo to, že zamestnanci budú môcť ľahko spolupracovať, a aby ste zo svojho kancelárskeho priestoru získali čo najviac. Wilson tiež uviedol, že ďalšie spoločnosti podporujú spoluprácu tým, že premieňajú väčšie nevyužité priestory na huddle rooms alebo sa presúvajú do priestorov, kde môžu mať viac týchto malých konferenčiek.
Wilsonovej firma v poslednom čase pomohla investičnej spoločnosti presťahovať sa do priestoru, v ktorom by sa umiestnili viac huddle rooms. „Vo svojom starom priestore mali dve stredne veľké konferenčné miestnosti. V novom priestore, ktorý pre nich navrhujeme, budú mať jednu veľkú konferenčnú miestnosť a štyri malé konferenčky, “povedala Wilson.
Zdroj: Officesnapshots.com
5. Huddle rooms vám umožňujú robiť viac z mála: Na rozdiel od firemnej atmosféry výkonnej konferenčnej miestnosti poskytujú huddle rooms flexibilnejší prístup k práci v menej formálnom prostredí, čo z nich robí magnety pre miléniálov, ktorí hľadajú oázy kolaborácie. Nenechajte sa však oklamať malou veľkosťou miestnosti. Tieto malé dynamá sú skvelé pre seriózne biznisové využitie, ako sú napríklad webináre, obchodné prezentácie, pohovory a ďalšie. Vďaka ich veľkosti sa z nich stáva cenovo výhodná voľba, pretože vybavenie štyroch malých konferenčiek stojí obvykle menej ako vybavenie jednej veľkej konferenčnej miestnosti. Huddle rooms ale ponúkajú potenciál štvornásobného zvýšenia produktivity.
Autor: Kancelarie.sk, Pôvodný autor: Sara Moseley, Zdroj: Highfive.com