Krok 1
1. Spravte si analýzu firmy a špecifikujte Vaše požiadavky, vytvorte si tzv. realitné zadanie. Pomôžu Vám pri tom dobre cielené otázky, napr.:
- Je môj biznis stabilný, rastúci alebo zmenšujúci sa?
- Aké sú hodnoty firmy?
- Aké požiadavky mám na štandard priestorov?
- Aké požiadavky mám na dispozíciu priestorov?
- Aká lokalita je vhodná z pohľadu klientov, ako aj zamestnancov?
- Kde sídlia moji konkurenti? Je dobré stať sa ich „susedom“, alebo práve naopak?
- Aké služby chcem mať nablízku?
- Aké podmienky potrebujem mať pre parkovanie zamestnancov?
- Aké podmienky potrebujem mať pre parkovanie klientov?
- Aký dosah bude mať relokácia na mojich klientov a zamestnancov?
- Na akú dlhú dobu sa môžem zaviazať pri podpise nájomnej zmluvy?
- Aký je môj rozpočet na nájom?
Výsledkom analýzy by malo byť realitné zadanie, na základe ktorého budete vyberať Váš nový priestor. Jeho súčasťou by malo byť:
- veľkosť priestorov, ktorú hľadáte
- počet zamestnancov, prípadný plánovaný nárast alebo zmenšovanie sa
- preferovaná lokalita a typ budovy v súlade s Vašou firemnou kultúrou
- požiadavka na štandard priestorov
- požiadavky na parkovanie
- služby v budove alebo okolí
- požiadavky na bezpečnosť
- požiadavky na sklady, archívy
- požiadavka na IT infraštruktúru
- logo spoločnosti (umiestnenie napr. na streche)
2. Analýza trhu
Zistite si, aký je súčasný stav na trhu s kancelárskymi priestormi, aké je trhová výška nájomného, aká je štandardná dĺžka nájmu, alebo aké benefity možno získať od prenajímateľa. Spravte si prehľad možných voľných budov zodpovedajúcich Vášmu realitnému zadaniu. Znalosti trhu sú základom pre získanie vhodných priestorov za výhodných podmienok.
Krok 2
- Dohodnite si obhliadky priestorov, ktoré sa Vám páčia a zodpovedajú Vášmu realitnému zadaniu.
- Zostavte si tzv. short list s max. 3 alternatívami, ktorými sa budete zaoberať ďalej.
- Vyžiadajte si od prenajímateľov uvedených v short liste ponuku priamo pre Vás. Informujte prenajímateľa detailne o Vašich požiadavkách, aby Vám pripravil čo najpresnejšiu ponuku.
- Porovanajte si jednotlivé ponuky. Existuje viacero metód, ako porovnávať priestory, avšak základne pravidlo je porovnávať vždy „jablká z jablkami“.
Krok 3
- Nechajte si pripraviť dispozičné riešenie priestoru, ktoré bude zodpovedať Vašim požiadavkám. Uvidíte, či Vám daný priestor sadne z hľadiska veľkosti a rozloženia pracovných miest.
- Keď sa dopracujete k finálnemu dispozičnému riešeniu Vašich priestorov, zistite, koľko bude stáť. Tento náklad väčšinou nie je zohľadnený vo výške nájmu.
- Nechajte si naceniť aj ďalšie položky, ako napr. IT infraštruktúra a vybavenie, zabezpečovacie zariadenie, kamerový systém, nábytok.
- Ak máte komplexné údaje, porovnajte alternatívy, ktoré máte v shot liste. Nezabudnite do porovania zahrnúť všetky položky z Vášho realitného zadania, ako aj finančné parametre vrátane výšky nájmu, prevádzkových nákladov a ostatných nákladov na vybudovanie priestoru, infraštruktúry a zariadenie.
Krok 4
- Dojednajte čo najlepšie podmienky u prenajímateľa
- Podpíšte nájomnú zmluvu
Ilustračné foto: http://www.roicg.com/