Trendy v IS pre správu a prenájom

Trendy v aplikáciách pre správu a prenájom nehnuteľností

Spoločnosť Software Advice [1] analyzuje každý rok kupujúcich z hľadiska ich dôvodu výberu informačných systémov pre správu a prenájom nehnuteľností - Property Management Software. V roku 2014 analýza uviedla nasledujúce kľúčové zistenia:

•   až 53% kupujúcich používa pre správu a prenájom nehnuteľností „ručné metódy“ ako sú papier a Excel (pre porovnanie v roku 2013 to bolo 57%);
•   35% kupujúcich uviedlo ako hlavný dôvod pre inováciu zvýšenie efektívnosti práce;
•   a takmer 15% kupujúcich požaduje web funkcie ako napr. portál pre nájomcov alebo prístup do aplikácie z mobilných zariadení. Ďalej analýza kupujúcich z hľadiska očakávaných funkcií prišla k zisteniam:
•   až 26% hľadaných funkcií súvisí s prenájmom,
•   17% s údržbou
•   a 16% s informáciami pre riadenie.

Podľa popredných svetových výskumných a poradenských spoločností pre informačné technológie [2] a v rôznych prieskumoch zaoberajúcimi sa výberom nových IT sa trvale zrýchľuje záujem o cloudové infraštruktúry a cloudové aplikačné služby s prenositeľnosťou aplikácií medzi rôznymi zariadeniami (PC, Tablet, Mobil, ...).

Trend Cloud Computing možno charakterizovať ako poskytovanie služieb alebo programov uložených na serveroch na Internete s tým, že používatelia k nim môžu pristupovať napríklad pomocou webového prehliadača alebo klienta danej aplikácie a službu môžu používať prakticky odkiaľkoľvek. Jedným z obľúbených modelov Cloud Computingu je tzv. Software as a Service (SaaS) –  Softvér ako služba. Pri tomto modely používatelia mesačne platia poskytovateľovi len za použitie softvéru. 

Aké hlavné výhody a obavy prináša používateľom technológia Cloud Computing?

Načo by mali požívatelia pri výbere SaaS klásť dôraz:

1. Používa aplikácia dostatočne silné šifrovania pri prenose i pri uskladnení údajov na serveri?
2. Sú informácie pravidelne a bezpečne zálohované?
3. Ako je z hľadiska bezpečnosti riešený klient?
4. Používa aplikácia bezpečný systém autentifikácie užívateľov?
5. Je aplikácia dôveryhodná?

Všetky obavy je potrebné zmluvne ošetriť s poskytovateľom SaaS. V tradičnej architektúre je potrebné taktiež ošetriť obavy bezpečnostnými pravidlami a riadiť ich dodržiavanie podobne ako v cloud architektúre. Bezpečnostný rozdiel teda nie je v technológií, ale v eliminácií obáv.

Na slovenskom trhu ponúka cloudovú aplikáciu typu SaaS pre správu a prenájom nehnuteľností spoločnosť SMART Management s.r.o. pod obchodným názvom .rent [3]. Táto aplikácia je vhodná pre spoločnosti, ktoré vlastnia, spravujú alebo prenajímajú obchodné, kancelárske, priemyselné a bytové nehnuteľnosti. Aplikácia ponúka informačnú podporu pre správu a údržbu nehnuteľností, ponuku, nájomnú zmluvu, fakturáciu a informácie k operatívnemu i strategickému riadeniu.

Cena tejto cloudovej aplikácie pre správu a prenájom nehnuteľností je vyjadrená v mesačnom paušálnom poplatku a pohybuje sa už od desiatok EUR. V porovnaní s inými výdavkami prenajímateľa resp. majiteľa alebo správcu nehnuteľnosti to predstavuje zanedbateľný náklad. Napriek prijateľnej cene a novým možnostiam, ktoré integrovaná aplikácia .rent ponúka, sa stretávame na prezentáciách s argumentmi „My to všetko riešime v účtovníctve“, „My na evidenciu informácií o nájomníkoch používame Excel/Word“, a „Servisné termíny máme evidované v Outlooku“. Pokiaľ má majiteľ alebo prenajímateľ  nehnuteľnosti záujem kráčať s dobou, je potrebné neustále pracovať s informáciami, ktoré sú integrované na jednom mieste, v jednom nástroji. On má mať záujem vedieť o svojej nehnuteľnosti čo najviac detailov, ktoré mu pomôžu pri prijímaní najlepších operatívnych i strategických rozhodnutí o nehnuteľnosti.

Ďalším novým trendom o oblasti riadenia prenájmu je riadenie udržania resp. udržateľnosti nájomcu. Tento nový trend riadenia vychádza z pravidelnej komunikácie s nájomcom počas trvania nájomnej zmluvy, z pochopenia potrieb súvisiacich s predmetom podnikania nájomcu a z evidencie spokojnosti resp. nespokojnosti nájomcu. Efektívne riadenie udržania nájomcov vyžaduje vytvoriť systém odovzdávania a zaznamenávania všetkých informácií o nájomcovi v centrálnej evidencií.

Špeciálne aplikácie pre správu a prenájom nehnuteľností, ku ktorým sa radí aj aplikácia .rent, pomáhajú predovšetkým zvýšiť efektivitu vykonávania pravidelných administratívnych úloh a zvýšiť kvalitu operatívneho a strategického riadenia. Pomocou nasledujúceho dotazníka zistíte či a nakoľko sú pre Vás dôležité jednotlivé oblasti správy a prenájmu nehnuteľností a akými nástrojmi ich podporujete.

Našli ste dôležité alebo kľúčové oblasti, ktoré nie sú pokryté špeciálnym nástrojom alebo komplexnou aplikáciou?  Možno nahradiť časovo náročnú a rutinnú administratívnu prácu softvérovou aplikáciou?

Na záver niekoľko praktických dôvodov pre inováciu existujúceho systému pre správu a prenájom nehnuteľností:

•   Existujúci systém rieši často len základné evidencie súvisiace s nájomnými zmluvami a údaje sú evidované duplicitne.
•   Kvalita spracovania údajov a informácií závisí od zodpovednosti pracovníka a kultúre odovzdávania informácií v spoločnosti.
•   Existujúci systém neposkytuje operatívne integrované údaje nutné k rozhodovaniu.
•   Cloudové riešenie je bezpečné a bezstarostné.
•   Cena cloudového riešenia SaaS je výrazne nižšia ako cena tradične obstaraného a prevádzkovaného softvéru.
•   Prechod na nové riešenie je jednoduché.
•   Funkčnosť integrovaného riešenia podporí nielen bežné denné činnosti súvisiace so správou a prenájmom nehnuteľností, ale aj nové oblasti pre skvalitnenie podnikania.

Zdroje:
[1] - www.softwareadvice.com

[2] - www.gartner.com, www.idc.com

[3] - www.smartmanagement.sk/rent

Autor článku: Ing. Ján Satin, SMART Management, s.r.o.