Obstarávanie nájomnej plochy alebo s ňou súvisiaceho zariadenia so všetkými príslušnými opatreniami plánovania a stavby možno charakterizovať ako komplexný proces nákupu. Cieľom každého profesionálneho nákupu je vyfiltrovať spomedzi veľkého množstva ponúk vo férovej súťaži preukázateľne najlepšiu, resp. najvýhodnejšiu. Dosiahnutie tohto cieľa je podmienené takticky správne načasovanou informačnou a komunikačnou politikou.
Každý kupujúci vie, že pri úspešnom procese nákupu, resp. vyjednávania o ponuke, kupujúci, v tomto prípade nájomník, nesmie kompetenciu stanovenia potrieb v celom rozsahu zveriť do rúk predávajúceho. Ak to predsa len urobí, stratí akúkoľvek schopnosť kriticky posudzovať príspevok predávajúceho, pretože mu chýbajú vlastnoručne zhromaždené kritériá potrieb nevyhnutné pre objektívne rozhodnutie. Kupujúci sa stane ovplyvniteľným. Chýbajú mu referenčné body. Jeho vyjednávacia pozícia sa oslabí. Pravdepodobnosť reálneho úspechu vo vyjednávaní sa scvrkne takmer na nulu.
Keďže stanovenie potrieb je časovo aj administratívne náročná činnosť, ktorá neraz v dôsledku časovej tiesne skončí neúplným výsledkom, „vynaliezaví“ predajcovia zvyknú ponúkať kupujúcemu pomoc, a to pod zámienkou – často bezplatného alebo len symbolicky honorovaného – „poradenstva“. Pomoc tohto typu sa nájomníkovi v tejto situácii môže javiť ako mimoriadne atraktívna. Či sú predajcovia makléri, prenajímatelia, predajcovia nábytku a pod., z ich strany sú takéto snahy legitímne, keďže sa snažia dohodnúť obchod a prípadne zvýšiť svoje šance na získanie budúcej zákazky. Pokus o získanie výhody zjednodušením nákupného procesu alebo ušetrením honorárov za poradenstvo bude však vykúpený sčasti závažnými nevýhodami, ktoré spravidla vyplávajú na povrch až s istým časovým odstupom.
Po prvé je nakupujúci počas takýchto poradenských procesov oboznámený iba so selektívnou pravdou. Horizont posudzovania a argumentácie sa zúži na oblasť záujmov domnelého poradcu. Nepríjemné záležitosti a relativizujúce fakty sa zahladia dostratena. Nakoniec, každý dobrý predajca využije túto príležitosť na to, aby sa pod zámienkou „poradenstva prispôsobeného vašim potrebám“ pokúsil presvedčiť kupujúceho o tom, že jeho potreby dokážu najlepšie naplniť práve produkty ponúkané predajcom... Kupujúci sa proti tomu vymedzí len ťažko. Ako bolo spomenuté už vyššie, pre nedostatok objektívnych informácií chýbajú kupujúcemu neutrálne referenčné body, resp. možnosť systematicky porovnať alternatívy, ktoré by vo férovo organizovanej súťaži mal k dispozícii.
Obr. 3.1 | Neuvážené úspory môžu spôsobiť stratu hodnoty – Výsledok projektu stojí viac ako je hoden a neprináša očakávaný úžitok | © M.O.O.CON
Horšie je však to, že v dobrej viere urobíme rozhodnutie založené na povrchnej argumentácii, pričom sa toto rozhodnutie možno ukáže byť úplne nesprávne až v nasledujúcich fázach, pretože je v rozpore so skutočnosťami, ktoré si uvedomíme až postupom času, a nesprávnosť ktorých sme si v dôsledku obmedzeného plánovacieho horizontu vôbec neuvedomili! Únik z tejto nákladovej pasce si bude vyžadovať dodatočné opatrenia, v opačnom prípade budeme v ďalších fázach nútení šetriť a uspokojiť sa s podstatným znížením kvality (pozri obr. 3.1). Škoda, resp. strata hodnoty, ktorá pri takejto šlamastike môže vzniknúť, je často v absolútnom nepomere s počiatočne ušetrenými honorármi za nezávislé poradenstvo, ktoré by nám poskytlo fundované a predovšetkým komplexné rady.
Nezávislé poradenstvo vytvára naproti tomu pridanú hodnotu. Informuje ucelene, bez akéhokoľvek filtra alebo cenzúry poukáže na súvislosti medzi jednotlivými fázami celkového procesu a odôvodňuje svoje odporúčania na základe prehľadnej argumentácie. Nie je motivované potrebou predaja určitých produktov, naopak, môže sa sústrediť na špecifické požiadavky zákazníka a dokáže aj za zložitých okolností ochrániť jeho záujmy. Samozrejme, vždy je na zákazníkovi, ktorú z ponúkaných možností si nakoniec vyberie. Najdôležitejšie je však to, že pred každým rozhodnutím je presne informovaný o tom, do čoho ide.
Obr. 3.2 | Sporiť inteligentne znamená optimalizovať pomer nákladov a úžitku – Dvojitý zisk: Nárast hodnoty pri súčasnom znížení rozpočtu | © M.O.O.CON
Príklad toho, ako nezávislé poradenstvo dokáže prispieť k zvýšeniu hodnoty: vďaka počiatočnej rozsiahlej analýze potrieb je možné hneď na začiatku identifikovať všetky pre nájomcu dôležité body súvisiace s využitím priestoru. V náväznosti na to sa v prípade poradenstva autenticky zameraného na nájomníka nielen cielene pátra po uspokojujúcich riešeniach na mieru, je možné sa dodatočne sústrediť aj na dosiahnutia takého riešenia, ktoré ponúka najlepší pomer ceny a výkonu. Ak sa takýto postup použije systematicky pri všetkých podstatných témach, môže dôsledná optimalizácia pomeru ceny a výkonu v každej fáze rozhodovania docieliť navýšenie celkovej hodnoty, ktorá výrazne prevyšuje skutočne zaplatené „out-of-pocket“ náklady. (pozri obr. 3.2)
Aj keď sa teda nákupné procesy pri presídľovaní firmy javia mimoriadne komplexne, je možné ich manažovať pomocou včas prizvaného, nezaujatého, a tým aj nezávislého odborného poradenstva profesionálne a v prospech nájomníka. Okrem toho sa týmto spôsobom vyhneme zbytočným nákladom, pričom sa môžeme cielene snažiť o dosiahnutie zvýšenia hodnoty.
