Pri takomto chápaní facility manažmentu je teda jasné, že na výber spoľahlivého partnera je potrebné dopriať si dostatok času a zistiť všetky detaily, ktoré bude služba obnášať. Prinášame vám zopár praktických tipov, čo je dobré si vyjasniť hneď na začiatku.
Ešte pred podpisom zmluvy si jasne vydiskutujte, čo je súčasťou paušálneho poplatku, ktorý platíte za správu priestorov. Nie vždy je totiž tarifa za správu súčasťou nájomného. Nezriedka býva zahrnutá v extra balíku, ktorého súčasťou sú aj poplatky za energie. Ten môže dosiahnuť aj 40 percent ceny nájomného, o túto sumu teda platíte viac. Tak isto treba mať jasno v tom, či sa upratovanie či údržba vzťahuje len na spoločné priestory alebo aj priamo na konkrétnu kanceláriu. A koľko zaplatíte, ak chcete úkon nad rámec zmluvného vzťahu. Kľúčový je systém hlásenia porúch, teda to či je na druhej strane jasne stanovená zodpovedná osoba a spôsob jej kontaktovania. Väčšina kvalitných firiem využíva softvér, do ktorého sa zadávajú požiadavky podľa priority a sledujú sa aj náklady na opravy. Šetrí to čas aj peniaze a predchádza chybám.
Na čo si treba dať pozor
- ako je zabezpečený vstup a odchod z budovy aj mimo bežnej pracovnej doby
- aký je harmonogram servisných činností (upratovanie, opravy, skúšobná prevádzka technológií…)
- čo je a čo už nie je súčasťou poplatku za správu
- ako sú účtované úkony nad rámec paušálnych platieb
- či je presne definovaná zodpovednosť majiteľa budovy a správcu
- kto je kontaktná osoba v prípade problémov v rámci Vašej firmy i za majiteľa a správcu budovy
