Aby bol „kupujúci“ v úlohe nájomníka v procese obstarávania úspešný, musí si udržať kontrolu nad dianím, už od samého začiatku a počas celého priebehu projektu. Kľúčom k úspechu je jasné stanovenie a načrtnutie svojich potrieb a požiadaviek. Pritom ide o omnoho viac ako len o spočítanie niekoľkých metrov štvorcových a rýchlo "zbúchaný" rozpočet.
Predtým, než sa nájomník začne na trhu prezentovať ako niekto, kto hľadá plochu, čím sa dostane do hľadáčika tých, ktorí sa ho budú snažiť zlanáriť na svoju stranu nespočetným množstvom pádnych a menej pádnych argumentov, musí si vypracovať jasnú a podrobnú predstavu o tom, čo bude jeho organizácia potrebovať, o čo sa chce snažiť, a čomu by sa mala vyhnúť. Obrovská škála možností by sa mala pritom čo najskôr obmedziť na strategicky rozumné varianty, pretože v opačnom prípade hrozí riziko straty prehľadu.
Pri stanovovaní potrieb je v prvom rade dôležitá formulácia cieľov, ktoré sa pomocou tohto projektu majú dosiahnuť. Ide o strategické a organizačné otázky, ktoré v prvom kole nemajú síce priamo nič spoločné s hľadaním plochy, ale sú spojené s identifikáciou vzorov v organizácii procesov, z ktorých sa odvíjajú relevantné požiadavky na štruktúru plochy a priestoru. Ako a v akom rozsahu by sa mohol počet pracovníkov v budúcnosti zmeniť? Aké sú podstatné pracovné postupy? Aké nároky na plochu, priestor alebo špeciálne vybavenie je z toho potrebné vyvodiť?... Atď.
Ide o sociálno-kultúrne otázky: aký štýl práce, aká pracovná kultúra panuje v danej spoločnosti? Je potrebné nastaviť nové smerovanie? Aké hodnoty a aké správanie medzi ľuďmi navzájom by sa malo podporovať, obmedziť, či dokonca zakázať? Akú podobu by malo mať v tomto kontexte pracovné prostredie?.. Atď.Ide samozrejme aj o ekonomickú otázku: aké parametre musia spĺňať koncepcia a lokalita? Ako využiť situáciu na vygenerovanie pridanej hodnoty? Aký je strop nákladov? Ktoré faktory brániace produktivite môžu alebo musia byť odstránené?.. Atď.
Obr. 2 | Proces presídlenia – od definície stratégie, cieľov a potrieb po výber nájomného priestoru | © M.O.O.CON
Na konci takejto fázy stanovenia potrieb získame
- model, ktorý načrtáva organizáciu a jej podstatné procesy,
- koncepciu využitia priestoru, ktorá procesy organizácie rozšíri o priestorové, takpovediac trojdimenzionálne postupy,
- adekvátne kvantifikovaný program priestorov a funkčnosti, ktorý popisuje minimálne potreby priestorov a plôch,
- katalóg s technickými požiadavkami, ktorý z technického hľadiska obsahuje všetky aspekty potrebné na podporu organizácie na želanom stupni.
Katalóg potrieb je pre nájomníka východiskom pre ďalší postup. Tvorí základný podklad pre stratégiu objektu, resp. využitie objektu, podľa ktorého sa chce organizácia v budúcnosti riadiť. Takáto stratégia udáva smer tohto a neskôr aj ďalších projektov.
Ale pozor: katalóg potrieb a stratégia objektov obsahujú spravidla veľmi citlivé a dôverné informácie. Tento súbor informácií a údajov predstavuje interný riadiaci nástroj nájomníka, resp. projektového manažéra. V žiadnom prípade by sa nemal unáhlene a bez úprav dostať do rúk tretích osôb, keďže poskytuje náhľad do najhlbších štruktúr firmy. Ak by sme vyložili na stôl všetky karty príliš skoro, stali by sme sa otvorenou knihou, čo by oslabilo našu vyjednávaciu pozíciu. Okrem toho by opäť hrozilo riziko, že sa staneme figúrkou v hre virtuóznych profesionálnych hráčov...
Nasledujúci článok v tejto sérii pojednáva o vedomom riadení procesov obstarávania.