V každej firme existuje časť nákladov na energie, ktoré môžu priamo ovplyvniť ľudia. Pre kancelárske priestory to na rozdiel od výrobných podnikov platí dvojnásobne. Bilancia je nasledovná: vo fabrike spotrebujú 90 percent nákladov na energie stroje a iba pri desiatich percentách, nevýrobných činnostiach, majú na spotrebu vplyv ľudia. Naopak pri kancelárskych budovách možno riadením a správaním ľudí ovplyvniť takmer polovicu nákladov na energie. To je už množstvo, o ktorom má zmysel pouvažovať.
Kancelárske priestory v administratívnych budovách už nezaberajú len štátne úrady a banky ako kedysi. Tisíce ľudí pracujú v centrách zdieľaných služieb, telekomunikačných a konzultačných spoločnostiach alebo v softvérovom vývoji. Bohužiaľ mnohí stále vidia energetický manažment iba ako ladenie energetických zariadení a upchávanie otvorov, ktorými uniká para, teplo alebo voda. Pri rastúcom trende cien energií je však potrebné ho začať vnímať v širších súvislostiach.
Kľúčovou sa ukazuje úloha projektantov. Pri osvetlení, klimatizácii, no napríklad aj pri prístupe ku kancelárskej technike. Variabilné rozmiestnenie pracovníkov v rozľahlých kanceláriách, zónovanie vykurovania či klimatizácie, rozloženie vyústení vzduchotechniky a klimatizácie, to všetko sú záležitosti, na ktoré je potrebné myslieť vopred a dopriať ich príprave čas a plnú pozornosť. Neskoršie úpravy bývajú totiž z rôznych dôvodov komplikované a zbytočne nákladné. Pred manažérmi sa však pri plánovaní otvára dilema. Na jednej strane musia tlačiť na maximálne výkony a snažiť sa orezávať každý prebytočný náklad. No zároveň nemôžu ignorovať potreby ľudí, ktorí trávia pracovný čas takmer bez pohybu v kancelárii za stolom. Situácia však nemusí byť neriešiteľná. Vždy je tu alternatíva umožniť individuálne regulovanie teploty, ktorým ľudia môžu nastaviť dva-tri stupne hore dolu. Výhod centrálnej regulácie sa pritom spoločnosť nemusí vzdať. Cez pracovný čas si ľudia môžu prispôsobiť napr. teplotu vykurovania, no na víkend je možné ho centrálne vypnúť, či nastaviť na temperovanie. Obdobne je možné postupovať aj pri klimatizácii a pod.
Na záver je dôležité dodať, že aj keď je správne využívanie technológií nepochybne kľúčom pri hľadaní úspor energie, pri nahrádzaní ľudského faktora automatikou netreba zabúdať ani na ústretovú medziľudskú komunikáciu. Pri šetrení energií síce možno niekde ľudí nahradiť technikou, no v každom prípade ich treba motivovať k aktívnej účasti na uskutočnených opatreniach. Budú to totiž nakoniec oni, ktorí vypnú počítač pri odchode z práce, zvýšia centrálne určenú teplotu klimatizácie, ak je to možné, či nezakryjú radiátor vecami, ktoré znemožňujú efektívne kúrenie.
