Konštrukcia a usporiadanie kancelárskych priestorov môžu významne ovplyvniť produktivitu práce. Organizovaný priestor vytvára efektívnu prevádzku a pohodlie zamestnancov. Vtedy sa dostaví aj obchodný úspech. Preto je potrebné venovať dostatok času usporiadaniu kancelárskeho priestoru s ohľadom na zameranie, funkciu firmy, pracovnú silu, ktorá sa tu bude pohybovať, samotný priestor, podmienky a úlohy, ktoré má spĺňať.
Pre efektívne a atraktívne využitie kancelárskych priestorov treba zvážiť nasledujúce faktory:
- priestorové požiadavky,
- technické vybavenie,
- dostatočné osvetlenie,
- cirkulácia vzduchu,
- kontrolovaná hladina hluku,
- správna pracovná plocha,
- úložný priestor.
Základom je dispozičná schéma, efektívne využitie podlahovej plochy a flexibilita priestoru. Pri priestorovom usporiadaní sa uprednostňuje funkčnosť nad kreativitou. Kancelária atypického tvaru sa zariaďuje horšie. Čím efektívnejší je pomer prenajímateľnej k celkovej ploche, tým nižšie sú aj náklady na m2 prenajímateľnej plochy.
Príklad riešenia Banky Masquarie Investment v Sydney: Kto povedal, že bankovníctvo musí byť nudné?
Každá spoločnosť má samozrejme svoje požiadavky. Mnohí však uprednostňujú model veľkopriestorových kancelárií, ktoré sú štruktúrované do jednotlivých pracovných zón oddelené flexibilnými priečkami alebo optickými panelmi. Okrem funkčnosti majú aj estetickú hodnotu. Sú skonštruované z akusticky pohltivých materiálov (napr. presklené priečky), kedy nedochádza k rušeniu z jedného priestoru do druhého. Treba dbať aj na dostatočné osvetlenie denným svetlom, čo znamená priviesť slnečné žiarenie na 70 % čistej prenajímateľnej plochy. Systém kontroly sa dá zabezpečiť pomocou jednoduchých riešení ako sú žalúzie či tónované sklá.
Efektívne zariadená kancelária musí disponovať vlastnou recepciou, pracovným priestorom so stolmi, stoličkami a odkladacími možnosťami, samostatnými zasadacími miestnosťami s rokovacím stolom, archívom, kuchynkou a oddychovým sedením. Pri väčších firmách je efektívne rozdelenie aj podľa jednotlivých oddelení, podľa funkcie a zamerania. Zariadenie, ktoré je všeobecne používané všetkými zamestnancami, ako sú telefóny, kopírky, tlačiarne, skenery, faxy, viazacie stroje, skartovacie a laminovacie stroje by mali byť umiestnené strategicky, v centre, ľahko prístupné všetkým zamestnancom.
Návrh interiéru by mal odzrkadľovať individuálne požiadavky nájomníka. Mladým ľuďom je bližšie dynamické, farebné, kreatívne prostredie, právnické kancelárie naopak vyžadujú konzervatívnosť či strohosť. Do úvahy treba brať aj druh práce. Iné prostredie je vhodné pre koncentrovanú činnosť, iné zas pre tímovú prácu.Farby, štýl nábytku a jeho usporiadanie by malo byť v súlade s filozofiou firmy a jej funkčnosťou. Kancelárie by mali byť užívateľsky prívetivé. Pridanie príliš veľa dekoratívnych prvkov na úkor funkčnosti by malo za následok síce vizuálne atraktívny, ale neproduktívny pracovný priestor. Treba myslieť aj na budúce rozšírenie firmy, vytvorenie flexibilného priestoru pre budúci rast .
V prípade vysokých stropov môže byť riešením rozšírenia priestoru vytvorenie medzistropu. Zlepší celkový štýl kancelárie, môže sa stať ústredným bodom priestoru, využívaný ako miestnosť vedúceho, zasadacia miestnosť alebo sklad. Moderné technológie síce znižujú objem papierových dokumentov pre archiváciu, myslieť na úložné priestory je však nevyhnutné. Najvhodnejším je umiestnenie popri stenách, ale môžu plniť aj funkciu optického rozdeľovača priestoru. K príjemnému pracovnému prostrediu môže pomôcť aj farebné riešenie a použité materiály . Dokážu oživiť priestor, odporúča sa ale striedmy prístup. Príliš veľké množstvo farieb na rôznych plochách môže na pracovníkov pôsobiť rušivo. Aj tu platí: menej je viac.
Príklad riešenia Banky Masquarie Investment v Sydney
