Zvládate viac úloh naraz? Ako ste spokojní so svojím výkonom? Zrejme vás rovno na úvod sklameme. Ukazuje sa, že iba málo ľudí dokáže vykonávať viaceré úlohy naraz a dosahovať uspokojivé výsledky. Na druhú stranu aj vy môžete s úspechom praktizovať multitasking, no musíte dodržať zopár zásad. Najlepšie pre vás i firmu je stav, kedy sa naplno venujete iba jednej úlohe.
Súčasný svet podporuje multitasking. Mnohí v kancelárii pracujú s dvomi obrazovkami. Doma pokračujú v nastolenom trende: bežne sledujú naraz televízor a tablet alebo obrazovku smartfónu. Málokedy čítajú dlhé texty, ale preskakujú z jedného textu na druhý a vnímajú veľa krátkych, prelinkovaných a útržkovitých informácií alebo iba v rýchlosti skenujú nadpisy článkov. Myslia si, že majú prehľad o dianí, čo sa však ukazuje ako klam. Informácie sú povrchné a zopár dobre mierených otázok odhalí, že v pamäti zostal iba informačný šum. Keď surfujú na webe, tak nielen, že cez stromy nevidia les, ale nevidia cez vetvičky a listy samotné stromy. Okrem a čuchu a chuti si internet uzurpoval ostatné zmysly a naplno ich zamestnáva. A do toho prichádzajú notifikácie, ktoré priam dráždia nervový systém a nútia preklikávať na sociálne siete alebo e-mail. Množstvo krátkodobých podnetov vyžaduje trvalú (a vyčerpávajúcu) mentálnu pozornosť.
Väčšina ľudí jednoducho prácu na dvoch úlohách nezvláda. Multitasking iba predstierajú. Ako ukázal výskum na univerzite v Utahu (David M. Strayer, David Sanbonmatsu) na študentoch, tí, ktorí o sebe tvrdili, že multitasking v pohode zvládajú, boli po reálnom testovaní hlboko podpriemerní. Ľudia sa tvária, že zvládajú robiť viac vecí naraz a mnohí tak dobre, až tomu sami uveria. Spisovateľka a konzultantka Linda Stoneová, ktorá sa špecializuje na skúmanie vplyvu technológií na ľudí, takýto multitasking nazýva „sústavná čiastočná pozornosť“ (Continuous Partial Attention), čo v praxi znamená, že ľudia venujú simultánnu povrchnú pozornosť konkurenčným tokom informácií. Výskumy mozgu pomocou magnetickej rezonancie (napríklad H.A. Slagter) odhalili, že mozog sa s konkurenčnými úlohami a požiadavkami snaží vyrovnať, ale zároveň uvoľňuje kortizol, nazývaný aj stresový hormón. Ten znižuje schopnosť spracúvať informácie. Ako dokázal E.B. Ansell stres spôsobený multitaskingom spôsobuje úbytok neurónov, človek nezvláda riešiť problémy a nevie čeliť výzvam. Dokonca sa znižuje schopnosť regulácie emócií.
Čo sú teda konkurenčné úlohy? Môžete telefonovať a kontrolovať e-maily v počítači? Áno, je to možné a zvyčajne dokážete obe činnosti zvládnuť. Iná situácia by nastala, ak by ste namiesto v kancelárii sedeli za volantom auta. Štatistiky nehodovosti v dôsledku toho, že sa vodič nevenoval dostatočne riadeniu, sú rok od roka hrozivejšie. Mozog človeka môže relatívne spoľahlivo plniť dve nekonkurenčné úlohy, teda ak sú obe jednoduché a nesúperia spolu o tie isté mentálne zdroje. Ideálne ak je aspoň jedna z úloh – nazvime ju malá úloha – automatická, rutinná. Väčšia, zložitejšia úloha si vyžaduje viac mozgovej kapacity v ľudskej operačnej pamäti. Podobne aj smartfón ak má preplnenú operačnú pamäť (RAM) tak „seká“ alebo „mrzne“. Skúste si čítať knihu a popri tom lúštiť krížovku. Prepínanie medzi takýmito úlohami zaťažuje mentálne zdroje a vedie k roztriešteniu pozornosti, nervozite a napätiu.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Skutočne len veľmi malému počtu ľudí vyhovuje zvládanie viacerých úloh naraz, teda multitasking. Nazývajú sa supertaskeri. Majú síce pozornosť rozdvojenú, no sú takmer tak efektívni ako bežná populácia pri plnení jednej úlohy. Počas štúdie, ktorú v roku 2010 publikovali Jason M. Watson a David L. Strayer, účastníkov zapojili do simulácie pohybu vozidiel v dopravnej zápche. Počas šoférovania museli vodiči riešiť sériu jednoduchých matematických úloh. Áno, myslíte si správne, väčšina účastníkov výskumu dopadla mizerne. Jednak mali dlhú reakčnú dobu pri brzdení, a jednak mali drasticky zníženú schopnosť odpovedať na otázky – vodiči sa porovnávali s kontrolnou vzorkou ľudí, ktorá vykonávala iba jednu z daných úloh, teda buď šoférovali alebo odpovedali na otázky. Avšak v spomínanej štúdii sa predsa len objavilo 2,5 % ľudí, ktorí boli schopní urobiť obe úlohy rovnako dobre, akoby ich plnili samostatne. Pravdepodobnejšie však je, že vy budete patriť medzi tých 97,5 % bežných ľudí.
Multitasking je väčšinou odpoveďou alebo univerzálnym riešením ako pracovať efektívne. Na druhú stranu obedovanie pred rozpísaným e-mailom nie je vhodnou formou multitaskingu. V kancelárii na zamestnancov i tak číha sústavné vyrušovanie, či už od kolegov alebo klientov a napokon aj prichádzajúce pracovné e-maily, plný inbox alebo svietiace úlohy na intranete spôsobujú nervozitu. Skĺznuť do multitaskingu, ktorým dotyčný ospravedlňuje šialené „hasenie“ problémov, je jednoduché. Prevažná väčšina ľudí však podáva najlepšie výkony vtedy, ak sa drží len jednej úlohy a teda vykonáva singletasking. Singletasking vyžaduje sústredenie sa na úlohu a na jej vyriešenie. Tento stav úplného pohrúženia sa do úlohy, do nejakej činnosti nazval Mihaly Csikszentmihalyi stavom flow, stavom prúdenia.
Vráťme sa na záver k malým a veľkým úlohám. V odbornej literatúre zameranej na manažment času sa hovorí napríklad o združovaní, zhlukovaní podobných úloh. Napríklad David Allenv knihe Mať všetko hotové (Gettings Things Done) spomína kontexty, napr. kontext telefonovania, kontext vybavovania e-mailov. Technika clustertaskingu teda spočíva v identifikácii úloh, ktoré spolu súvisia. V podstate rovnaké alebo veľmi podobné činnosti nezaťažujú mentálne kapacity neustálym prepínaním na iný typ úlohy. Český kouč, spisovateľ a spíker Peter Ludwig odporúča striedať náročné, veľké úlohy s menej náročnými a kreatívne činnosti so systematickými, rutinnými. Za pravdu mu dáva výskum holandského psychológa menom Ap Dijksterhuis, ktorý hovorí, že najlepšie rozhodnutia a výsledky možno dosiahnuť vtedy, keď od mentálne náročnej úlohy na nejaký čas odkloníme pozornosť. A pamätajte, že už rímsky filozof Seneca tvrdil: „Ten, kto je všade, nie je nikde.“
Redakcia Kancelarie.sk
