Článok odpovedá na aktuálne otázky správcov a prenajímateľov nehnuteľností a ponúka praktické a cenovo dostupné riešenie programom .rent na operatívne riadenie správy a prenájmov nehnuteľností a tiež na strategické riadenie podnikania.
Častými požiadavkami nájomcov bývajú zmeny v prenajatých priestoroch. Raz je zväčšenie, raz zmenšenie prenajatej plochy. Keď sa započítajú odchody a príchody nájomníkov, tak počas roku je priemerne v štvrtine priestorov pohyb. Ako pomôže program prenajímateľovi pri administratíve zmien v prenajatých priestoroch?
Udržiavanie zmien rieši program verziami obchodných podmienok. Prenajímateľ jednoducho kópiou vytvorí novú verziu zmluvy, v ktorej zapracuje požadované zmeny a to je všetko. Všetky ostatné spracovania, či už fakturácie, rozpočítavania nákladov alebo získavanie informácií sú riadené zmenenými verziami zmlúv.
Nájomcovia majú záujem byť "zodpovední" za svoje náklady, a teda chcú mať detailný prehľad o svojich výdavkoch spojených s prenájmom. Dnes už nájomcom nestačí vyúčtovanie raz ročne. Nájomca chce rozumieť nákladom a kontrolovať ich priebežne. Aké výhody poskytuje program pri vyúčtovaní nákladov?
Doklad vyúčtovania z programu pre nájomcu je predovšetkým dôveryhodný. Je prehľadný a zároveň obsahuje samostatné položky nákladov napr. vlastnú a spoločnú spotrebu elektrickej energie, paušálnu a nad paušálnu čiastku údržby, atď . Na základe vyúčtovacieho dokladu vie nájomca svoje náklady vyhodnocovať a porovnávať s minulými obdobiami. V prípade otázok nájomcu program ponúka informácie, z čoho bol konkrétny náklad vytvorený. Štruktúra vyúčtovávaných položiek nákladov je variabilná, t.j. záleží na prenajímateľovi, aké informácie potrebuje pre seba a pre svojich nájomcov. Program umožňuje aj tlač informatívneho dokladu priebežného vyúčtovania nájomcu za obdobie.
Dokáže program predchádzať bežným chybám vo vyúčtovaní nákladov?
Vyúčtovanie nákladov predpokladá správne evidované zmluvy, správne fakturované preddavky a správne rozpočítané náklady. Preto pred vystavením vyúčtovacích faktúr je vhodné najskôr kontrolnými výstupmi porovnať vystavené fakturované preddavky a evidované náklady na média s účtovníctvom a skontrolovať, či všetky náklady sú rozpočítané. Samotné vystavenie vyúčtovacej faktúry je len postup na niekoľko sekúnd. K predchádzaniu chýb slúžia kontrolné výstupy, ktoré odhalia chybu spracovania.
Nehnuteľnosť vyžaduje vykonávať údržbu a opravy. Rieši program aj túto stránku riadenia?
Áno, a to vecne aj finančne. Technologické zariadenia (napr. výťahy, kotle, hasiace prístroje) aj časti budov (napr. koberce, steny, okná) majú evidované periodické činnosti (napr. prehliadky, revízie, údržbu, čistenie). Na základe nich program vytvára plán údržby obsahujúci plánované náklady. Pri dodaní konkrétnej činnosti vznikajú často ďalšie nad paušálne náklady, u ktorých treba správne identifikovať ich príčinu. Tak prenajímateľ predíde zbytočnému zvyšovaniu nákladov v budúcnosti. Z finančného hľadiska údržba nie je zanedbateľná čiastka a preto tvrdíme, že riadenie údržby programom prinesie mnohonásobne vyššiu úsporu nákladov ako náklad na obstaranie programu.
Pomôže program v riadení návratnosti investície?
Strategické riadenie je dôležitejšie ako operatívne. Údaje získané z účtovnej evidencie nestačia ku kvalifikovaným strategickým rozhodnutiam. Program poskytuje riadenie návratnosti investície založené na metóde NPV (Net Present Value). Všetky očakávané a skutočné informácie vstupujú do výpočtov NPV z evidencie zmlúv, faktúr a nákladov. Takto garantujeme integritu medzi operatívnymi údajmi a strategickým riadením. Užívateľ si vytvára a vyhodnocuje rôzne scenáre NPV, v ktorých nastavuje predovšetkým očakávané úrokové miery a infláciu. Nástroj upozorní na hranice nájomného a na hranice celkových nákladov, aby fungovala návratnosť investície.
Ďalšie informácie o programe nájdete na stránke: www.smartmanagement.sk/rent.
Autor reklamného článku: Ing. Ján Satin, SMART Management, s.r.o.
