Zvládnutie procesu presídlenia spoločnosti, resp. procesu relokácie je zložitá úloha. Za účelom jej sprehľadnenia prichádzame často do pokušenia zjednodušovať ho na rad navzájom nezávisle prebiehajúcich čiastkových fáz (pozri obr. 4.1.). Projekt sa potom cielene manažuje „kúsok po kúsku“ tak, že témy sa prejednávajú jedna za druhou a diskutujú o nich rôzni účastníci, ktorí navzájom komunikujú len obmedzene. Tým však získame len zdanlivo. Ignorovaním spojitostí a vzájomných súvislostí, ktoré celkom prirodzene medzi jednotlivými pracovnými krokmi vznikajú, sa totiž zvyšuje riziko, že v procese rozhodovania sa dopustíme závažných chýb.
Obr. 4.1 | Projektový manažment znamená tiež procesný manažment - Len kto ovláda celý procesný reťazec je efektívny a zaistí splnenie cieľa! | © M.O.O.CON
Každý projekt čelí zásadnej dileme. Hoci máme na začiatku prirodzene k dispozícii len málo faktov a informácií, prvé rozhodnutia o ďalšom smerovaní je za účelom rozbehnutia celej veci potrebné urobiť napriek skromnému množstvu údajov. Ale keďže práve prvé rozhodnutia o ďalšom smerovaní majú mimoriadne veľký vplyv na výsledok projektu, – určujú cca. 50 % celkových nákladov projektu, a v rovnako veľkom rozsahu ovplyvňujú ďalšie znižovanie nákladov –, musia sa urobiť veľmi prezieravo a dôkladne, t.j. na základe mimoriadne dobre zistených podkladov... Túto dilemu možno vyriešiť tak, že si k úlohe prizveme odborníkov, ktorí majú dostatok empirických skúseností na to, aby napriek počiatočne malému množstvu údajov spoľahlivo dokázali vyhodnotiť dostupné možnosti.
Obr. 4.2 | Rapídne zníženie ovplyvniteľnosti nákladov - Unáhlené „zaradenie výhybky“ na začiatku sa dá len ťažko zkorigovať | © M.O.O.CON
Na už spomínanom modelovom príklade s prenajímanou plochou viac ako 3.000 m2 (pozri obr. 4.2) možno znázorniť, aké drastické môžu byť dôsledky unáhlených rozhodnutí: objem výdavkov sa odhaduje počas trvania nájomnej zmluvy po obdobie siedmych rokov, vrátane nájomného, všeobecných prevádzkových nákladov a rôznych počiatočných investícií na súbor celkových nákladov vo výške 5,7 miliónov. Pri každom rozhodnutí o smerovaní projektu počas jeho realizácie sa môžeme rozhodnúť buď výhodne, alebo nevýhodne, čo spôsobí, že konečné výdavky na projekt buď prevýšia cieľovú hodnotu rozpočtu, alebo zostanú pod ňou. V závislosti od poradia rozhodovacích procesov sa skutočné celkové náklady na projekt môžu nakoniec pohybovať od cca. 3,7 do 7,7 miliónov eur. Rozhodovací rámec, ktorým musí rozhodovateľ zodpovedne „prekľučkovať“, predstavuje teda nakoniec až 4,0 mil. eur! Maximálna odchýlka od cieľovej hodnoty je cca. ±35 %.
Ak budeme k hľadaniu riešenia pristupovať „kúsok po kúsku“ a pri prvom kľúčovom bode rozhodneme nevýhodne – napríklad si vyberieme pridrahú plochu nájmu –, už v nasledujúcej fáze bude naša sloboda rozhodovania výrazne obmedzená. Zachovanie pôvodne stanoveného rozpočtu si bude v ďalších krokoch vyžadovať veľké šetriace úsilie, keďže v opačnom prípade už nebude možné vykompenzovať príliš veľké počiatočné výdavky. Ak by sme namiesto mali hneď zo začiatku k dispozícii všetky dostupné možnosti vývoja, vrátane ich približných nákladov, mohli by sme sa vybrať úplne inými, omnoho atraktívnejšími cestami, ako ukazuje prerušovaná čiara na obr. 4.3.
