Uvažovali ste niekedy nad tým, ako by ste využili jednu hodinu času navyše, pokiaľ by ste ju mali denne k dispozícii? Možno by ste tento čas dali na svoju rodinu, priateľov, svoje záľuby, štúdium, kariérny rozvoj, šport, zdravie… Rozhodnutie by v každom prípade bolo asi pomerne jednoduché. Oveľa ťažšou je však otázka, ako túto hodinu času navyše získať. David Allen, americký konzultant a tvorca techniky Getting Things Done (GTD) , má odpoveď pripravenú - jednoducho začnite svoje úlohy a čas plánovať pomocou tejto techniky.
Technika GTD sa v posledných 2–3 rokoch stala fenoménom v oblasti nástrojov osobnej produktivity a časového manažmentu. Predstavuje komplexný návod na to, ako získať poriadok v úlohách, projektoch a vlastnom čase, ako pracovať nielen efektívne, ale tiež zmysluplne, a ako získať minimálne 1 hodinu času denne navyše.
V čom je technika GTD odlišná?Hlavný rozdiel spočíva najmä v dvoch základných líniách - GTD opúšťa globálny pohľad (overview) na projekty a snaží sa ich rozdrobiť do čo najmenších krokov. Druhý rozdiel predstavuje jednoduchý a účinný spôsob, ako tieto čiastkové kroky spája do vykonateľných skupín pomocou tzv. kontextov, pričom technika GTD takmer vôbec nerieši tzv. kalendárové plánovanie.
Znie to zložito? Máte pravdu - asi jedinou nevýhodou techniky GTD je práve jej komplexnosť a náročnosť pri zavedení, vrátane nutnosti zbaviť sa niektorých zaužívaných zlozvykov a stereotypov pri plánovaní času.
Ak si v kníhkupectve vezmete do rúk knihu Davida Allena, predpokladám, že 400 strán husto písaného textu odradí väčšinu ľudí od kúpy, či od aplikácie do praxe. Preto som sa rozhodol vypracovať jednoduchý program a vysvetlenie toho, čo GTD je - a vtesnal som ho do 5 ľahko pochopiteľných krokov.
1. Z HLAVY VON
Prvé pravidlo je veľmi jednoduché, a s jeho používaním môžete začať okamžite. Stačí, ak si všetky myšlienky, nápady, úlohy, zadania a podnety, ktoré získate počas dňa, zaznačíte okamžite do jedného dôveryhodného záznamového média (napr. mobil, notes a pod.), ktoré budete mať stále pri sebe. David Allen na základe pozorovania a analýz zistil, že jednou z najväčších príčin nedostatku času je zabúdanie na veci, ktoré musíme alebo chceme urobiť. Ruku na srdce - ako často sa počas dňa stane aj vám, že si napr. cestou do práce spomeniete na dôležitú vec, ktorú dnes potrebujete spraviť. Poviete si, že na to nesmiete zabudnúť a že hneď po príchode do kancelárie sa do danej úlohy pustíte. A potom večer pred spaním si zrazu uvedomíte, že ste na ňu (a mnohé ďalšie) počas dňa zabudli… GTD preto požaduje, aby ste sme si všetky podnety okamžite zaznačili a predišli tak nielen zabúdaniu, ale tiež oslobili náš mozog od nutnosti pamätať si každú maličkosť.
Podmienkou pravidla „Z hlavy von“ je IBA zaznačenie úlohy; v tomto kroku ešte nepridávame žiadne priority, termíny, poznámky ani kontexty. Ak sa pýtate prečo, odpoveď je jednoduchá - pri operatívnych podnetoch väčšinou nemáme priestor na zodpovedné a správne naplánovanie vykonania úlohy.
