Hlavným zámerom prenajímateľa je čo najskôr „zaplniť“ prenajímaný objekt, predovšetkým za podmienok výhodných preňho samého. Čím vyššie je nájomné, čím dlhšia je doba trvania prenájmu a čím nižšie sú náklady, tým vyššia je výnosnosť daného objektu. Výnosnosť priamo ovplyvňuje trhovú hodnotu objektu, a tým aj zisk v prípade predaja. Cieľom prenajímateľa je preto predstaviť prenajímané priestory nájomcovi čo najatraktívnejšie, čím môže zdôvodniť preňho najlepšie podmienky.
Ako sa však hovorí, nie všetko je zlato, čo sa blyští. Je pochopiteľné, že vizuálne pôsobivé brožúrky a prezentácie sa usilujú o to, aby objekt vynikol v najlepšom možnom svetle. Objektívnemu analytickému porovnaniu sa zvyčajne vyhýbajú. V snahe odlíšiť sa od konkurencie predajcovia siahajú po množstve mätúcich pojmov a koncepcií, ktoré využívajú pri popise ponúk svojich objektov. Laik si spravidla neuvedomí, že používanie takýchto pojmov sťažuje možnosť zmysluplne porovnať rôzne ponuky, v dôsledku čoho veľmi často dochádza k porovnávaniu hrušiek s jablkami.
Začína sa to zdanlivo jednoducho podanými údajmi o metroch štvorcových: v praxi neexistuje žiadna normovaná metóda, ktorú používajú všetci hráči na trhu, a ktorá by definovala, resp. kvantifikovala pojem plochy na prenájom. Na trhu sa súbežne používajú rôzne metódy výpočtu a normovania (GIF, RICS, BOMA, DIN, EN…). V závislosti od zvoleného spôsobu kvantifikácie môže odrazu v jednom a tom istom objekte vzniknúť rozdiel v ploche takmer o 10 %! Na banálnu otázku „Koľko plochy mi ponúkate?“ môžete dostať veľmi rozdielne odpovede!
Ponuky prenajímaných plôch často obsahujú zjednodušené, z hľadiska marketingu atraktívne pôsobiace „štandardné poschodia“, v ktorých sa v záujme prehľadnosti ten-ktorý technický „detail“ veľmi rýchlo stratí. Takéto opomenutia môžu vzhľadom na využiteľnosť plochy viesť k chybným odhadom. Povrchné porovnanie prenajímaných plôch, ktoré sa neopiera o odbornú analýzu, môže v dôsledku toho viesť k výrazne skresleným zhodnoteniam a rankingom. Tak sa môže stať, že na konci sa vyberie objekt, z ktorého sa pri presnejšej analýze počas plánovacích a implementačných prác vykľuje objekt s vážnymi technickými nedostatkami. Keďže sa v tejto chvíli výber už nedá zvrátiť, následkom sú drahé opravné práce a nezriedka aj konflikty a (právne) spory.
Mondelēz | Projekt spol. M.O.O.CON © Dano Veselský
Vzhľadom na to, že ponuky sú často aj z obchodného hľadiska nehomogénne, je najskôr potrebné určiť si vzájomne porovnateľné kritériá. Napríklad celkové náklady na nájom sú často rozdelené na množstvo jednotlivých položiek, v ktorých môže neškolené oko rýchlo stratiť prehľad. Údaje o nájomnom sa zase diferencujú podľa typu využívania plochy alebo podľa poschodí. Okrem toho sa rozlišuje medzi takzvaným „nominálnym“ a „efektívnym“ nájomným. Prvý pojem označuje nájomné, ktorým sa budova prezentuje na investičnom trhu, a ktoré sa odvíja od hodnoty objektu vychádzajúcej z jeho polohy. Údaj o takzvanom „efektívnom“ nájomnom popisuje skutočnú „out-of-pocket“ sumu, ktorú nájomník vynaloží na nájomné. Vypočítava sa z platieb čistého nájomného, ktoré sa vydelia skutočným obdobím nájmu. Skutočnosť, že výsledné hodnoty nominálneho a efektívneho nájmu sa od seba výrazne odlišujú, je mimochodom v záujme nájomcu, ktorý môže tento rozdiel využiť ako podklad pre vyjednanie čo najvýhodnejšej výšky nájomného. Komplexnosť celej analýzy okrem údajov o nájomnom zvyšujú aj oddelené a rozlične zostavené hodnoty prevádzkových nákladov, prípadné položky „vedľajších nákladov“ alebo iné dodatočné položky.
Nakoniec je potrebné uvedomiť si, že jednotlivé plochy na prenájom ponúkané na trhu sa výrazne líšia v úrovni vybavenia a kvality, pričom tieto rozdiely bývajú popísané v ponukách len veľmi stručne. Rovnako sa každý prenajímateľ stavia veľmi odlišne k stavebným alebo fit-out úpravám podľa želaní nájomcu, resp. k ich účtovaniu, čo spôsobuje, že aj v tejto otázke môže dochádzať k výrazným skresleniam v nákladoch.
Aby sme nakoniec mohli porovnávať jablká s jablkami, potrebujeme obchodné, avšak zároveň aj fundované technické vedomosti o celkovom systéme. Ak chceme dospieť k rozhodnutiu, je najprv potrebné vyselektovať solídne a konzistentné informácie z veľkého množstva neprehľadných a čiastočne navzájom si odporujúcich údajov. Nájomník musí získať prehľad a neustále si ho udržiavať aj v priebehu rokovaní o zmluve, ako aj počas realizácie projektu. Ak ho stratí, veci sa mu vymknú spod kontroly. Potom bude riskovať, že sa nechá uviesť do omylu povrchne atraktívnymi, ale vo svojej podstate málo presvedčivými ponukami, resp. sa nechá presvedčiť zdanlivo pôsobivými zľavami, výhodami a ústupkami, ktoré nimi v skutočnosti nie sú.
Nič však nie je dôležitejšie ako „model“ potrieb vypracovaný nájomníkom. Čím presnejšie dokáže nájomník vyjadriť svoje potreby, tým precíznejšie môže o nich informovať prenajímateľa, a tým lepšie dokáže aj analyzovať a vyhodnocovať ponuky.