Obr. 4.3 | Postupovanie “kúsok po kúsku” obmedzuje rozhľad pre alternatívy - Prehľad o celom procese umožňuje strategickú optimalizáciu nákladov s dosiahnutím najvyššieho úžitku | © M.O.O.CON
Počiatočne nevýhodné určenie smerovania nielen znižuje slobodu voľby v ďalších fázach projektu, ale vyžaduje si aj vysokú cenu z pohľadu perspektívy budúceho využitia priestorov. V nasledujúcich fázach bude totiž potrebné šetriť práve na tých miestach, ktoré sa priamo týkajú osadenstva kancelárie a pracovných postupov: formy a organizácie pracovného prostredia, IT vybavenia, zariadenia nábytkom a pod. Peniaze, ktoré sa tu ušetria, môžu veľmi rýchlo mať za následok neefektívnosť a výrobné straty.
Naproti tomu sú peniaze investované do príliš drahého nájomného z hľadiska využitia priestorov spravidla výdavkom s porovnateľne menšou protihodnotou. V prípade kancelárskych plôch výška nájomného zvyčajne nie je v priamom vzťahu k operatívnym obchodným procesom, resp. procesom získavania pridanej hodnoty. Celkové výdavky na projekt tak z užívateľského hľadiska prinesú len veľmi nízku hodnotu, a to dokonca aj vtedy, ak neprevýšia cieľový rozpočet (pozri obr. 3.1.). Projekt nájomníkovi spôsobí stratu hodnoty.
Takýto rozhodovací proces však môže prebiehať aj inak: keďže projektový manažment sa neustále usiluje o finančne najvýhodnejšie riešenie, pri každej križovatke volí z finančného hľadiska najvýhodnejšiu cestu. Zároveň však starostlivo dbá o to, aby napr. inteligentná organizácia priestoru a kreatívne prispôsobenie interiéru vedome maximalizovali funkčnú a organizačnú pridanú hodnotu. Nájomníkovi je predložený projekt s riešením, ktoré šetrí náklady, spolu s najvyšším možným zvýšením pridanej hodnoty pre svoju organizáciu! (pozri obr. 3.2.)
Dobrý projektový manažment sa vyznačuje úsilím o integrujúci manažment procesov, orientovaný na budúcnosť. Projektový manažér musí od samého začiatku poznať všetky faktory, ktoré určujú náklady a kvalitu celého procesu, a šikovne vyvážiť výšku nákladov a z nich plynúci úžitok.
Obr. 4.4 | Projektový manažment znamená tiež procesný manažment - Len kto ovláda celý procesný reťazec je efektívny a zaistí splnenie cieľa! | © M.O.O.CON
Úspešný projektový manažment sa rovnako neobmedzuje len na bežný manažment plánovania a staveniska, resp. na účtovné kontroly počas realizácie projektu, ako sa často nesprávne do-mnievame. To sú činnosti, ktoré naberú na význame až po podpísaní nájomnej zmluvy. Efektívny projektový manažment musí naopak začať ako podporná a poradenská činnosť už počas prvých strategických úvah, teda ešte pred vyhľadaním objektu, pretože práve v tom čase sa robia rozhodnutia s najväčším finančným dosahom. Dobrý projektový manažment zvyšuje pridanú hodnotu. Okrem bežnej koordinácie osôb zapojených do projektu a procesov zahŕňa aj fundované poradenstvo pre osoby zapojené do rozhodovania, a zabezpečuje cielenú, vyváženú a prehľadnú diskusiu o dostupných možnostiach pri všetkých podstatných rozhodnutiach o ďalšom smerovaní (pozri obr. 4.4).