2. VYKONATEĽNÉ VS. NEVYKONATEĽNÉ
V tomto kroku prichádza na radu spracovanie zozbieraných poznámok, nápadov, podnetov a úloh. Ideálne je zvyknúť si robiť toto triedenie 2x denne; mne sa osvedčil čas na začiatku pracovného dňa a na jeho konci.Pri triedení prechádzame jednotlivé položky, zaznačené v našom záznamovom médiu (mobil, poznámkový blok a pod.; pre jednoduchosť ho budeme volať univerzálne „InBox“) a rozhodujeme sa, či je daná položka:
a) Vykonateľná b) Nevykonateľná
Nevykonateľná položka je buď taká, ktorá je úplne zbytočná a nepodstatná (Delete), alebo má informačnú hodnotu (Reference), prípadne ja závislá od vykonania inej osoby (Waiting for). Vykonateľná položka je taká, ktorú plánujeme realizovať aktuálne (o tom viac v nasledovných bodoch), alebo v presne stanovenom budúcom termíne (Schedule), prípadne v neurčenej budúcnosti ako plány a pod. (Someday). GTD kladie dôraz na to, aby sme v rámci plánovania a realizácie svoju pozornosť venovali výhradne vykonateľným položkám. Pokiaľ nemáme položky rozdelené na vykonateľné a nevykonateľné, budeme mať tendenciu zbytočne riešiť a prechádzať aj tie úlohy, s ktorými nevieme aktuálne nič spraviť.
3. PROJEKT VS. ÚLOHA
GTD prináša nový pohľad na pojem „projekt“ - a toto je zároveň časť, na ktorú si mnoho ľudí potrebuje pomerne dlho zvykať. V našej praxi máme tendenciu vnímať projekt ako „veľký projekt“, napr. vytvorenie obchodnej stratégie na nasledovný rok a pod. David Allen zadefinoval projekt ako „cieľ, na ktorého dosiahnutie potrebujeme spraviť 2 a viac úloh“. Inými slovami - objednanie auta do servisu alebo zorganizovanie narodeninovej oslavy sa v terminológii GTD stáva samostatným projektom, ktorý si potrebujeme samostatne zaznačiť a naplánovať.
Ak si teraz hovoríte, že je to zbytočnosť, je na mieste položiť si dve otázky:
„Koľko krát sme zabudli práve na tieto samozrejmé veci a stratili vďaka tomu zbytočne čas?“ a „Ak si tieto samozrejmé veci nenaplánujeme, znamená to, že ich nemusíme vykonať, prípadne že sa tým niečo samé o sebe vyrieši?“ Plánovanie projektu je veľmi jednoduché - ide v podstate o vytvorenie jednoduchého to-do listu, napr.:
Objednať auto do servisu: - nájsť na internete servis, otvorený v sobotu - zavolať do servisu a dohodnúť termín - nájsť servisnú knižku - dohodnúť sa s manželkou na strážení detí počas soboty - zavolať kamarátov na pivo, kým bude auto v servise ;-)
4. KONTEXTY
Práve priraďovanie kontextov je tým bodom, ktorý vytvára synergický efekt a dáva zmysluplnosť predošlým bodom, pričom kontexty odlišujú techniku GTD od ostatných systémov plánovania úloh a riadenia času. David Allen si uvedomil, že všetky naše projekty (projekty v zmysle GTD) sa skladajú v podstate z rovnakých úkonov - telefonujeme, píšeme e-mialové správy, pracujeme na počítači, konzultujeme veci so šéfom alebo kolegami, a pod. Zároveň David Allen vzal do úvahy skutočnosť, že pokiaľ sa dokážeme v rámci konkrétneho časového úseku sústrediť na vykonávanie jednej (alebo podobnej) činnosti, pracujeme efektívnejšie. S týmto poznatkom pracuje tiež technika Pomodoro, ktorú sme si predstavili v predošlom článku.
Čo je teda kontext?
