Business Centrum Aruba je moderné administratívne centrum v Bratislave. Svojou zaujímavou polohou neďaleko bratislavského letiska oslovilo veľmi skoro po svojom otvorení v roku 2007 nových nájomcov. Jeho obsadenosť sa dlhodobo pohybuje medzi 90 – 95%.
Nájomníci sa po istom čase pôsobenia v budove potrebovali svojmu meniacemu sa businessu prispôsobovať aj svoje prenajaté priestory. Prenajímateľ bol často konfrontovaný s požiadavkou nájomcu na väčšie či menšie priestory v rámci budovy. Zmena priestoru v budove vyvolala následne celý rad zmien administratívneho charakteru, ako napríklad vytvorenie dodatku k uzavretej nájomnej zmluve, prenájom nových miestností, ukončenie prenájmu pôvodných priestorov, zmenu výšky nájmu, zmenu výšky mesačných preddavkov, zmena počtu parkovacích miest atď. Vznikuté zmeny bolo potrebné sledovať v čase a to si vyžadovalo neustálu aktualizáciu evidencie. V neposlednom rade takéto zmeny boli aj výzvou pri i následnom ročnom vyúčtovaní preddavkov klienta za spotrebované energie a služby. Spoločnosť poverená správou budovy ponúkala prenajímateľovi vyúčtovania preddavkov nájomcov len v programe Excel a aj to len 1x ročne. Realita ukázala, že táto forma vyúčtovania je minimálne neflexibilná, ba až neprofesionálna.
Spoločnosť Aruba Business Center s.r.o., majiteľ spomínaného centra, považuje svoj flexibilný prístup k potrebám nájomcov za svoj veľký benefit a preto sa pred 2 rokmi rozhodla implementovať do celej svojej činnosti komplexný informačný systém .rent od spoločnosti SMART Management, s.r.o.
Na úvod treba uviesť hlavný dôvod rozhodnutia našej spoločnosti prechodu na informačný systém: automatizovať vyúčtovanie nákladov, nakoľko nájomcovia požadujú aj priebežné vyúčtovania. Systém rozpočítania v exceloch bol časovo náročný, nakoľko zmeny v prenájmoch spôsobovali veľký počet rozpočítavaných položiek a zložité algoritmy rozpočítania pre maximálne zachovanie objektívnosti rozpočítania nákladov na nájomcov. Sekundárnym dôvodom prechodu na informačný systém boli evidencia a sledovanie nájomných zmlúv a ďalej sledovanie nákladov na údržbu a opravy.
Kritéria výberového konania na informačný systém vyplývali jednak z uvedených potrieb, ale tiež z našich požiadaviek na úpravy software súvisiace s našimi zaužívanými algoritmami rozpočítania nákladov na nájomcov a s reportami pre zahraničných majiteľov. Informačný systém .rent vecne spĺňal naše požiadavky a cena systému bola veľmi prijateľná, nakoľko sa jednalo o obchodný model SaaS. Jediné riziko sme videli v tom, že sa jednalo o nový produkt spoločnosti SMART Management s.r.o. s nízkym počtom referencií.
Informačný systém .rent umožnil sprehľadniť management nájomných zmlúv, sprehľadniť informácie o obsadenosti jednotlivých typov priestorov a predovšetkým, umožnil prenajímateľovi flexibilne, podľa potreby nájomcu, spracovávať vyúčtovanie nákladov aj niekoľkokrát do roka. Jeho nezanedbateľnou výhodou sa ukázal aj modul Údržba. Ten umožňil evidenciu strojových zariadení budovy, ich termíny servisov a sledovanie nákladov za údržbu budovy.
Po 2 rokoch prevádzkovania systému sa ukázalo naše rozhodnutie pre informačný systém .rent ako správne, pretože systém nám plne automatizuje vyúčtovania nákladov na mesačnej báze, riadi údržbu a opravy, zabezpečuje prehľadnú evidenciu všetkých priestorov a máme aj prehľadnú evidenciu zmlúv. Na dennej báze sme schopní zasielať naše výsledky zahraničným majiteľom, dokonca v ich materinskom jazyku. Služba HelpDesk, ktorá je súčasťou informačného systému, nám výrazne pomohla v začiatkoch pri počiatočných zadávaniach jednotlivých priestorov, nájomcov a zmlúv do systému a naďalej nám pomáha pri jeho operatívnom prevádzkovaní a aktualizácii.
Dôležitým úvodným krokom bola maximálna podpora pracovnníkov spoločnosti SMART Management s.r.o. pri implementácii informačného systému, počas ktorej preukázali vysokú profesionalitu.
Prínos zavedenia informačného systému .rent pre našu spoločnosť je hlavne v znížení času na evidenciu zmien v nájomných zmluvách, vo flexibilnom poskytovaní informácii nájomcom pri vyúčtovaní nákladov, v skvalitnení informácií pre operatívne rozhodovanie a vo zvýšení transparentnosti výstupov pre obchodných partnerov i majiteľov. Nahradili sme teda všetky evidencie v rôznych excelových tabuľkách jednou komplexnou databázou a tým sme nielen znížili čas na evidencie, ale aj skvalitnili konzistentnosť údajov.
S informačným systémom .rent sa prenajímateľovi podarilo sprehľadniť informácie zo všetkých častí riadiaceho procesu managementu stredne veľkej admistratívnej budovy. Spoločnostiam, ktoré používajú ako hlavný nástroj evidencií excel môžu naše skúsenosti pomôcť k rozhodnutiu k prechodu na inteligentný profesionálny informačný systém.
Informačný systém .rent je cloudové riešenie a bezstarostne ho používame 24/7. Naše 2 ročné skúsenosti s výmenou spracovania v exceloch za spracovanie v sofistikovanom informačnom systéme sú výborné.
Ing. Mária Michtalíková, Aruba Business Center s.r.o.
Ing. Ján Satin, SMART Management, s.r.o.
Bližšie informácie k informačnému systému .rent nájdete na stránke www.smartmanagement.sk/rent.
