Kontrola nad prácou vďaka POMODORO

Efektívne pracovať pri množstve podnetov, ktoré útočia na našu pozornosť počas celého dňa, je prianím asi každého z nás. Je vôbec možné sústrediť sa a zároveň skrátiť čas, potrebný na vykonanie naplánovaných úloh? Odpoveďou môže byť jednoduchá a účinná technika „Pomodoro“, ktorú dokážete začať používať okamžite, bez nejakej špeciálnej prípravy.

Zaujímavý príbeh vzniku

Traduje sa, že techniku „Pomodoro“ vytvoril jej autor, Talian Francesco Cirillo, počas svojich študentských čias a bývaní na internáte. Francesco sa potreboval učiť na štátne skúšky, no zároveň sa chcel venovať svojej novej priateľke. Preto sa rozhodol cielene venovať pozornosť vždy iba jednej činnosti, a následne ju vystriedať inou aktivitou.

V praxi to vyzeralo tak, ze sa približne 20-30 minút sústredil na naučenie sa jednej štátnicovej otázky, následne odbehol na 5-10 minút za svojou priateľkou, ktorá bývala na konci chodby. Potom sa opäť vrátil do izby k otázkam, a takto pokračoval, až kým sa nenaučil 4 otázky. Po nich si doprial polhodinovú prestávku. Takto spontánne vznikla technika, ktorá dnes pomáha miliónom ľudí k efektívnej práci.

Princíp techniky "POMODORO"

Technika Pomodoro pracuje s blokmi sústredenej pozornosti a krátkymi prestávkami.

V praxi to znamená, že sa 25 minút sústredíte na konkrétnu úlohu, alebo identické činnosti - napr. napísanie reportu, vytvorenie cenovej ponuky, odpovedanie na e-maily, písanie blogu a pod.

Počas tohto bloku by ste nemali byť ničím a nikým prerušovaní, resp. pokiaľ aj k vyrušeniu prijde (čomu sa v realite nedá úplne zabrániť), mali by ste si daný podnet poznačiť, a ďalej pokračovať v pôvodnej činnosti.

Po 25 minútovom bloku nasleduje približne 5 minút prestávka - využiť ju môžete napríklad na krátku prechádzku, kontrolu svojho Facebooku, telefonát s priateľom, kávu či na inú činnosť, pri ktorej si oddýchnete a mentálne vypnete z pracovného nastavenia.

Takto si vytvoríte ucelený, približne 30 minútový blok práce a oddychu. Po 4 blokoch odporúča technika Pomodoro predĺžiť na približne 30 minút, prípadne aj viac, podľa vašich časových možností.

A prečo vlastne názov „Pomodoro“? Francesco Cirillo používal na meranie časových blokov známy kuchynský časovač, tzv. minútky. A kedže bol Talian, v kuchyni svojej mami našiel minútky v obľúbenom tvare rajčiny (pomodoro).

Ako začať. Krok za krokom

1. Spíšte si zoznam úloh, ktoré musíte (alebo chcete) v dnešný deň urobiť,
2. Pokiaľ používate techniku GTD (viac v nasledujúcom článku), vyselektujte si kontexty, ktoré máte k dispozícii a môžete ich realizovať (napr. E-mail, Phone, PC a pod.),
3. Ak si plánujete úlohy podľa tzv. Eisenhowerovho A-B-C-D kvadrantu, venujte sa prioritne úlohám, zaznačených v kvadrante „A“,
4. Spustite niektorú z aplikácii, podporujúcich techniku Pomodoro (prehľad nájdete napríklad na TU), alebo si nastavte obyčajnú časomieru na 25 minút,
5. Vyskúšajte ponechať zvukové efekty aplikácie (ako tikanie sekúnd resp. minút, záverečné zvonenie) - mnoho ľudí tvrdí, že práve toto zvukové pozadie ich aktivuje do ešte vyššie výkonu, nakoľko im pripomína limitovaný čas,
6. Vypnite si upozornenia e-mailového klienta (Outlook a pod.), ako aj všetky nepotrebné notifikácie (Twitter, Facebook, RSS, ...), aby ste sa mohli sústrediť na prácu; pokiaľ píšete text, využite niektorú z tzv. distraction free writing aplikácií (zoznam nájdete TU)
7. Po dosiahnutí časového limitu naozaj prestaňte pracovať a doprajte si prestávku, vyhnite sa tendencii navýšiť si čas, určený na vykonanie úlohy
8. Pokiaľ stihnete úlohu dokončiť skôr, ako vyprší limit 25 minút, venujte zvyšný čas nie ďalšej úlohe, ale analýze práve dokončenej úlohy, najmä v kontexte optimalizácie podobných úloh, jej prepojenia s ostatnými úlohami či projektami; teda na celkové zlepšenie a rozvoj v tej oblasti, ktorú ste práve dokončili

Teším sa na ďalšie pokračovanie pri predstavení jednoduchých spôsobov, ako pracovať efektívnejšie, a prajem vám veľa úspechov pri používaní techniky Pomodoro.

Foto: Artia.com