Keďže nájomcovia zvyčajne disponujú len obmedzenými skúsenosťami vo veciach týkajúcich sa presídlenia, je rozumné a bežné tento nedostatok kompenzovať prizvaním externých odborníkov. Možno to urobiť napríklad včasným prizvaním nezávislého poradenstva pre určité oblasti. Môže to však znamenať aj delegovanie častí projektu na špecialistov projektového manažmentu. Takzvaný „Tenant Representative“ dostane za úlohu ako projektový manažér dočasne a v istých oblastiach koordinovať, kontrolovať a navonok zastupovať projekt presídlenia v prospech zákazníka.
Mondelēz | Projekt spol. M.O.O.CON © Dano Veselský
V praxi prebieha obstaranie osoby zodpovednej za Tenant Representation žiaľ často nepremyslene. V snahe akoby pragmaticky veci „nakopnúť“ často oslovujeme rôzne maklérske kancelárie, ktoré žiadame o vypracovanie prehľadu súčasnej ponuky na trhu, hoci nemáme presnú predstavu o cieľoch projektu alebo o štruktúre potrieb. Okrem toho, že v dôsledku takéhoto unáhleného kontaktovania môžeme neúmyselne využiť spoplatnené služby, znovu pristupujeme k veciam – ako už bolo popísané v predošlých článkoch – z opačného konca. Nájomník takmer automaticky skĺzne do nevýhodnej pozície: kým sa vôbec stihne uvedomiť, už sa v centre pozornosti ocitnú objekty na prenájom, potenciálne sídla, prenajímatelia a vzory financovania, pričom rôzni hráči získajú možnosť účinnej sebaprezentácie. Využívajú situáciu, snažia sa získať dôveru a zapôsobiť. Naproti tomu sa nájomník nachádza v slabšej pozícii toho, kto žiada o radu, informácie a pomoc. Hoci by mal byť „pánom“ celého procesu, proaktívneho vedenia sa vzdal skôr, ako sa proces vôbec začal.
Ak sa chceme vyhnúť takýmto nevydareným štartom, odporúča sa v prvom rade zrealizovať predbežný interný projekt, resp. štúdiu uskutočniteľnosti, a to už počínajúc momentom, od ktorého je jasné, že sa firma bude musieť zaoberať svojimi priestormi, resp. presídlením. Cieľom je pomocou 360° analýzy preskúmať všetky mysliteľné alternatívy, aby sme získali optimálny prehľad všetkých možných scenárov a pomeru ich cien a výkonov. Popri tom by sa neustále malo diskutovať aj o podmienkach ponechania si aktuálneho sídla firmy.
Solídna štúdia uskutočniteľnosti však predpokladá hlboké odborné znalosti. Z tohto dôvodu sa práve vypracovanie takejto štúdie ponúka ako prvá úloha pre najatého Tenant Representative. Zákazku je pritom možné koncipovať tak, že prvá strategická fáza poradenstva prebehne nezávisle od ďalšieho vývoja. Jej úlohou je urobiť si prehľad o obsahu, spoznať prístup a pracovné metódy poradcu. V závislosti od výsledku a spokojnosti môžeme mandát pre Tenant Representation rozšíriť aj na nasledujúci projekt, teda napr. na výber objektu. Keďže štúdie tohto typu pojednávajú často aj o citlivých témach ako napr. o strategickom smerovaní alebo o personálnej politike (heslo „prehodnotenie počtu pracovných miest“), ktoré je potrebné vo firme prediskutovať podľa možnosti čo najdiskrétnejšie, môže prizvanie externej osoby, ktorej dôverujeme, napomôcť otvorenému prediskutovaniu takýchto citlivých úvah v malom kruhu.
Dobrý Tenant Representative je absolútne dôveryhodnou osobou. Získa mandát, prostredníctvom ktorého pre nájomníka koordinuje priebeh projektu presídlenia, zastupuje a čo najlepšie presadzuje záujmy nájomníka vo vzťahu k tretím osobám. Pomáha pri riešení strategických otázok na začiatku projektu a svojmu klientovi poskytuje v každej fáze rozhodovania prehľad, orientáciu a istotu. Počas toho sa v žiadnom prípade nesmie dostať do konfliktu záujmov, t.j. nesmie byť v žiadnom blízkom alebo závislom vzťahu s firmami alebo odvetviami, ktoré by mohli byť v ďalšej fáze poverené zákazkou. Výber vhodného Tenant Representative by sa mal preto prebehnúť veľmi starostlivo.
Tenant Representative však predovšetkým dopomáha svojmu klientovi k silnej pozícii pri všetkých procesných krokoch. Vždy keď ide o vecné hodnotenia a rokovania, nájomník sa môže v komerčnom víre veľmi rýchlo stať hračkou záujmov niekoho iného… Tenant Representative má za úlohu vyvážiť pozíciu svojho klienta využitím svojej odbornosti a početných skúseností, čím vytvorí pre projekt a firmu výraznú pridanú hodnotu.
Autor série odborných článkov na témy Relocation & Tenant Representation:
Martin Pongratz, Head of International Projects a partner spoločnosti