Kontext si môžeme predstaviť ako nástroj, človeka alebo miesto, ktoré sú nevyhnutné pre realizáciu konkrétnej úlohy. Zároveň platí, že mnohé projekty sú pri ich realizácii závislé od konkrétneho kontextu naprieč svojím zameraním. Aby to bolo zrozumiteľnejšie, ukážeme si to na príklade:
Peter pracuje ako junior obchodný manažér. Aktuálne rieši 15 otvorených obchodných prípadov. Každý z týchto prípadov je iný, ale všetky majú spoločné jeden „kontext“ - cenovú ponuku musí Petrovi schváliť jeho nadriadený Miroslav. Pre Petra je teda Miroslav „kontext“, ktorý spája istú časť konkrétnych úloh alebo krokov, bez ohľadu na typ projektu.
Alebo iný príklad: Zuzana je sekretárka, Keď ide na poštu, vo svojom GTD systéme si zadá zobrazenie kontextu „pošta“ a zistí, že okrem pravidelného podaja zásielok, potrebuje ešte vyriešiť úhradu za energie a poslať narodeninové prianie svojej kamarátke. Kontext „pošta“ tak spojil viaceré navzájom rôznorodé projekty (zásielky, platba za energie, narodeninové prianie) a pomohol Zuzane vybaviť všetky veci naraz, bez zabudnutia, čím jej ušetril čas.
Kontexty idú teda naprieč projektami, spájajú jednotlivé úlohy (preto je dôležitý bod 3. - rozpisovanie projektov na úlohy) a pomáhajú nám efektívne pracovať s časom.
5. KONTROLA ALIAS PRINCÍP CHLADNIČKY
Samozrejme, bolo by naivné domnievať sa, že akákoľvek technika, metóda či systém práce s úlohami, projektami a časom, dokáže fungovať bez nášho pričinenia. Pre techniku je GTD je kľúčová pravidelné spracovanie a kontrola záznamov, a to na dennej a týždennej báze. Aby sme si to vedeli lepšie predstaviť, pomôžeme si príkladom s chladničkou.
Podobne ako denne otvárame chladničku, aby sme z nej vybrali potraviny na raňajky a večeru, tak kontrolujeme denne záznamy v InBoxe (bod 1. - Z hlavy von) a spracovávame záznamy. A rovnako, ako na konci týždňa pred sobotňajším nákupom skontrolujeme celú chladničku, aby sme vedeli, či sa nám niečo neminulo, nepokazilo a čo potrebujeme doplniť, tak aj technika GTD odporúča 1x v týždni celkovú kontrolu zaznačených projektov a úloh. Získame tak detailný a aktualizovaný celkový prehľad na stavom našich úloh a povinností.
Hoci samotný David Allen tvrdí, že technika GTD nie je viazaná na žiadny konkrétny nástroj, zariadenie či softvér, v realite je použitie špecializovaných GTD aplikácií takmer nevyhnutnosťou.
Ideálny model je, že na svojom mobile, tablete, notebooku a domácom PC máte nainštalovanú aplikáciu, podporujúcu prvky GTD (napr. pridávanie kontextov / tagov, vytváranie projektových priečinkov a pod.), ktorá automaticky synchronizuje obsah na všetkých zariadeniach.A tak si môžete cestou autobusom do práce poznačiť úlohu, ktorú si následne otvoríte na svojom pracovnom notebooku a spracujete ju; následne si pri obede zaznačíte si úlohu oprať bielizeň s kontextom „doma“ a večer si nájdete pripomienku na svojom domácom počítači.
Obľúbené tzv. cross-platform aplikácie (t.j. univerzálne aplikácie, vhodné pre každý typ zariadenia a operačný systém) sú napr. Wunderlist, Remember the Milk, či ToodleDo. Všetky sú postavené podľa princípov GTD, umožňujú automatickú synchronizáciu, pridávanie kontextov, tvorbu projektov, ako aj časové pripomienky či značenie pasívnych (nevykonateľných) úloh.
Schémy: O. Jakubík
