Transparentnosť vyúčtovania

Transparentnosť vyúčtovania bytov výrazne ovplyvňuje legislatíva. Vyúčtovanie nákladov súvisiacich s prenájmom nebytových priestorov je však minimálne legislatívne upravené. Často vyúčtovacie doklady prenájmu priestorov neposkytujú transparentné informácie. Potom prenajímatelia dodatočne vysvetľujú vyúčtovania, čo môže prispieť k zhoršeniu vzťahu prenajímateľa a nájomcu.

Ilustračné foto: Pixabay.com

Transparentnosť vyúčtovania začína v nájomnej zmluve, ktorá stanovuje metodiku vyúčtovania nákladov.  V prípade vyúčtovania bytov sú legislatívou stanovené metodiky rozpočítavania tepla a teplej vody a tiež v dohode vlastníkov bytov sú stanovené zase metodiky na rozpočítavanie iných nákladov. Transparentnosť vyúčtovania teda vždy začína v stanovenej metodike rozpočítavania nákladu. Ako je stanovená metodika vyúčtovania nákladov vo vašej nájomnej zmluve?

Popis metodík je niekedy dostačujúci pre nájomcu, teda nájomca rozumie, ako bude náklad vyúčtovávaný, ale častejšie je stav, že nájomca nevenuje pozornosť nejakej „metodike“ rozpočítavania nákladov. Koho by napadlo, aby v metodike rozpočítavania nákladov bol popis aj hraničných situácií, napríklad:

• Rozpočítavanie elektrickej energie v nebytových priestoroch je často stanovené podielom prenajatých plôch jednotlivých nájomcov. Čo však s nájomcami, ktorí okrem osobných počítačov a tlačiarní majú výkonné servery, prípadne iné zariadenia, ktoré bežný nájomca nepoužíva?
• Rozpočítavanie tepla v nebytových priestoroch je často stanovené podielom vykurovaných plôch jednotlivých nájomcov. Čo však vtedy, keď nie sú prenajaté všetky priestory a neprenajaté priestory prenajímateľ len temperuje
• Rozpočítavanie spotreby studenej vody v spoločných priestoroch je často stanovené podielom osobomesiacov jednotlivých nájomcov. Čo s nájomcami, ktorí majú neustále návštevy,  ktoré tiež používajú spoločné priestory?

Transparentnosť vyúčtovania pokračuje spracovaním vyúčtovania a vytvorením dokladu vyúčtovania. Nájomca alebo užívateľ bytu sa vyjadruje práve k dokladu vyúčtovania. Na jednej strane legislatíva bytov prepisuje, aké informácie musia byť v doklade vyúčtovania, aby si vedel koncový užívateľ skontrolovať vypočítané čiastky. Na druhej strane pre nebytové priestory legislatíva neupravuje informácie dokladu vyúčtovania a závisí len na spracovateľovi dokladu vyúčtovania, aké informácie v ňom uvedie. Často pre vyúčtovávaný náklad sú uvedené len množstvo, jednotková cena a celková cena položky. Potom nájomca môže len porovnať vyúčtovanú položku k vyúčtovaniam z minulých období a posúdiť, či údaje sú primerané. Takéto vyúčtovanie patrí do skupiny netransparentných.

Ak vyúčtovanie nie je stanovené legislatívou, tak transparentnosť vyúčtovania akéhokoľvek položky nákladu za vyúčtovávané obdobie vyžaduje poznať minimálne nasledujúce informácie:

• Názov položky nákladu (napr. Elektrika vlastné priestory, Elektrika spoločné priestory, Teplo, ... )
• Ak položka nákladu má meradlo, tak označenie vyúčtovávaného meradla.
• Kritérium a jednotka rozpočítania (napr. plocha v m2, ...).
• Celkové množstvo spotreby (napr. v kWh elektriky, v m3 plynu, ...).
• Celkovú spotrebu v EUR.
• Celkový počet jednotiek rozpočítania.
• Počet jednotiek rozpočítania za nájomcu podľa zmluvy.
• Korekcia nákladu.
• Konečná čiastka rozpočítania za nájomcu.

Položka „Korekcia nákladu“ vyjadruje práve rôzne situácie, ktoré ovplyvňujú štandardné vyúčtovanie. Napr. v nájomnej zmluve môže byť stanovené, že neprenajaté priestory budú len temperované a prenajímateľ bude znášať len 50% plochy neprenajatých priestorov.

Transparentnosť tiež výrazne podporuje priebežné vyúčtovanie počas roku. Tento dokument by mal nájomcovi poskytovať informácie v porovnaní voči minulému roku, aby vedel posúdiť priebežnú informáciu. Iná možnosť je poskytovať priebežné informácie nájomcom cez portál. Ak má prenajímateľ všetky informácie pod kontrolou, tak tiež vie optimálne nastaviť výšku preddavkov, čo nájomca vždy ocení.

Transparentnosť vyúčtovania na jednej strane zvyšuje spokojnosť nájomcov a na druhej strane znižuje riziko ukončenia nájomných zmlúv. Nie je čas na nastavenie iných metodík a na vystavovanie nových vyúčtovacích dokladov?

Pozn.: Graf vývoja jednotkových cien kľúčových nákladov spracovaný pre nájomcu tiež prispieva k spokojnosti nájomcu. Uvedená ročná cena za m2 zohľadňuje nielen rozpočítané náklady na nájomcu, ale aj časový vývoj prenajatých priestorov nájomcom.

Na záver niekoľko praktických rád k vyúčtovaniam:

• Transparentné vyúčtovanie uvádza všetky informácie k výpočtu konečnej čiastky rozpočítania, včítane algoritmov, podľa ktorých bol vykonaný prepočet.
• Väčší počet nájomcov, častá zmena nájomcov alebo zmena nájomných priestorov komplikuje spracovanie vyúčtovaní. Preto je vhodné k spracovaniu vyúčtovaní používať aplikáciu podporujúcu property a facility management, ktorá efektívne spracuje finálny dokument bez chýb a tiež poskytne všetky informácie potrebné k výpočtu konečnej čiastky rozpočítania. Taktiež dokument vyúčtovania vytvorený aplikáciou má inú hodnotu, ako dokument vytvorený napr. cez nástroj Excel.
• Veľký nedoplatok vo vyúčtovaní nákladov vždy vytvorí u nájomcu nespokojnosť. Jedine nástroj priebežného vyúčtovania dokáže optimalizovať preddavky tak, aby neprichádzalo k veľkým nedoplatkom.
• V prípade nadštandardných spotrieb spôsobených napr. klimatickými zmenami je tiež vhodné v sprievodnom liste vysvetliť príčinu nadštandardnej spotreby.
• Lojálnosť nájomcu vždy dosiahneme priebežným informovaním, najlepšie formou periodických správ alebo portálom, poskytujúcim priebežné informácie pre nájomcu. 

Zdroje:
[1] - Vyhláška č.630/2005 Z.z. v platnom znení.
[2] - www.smartmanagement.sk/rent

Autor článku: Ing. Ján Satin, SMART Management, s.r.o.

(PR článok)