Ak nastane chvíľa presťahovať sa do inej kancelárie, dochádza k množstvu nevyhnutných vecí, ktoré treba pri premiestňovaní kancelárskeho nábytku a pracovníkov vybaviť. Avšak z týchto jednoduchých nevyhnutných maličkostí vás môže rýchlo rozbolieť hlava, aspoň pokiaľ sa jedna z nich týka spojazdnenia IT. Pretože IT podporuje všetky biznis procesy zaznamenané v kancelárii, nebudeme preháňať, ak povieme, že pokiaľ sa v kancelárskej infraštruktúre vyskytne nejaká chyba, mohli by ste zostať off-line oveľa dlhšie, než ste plánovali. Prinášame vám niektoré z najčastejších IT nedostatkov, ktorým sa chcete rozhodne vyhnúť, než sa presťahujete do novej kancelárie.
Mohlo by to tak byť, ale nebuďte si takí istí. Funkčnosť pracovného prostredia môže narušiť pár vecí, napríklad nedostupnosť telefonického a on-line spojenia, a to aj na pár hodín z pracovného dňa. Ak ste si ponechali rovnakého poskytovateľa internetu zo svojej predchádzajúcej kancelárie, pozorne si prečítajte nový plán premiestnenia, aby ste vedeli, koľko používateľov bude službu využívať a aká rýchlosť prístupu je v nových priestoroch. To isté platí pre vaše telefóny. Ak si ponecháte rovnakého poskytovateľa, dôkladne si prečítajte, ktoré telefónne služby budete využívať a pre koľkých používateľov.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Ak už nič iné, mali by ste predvídať, že na bezproblémové presťahovanie sa do nových priestorov je nevyhnutná IT podpora po pracovnej dobe a počas víkendov. Vždy sa vyskytne niečo, čo sa pokazí a tieto veci sa zvyčajne dejú v tej najnevhodnejšej chvíli. Najlepším riešením je mať v pohotovostnom režime počas sťahovania a po ňom aspoň niekoľkých IT špecialistov. Navyše presun IT vykonaný mimo pracovného času znamená menej vynechaných hodín zo strany zamestnancov.
Na prehodnotenie vašich osobných pracovných nastavení v súvislosti s telefónom, pripojením a on-line podporou neexistuje lepší čas ako vtedy, keď začínate pracovať na novom mieste. Ak budete nútení doplniť alebo vylepšiť akékoľvek nastavené funkcie až po nasťahovaní, bude to pravdepodobne oveľa ťažšie zrealizovateľné a okrem toho tak budete pokračovať v narušení pracovnej pohody na pracovisku. Vykonajte všetky tieto zmeny počas obdobia sťahovania a zatiaľ používajte konfiguráciu, s ktorou dokážete istý čas v práci fungovať.
Aspoň pri niektorých kľúčových zamestnancoch zvážte, že by ste im umožnili pracovať priamo z domu, než aby boli v tomto nestabilnom medziobdobí menej efektívni a produktívni na pôvodnom alebo novom pracovisku. Pokiaľ ide o presťahovanie dôležitých zamestnancov, mali by ste sa predovšetkým zamerať na minimálny pokles produktivity, aby na ňu malo sťahovanie vašej firmy v čase prechodného obdobia čo najmenší vplyv. Než bude na novom pracovisku všetko správne nainštalované a nastavené, najlepším riešením by bolo podporiť zamestnancov, aby pracovali z domu a používali vzdialený prístup na server a to najmä v prípade, ak má firma umiestnené dáta v cloude.
Ako už bolo spomenuté vyššie, keďže toto sťahovanie musíte tak či onak podstúpiť, prečo na novom pracovisku nezačať úplne odznova? Toto je ideálny čas na implementáciu bezpapierovej kancelárie, ktorú sa posledné dva roky pokúšate presadiť. Je to tiež ideálny čas na to, aby ste svojim pracovníkom v kancelárii zaistili väčšiu mobilitu nákupom zariadení, ktoré im umožnia prístup k firemným údajom kdekoľvek sa budú nachádzať. Zvýšená produktivita by mala zaznamenať vysokú úspešnosť a to buď vďaka odstráneniu straty času kvôli cestovaniu a obmedzenému prístupu k počítačom, alebo akýmkoľvek iným príčinám. Akonáhle sa firma presťahuje a všetci zamestnanci sa usadia, je vždy oveľa ťažšie na pracovisku zaviesť významné zmeny, pretože bojujete proti prirodzenej zotrvačnosti status quo. Kým sa nachádzate v nevyhnutnom období sťahovania, môžete tento ideálny čas využiť na zlepšenie digitálnej vybavenosti v kancelárii a poskytnúť svojim zamestnancom väčšiu flexibilitu v práci než kedykoľvek predtým. Než sa na novom pracovisku usadí prvý prach, budete mať vysoko produktívny personál a výborné základy na väčší obchodný úspech.
Pre viac informácií o výbere kancelárií a sťahovaní si stiahnite e-book Sprievodca výberom kancelárií.
Autor: redakcia, Pôvodný autor: Scott Krawitz, zakladateľ a výkonný riaditeľ firmy People Driven Solutions, ktorá sa zameriava na technologické stratégie, riešenia a získavanie talentov., Zdroj: Forbes.com
