Ľudia lipnú na status quo. K zmenám pristupujú s obavami, vnímajú ich negatívne. Mozog je od prírody nastavený tak, že funguje čo najefektívnejšie, teda vo vybehaných koľajach a zvykoch. Sťahovanie kancelárií je významná zmena, ktorá ak je zle manažovaná, môže viesť až k odchodu kvalitných zamestnancov.
Vo fungovaní firmy dochádza pravidelne k zmenám. Avšak nie vždy sa stretnú s pozitívnou odozvou, respektíve vždy sa nájde niekto, kto reptá, hromží alebo protestuje. Podniky prechádzajú technologickými zmenami a implementujú inovácie. Vývoj IKT smeruje od desktopov k prenosným počítačom a smartfónom, od káblov po wi-fi a mohli by sme pokračovať. Mení sa tiež spôsob fungovania firiem, centralizáciu nahrádza decentralizácia (alebo naopak), mení sa firemná hierarchia, počet zamestnancov a požiadavky ich schopnosti a zručnosti. Prichádzajú noví zamestnanci, ďalší odchádzajú do dôchodku alebo na iné pozície, či do iných firiem. Organizácie často nemajú dostatočne dlhú dobu na realizáciu a zmeny musia prebehnúť pomerne rýchlo. Zmena je život a jediná istota je zmena.
Foto: Dreamstime.com
Veľa organizácií a ľudí načrtnuté zmeny ani nevníma ako zásadné. Berú ich ako bežnú súčasť fungovania biznisu. Často pomáha tzv. psychologická zmluva, čo je akási nepísaná dohoda medzi zamestnancom a firmou o lojalite voči firme. Typickým symbolom a odmenou za poctivo odpracované roky vo firme a jej reprezentáciu naovonok boli „zlaté hodinky“ udeľované pri odchode do dôchodku.
Ľudia reagujú na zmeny rôzne. Každá odchýlka od normálu je vnímaná opatrne, s obavami, väčšou či menšou úzkosťou. Zmena je pre mozog nepríjemná a negatívna udalosť. Ľudia pociťujú frustráciu, lebo odrazu sú donútení zbrzdiť, zastaviť či vybočiť na zabehanej cestičke. V závislosti od situácie a osobnosti sa môžete v kancelárii stretnúť s rôznymi prejavmi frustrácie: od hnevu a agresie, cez otvorený odpor a skepticizmus, až po vyhýbanie sa bežným povinnostiam a odchod z firmy. Agresivita, výčitky a otázky sú smerované väčšinou na tých, ktorí „to sťahovanie vymysleli“, teda manažment alebo na konkrétnu osobu manažéra. On / oni si vypočujú najviac kriku a sťažností. Iní budú reagovať častejšou „chorobnosťou“, t.j. zámerne budú vyhľadávať dôvod navštíviť lekára alebo budú využívať home office. Niektorí môžu dokonca z firmy odísť. Ak ide o významnú osobu, manažéra alebo človeka s neformálnou mocou (ovplyvňovateľ, influencer), tak je potrebné vysvetliť, prečo firmu opúšťa. Sťahovanie totiž nemusí byť ich hlavný motív odchodu, napríklad mali dlho ponuku pracovať bližšie k škole, kam chodia deti a sťahovanie bolo spoločnosti ešte ďalej od tejto lokality bolo spúšťačom. Tou povestnou poslednou kvapkou, ktorá preváži v prospech výpovede.
Trpezlivým vysvetľovaním dôvodov sťahovania sa snažte predísť pocitom frustrácie, najmä príslušníčky nežnejšieho pohlavia majú tendenciu skĺznuť až k pocitom beznádeje, plaču a fyziologickým prejavom stresu (napr. žalúdočné problémy). Snažte sa až na úrovni individuálnych konzultácií čo najviac zmierniť negatívne emócie. Tie totiž odoberajú energiu dlho pred sťahovaním a znižujú pracovný výkon. Dôležité je vedieť, že každý prežíva frustráciu individuálne a rôznym tempom. Hnev, nadávanie na šéfa a predstieranie chorôb sú skutočne veľmi neproduktívne činnosti. Nepomáhajú ani zamestnancom ani firme.
Ak sa podarí prekonať prvotnú fázu frustrácie, sťahovanie je prijaté ako „projekt“, ako úloha, problém, ktorý je potrebné vyriešiť na úrovni celej firmy. Zamestnanci majú nový cieľ, potrebujú náležité vedenie a dostatok informácií, aby si mohli analyzovať to, čo sa stane po presťahovaní kancelárie. Aby si mohli nastaviť potrebné kroky, novú rutinu, zorganizovať osobné aj pracovné záležitosti. Ľudia získavajú nový pohľad na sťahovanie a „vrátia sa do hry“. V podstate už prvé konštruktívne pripomienky a návrhy – hoci aj s dávkou skepticizmu – sú signálom, že ľudia prechádzajú do fázy podpory sťahovania. Dôležité je s pripomienkami transparente pracovať, aby zamestnanci videli, že navrhované zmeny budú brané v úvahu. Často prídu s vlastnými riešeniami, alternatívnymi stratégiami, ale ich angažovanosť by mala byť dobrovoľná. Skúsenosti z praxe hovoria, že ak sú pripomienky akceptované, a teda v prospech jedinca, tak tento človek vníma sťahovanie pozitívne a dokonca sa stáva až jeho obhajcom pred ostatnými kolegami.
Zvládnuť sťahovanie kancelárie je jedna z najťažších manažérskych úloh. Z pohľadu stratégie aj taktiky. Dôležitá je otvorená komunikácia, včasné a pravdivé informovanie všetkých zúčastnených.
Pre viac informácií o výbere kancelárií a sťahovaní si stiahnite e-book Sprievodca výberom kancelárií.
Autor: Redakcia Kancelarie.sk, Foto: Dreamstime.com
