Keď vo firme kupujete nový prístroj, napríklad tlačiareň alebo kopírku, väčšinou to nie je preto, že by ste potrebovali nejaké konkrétne zariadenie. Pravdepodobne potrebujete skôr dlhodobo zaistiť vašej firme efektívne tlačové prostredie a nová tlačiareň má byť iba jedným z nástrojov. Moderným trendom sa preto stáva nákup služieb, pri ktorom sa nezaoberáte konkrétnym hardvérom, ale od spoľahlivého dodávateľa si objednáte väčšie alebo menšie portfólio služieb, ktoré priamo pokryje vaše potreby.
Medzi významné činnosti, ktorými sa firmy musia zaoberať, bez toho aby samé prinášali zisk, patrí starostlivosť o tlačové prostredie. V tradičnom modely musí firma vyčleniť nemalé ľudské aj materiálne zdroje na nákup nového vybavenia, napríklad tlačiarní alebo kopírok, zaistenie opráv, preškolenie personálu či priebežné obstarávanie dostatočných zásob spotrebného materiálu. V praxi sú tieto činnosti navyše často komplikované nasadením zariadení mnohých rôznych značiek, ktoré využívajú nekompatibilný spotrebný materiál, napríklad tonery. Pritom platí, že čím menej sa musíte starať o podporné procesy, tým viac sa môžete zamerať na vlastný predmet podnikania.
Skúste si predstaviť, koľko času zamestnanci trávia hľadaním stratených či chybne založených papierových dokumentov. Tento problém nevyrieši nová tlačiareň alebo rýchlejšia kopírka, ale je potreba zmeniť procesy a často aspoň čiastočne digitalizovať tok dokumentov (workflow). Hlavnou úlohou poskytovateľa riadených tlačových služieb je pochopiť špecifiká firmy. Na základe vlastných širokých skúseností navrhne dodávateľ optimalizáciu procesov, ktorá povedie k plynulému toku dokumentov pri maximálnej automatizácii. Výhodou takého riešenia je prehľadnosť, jednoduché riadenie a hlavne efektivita. Ešte pred nadviazaním spolupráce vykoná budúci poskytovateľ tlačových služieb detailnú analýzu prostredia firmy a načrtne možnosti optimalizácie portfólia použitých zariadení. Po uzatvorení kontraktu nasleduje vlastná inštalácia, následná prevádzka a správa tlačiarní, kopírok a skenerov. Samozrejmosťou je zavedenie aj existujúcich zariadení iných výrobcov.
Typické prostredie riadených služieb zahŕňa plnohodnotný servis a údržbu všetkých zariadení a správu stavu zásob a náhradných dielov. Pre riešenie prípadných problémov je aj pre jednotlivých užívateľov k dispozícii kontaktná osoba. Vďaka možnostiam moderných zariadení je možné problém často vyriešiť ešte predtým, než nastane. Nespornou výhodou je tiež prehľadnosť celého prostredia a pohodlné sledovanie nákladov každého oddelenia, pracovnej skupiny, projektového tímu alebo každého jedného užívateľa.
Súčasťou riešenia môže byť taktiež pokročilý systém zabezpečenia. Najnovším trendom je prepájanie použitých zariadení do tzv. cloudov. Užívateľ, ktorý odošle dokument do tlače, si ho potom môže vyzdvihnúť na ktoromkoľvek zariadení, napríklad pred zasadacou miestnosťou cestou na rokovanie. Väčšina riešení pritom využije už existujúci systém čipových alebo magnetických kariet (používaných na vstup či výdaj stravy), pokiaľ už vo firme funguje. Keďže naša spoločnosť je dodávateľom týchto riešení, z našich dlhodobých skúseností vyplýva, že zákazníci, ktorí využili túto šancu na zlepšenie fungovania svojho podniku, dosahujú vďaka nami navrhnutým riešeniam úsporu v priemere takmer 30 %.
Autor: Vladimír Hübler, analytik v oblasti IT spoločnosti Xerox, Foto: Stock.xchng
