Digitalizácia prichádza aj do účtovníctva. Firmy môžu od tohto dátumu viesť účtovníctvo elektronicky. Umožnila to novela zákona o účtovníctve s účinnosťou od 1.1.2022. Firmám sa zníži byrokracia v papierovej podobe, môžu začať prevádzkovať digitálny archív účtovníctva, rýchle dohľadávať potrebné dokumenty či eliminovať riziko straty dokumentov. Firmy vďaka digitalizácii môžu ušetriť tisícky eur ročne.
Na rastúci podiel elektronických účtovných záznamov zareagoval aj štát a novelou zákona o účtovníctve (§ 31 až § 33) od 1.1.2022 upresnil definíciu elektronického účtovného záznamu. Najnovšie ide o taký záznam, ktorý je vyhotovený aj v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu. Podpis na účtovnom zázname môže byť daný tromi spôsobmi. Jednak ide o vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe. Pričom platí, že dôležitá je jednoznačná preukázateľná identifikácia osoby, ktorá tento záznam vyhotovila.
Táto zmena otvára možnosti pre firmy zavádzať v plnej miere inteligentnú kanceláriu. „Súčasťou inteligentnej kancelárie je digitalizácia dokumentov a práca s nimi v digitálnej podobe. Môže ísť v podstate o akýkoľvek typ dokumentov a akékoľvek možnosti ako s nimi pracovať. Od vyťažovania informácií z papierových dokumentov, elektronické schvaľovanie dokumentov, prevádzku digitálneho archívu či vzdialeného prístupu k elektronickým dokumentom,“ konštatuje Pavol Katrenčík, ITS portfolio manager Konica Minolta Slovakia. Aktuálne zmena v novele zákona o účtovníctve tak ponúka úplne nové možnosti ako pracovať s firemným účtovníctvom vo vzťahu k vnútorným procesom vo firme, ale aj vo vzťahu k finančnej správe či daňovým úradom. „Už niekoľko rokov pracujeme na riešeniach, ktoré dokážu zaistiť komplexnú správu účtovných dokumentov od ich vstupu do firmy až po finálnu archiváciu s možnosťou spätne vyhľadať akýkoľvek dokument. To všetko bez nutnosti evidencie fyzických dokumentov,“ konštatuje Pavol Katrenčík z Konica Minolta Slovakia.
Elektronizácia účtovníctva môže firmám ušetriť tisícky eur. Účtovníctvo môže byť totiž bezpapierové. Fyzické dokumenty sa od nového roka nemusia archivovať, firmám odpadá starosť aby sa nezničili, nestratili či nepoškodili. Digitalizáciou účtovníctva sa odstráni aj častý problém s dohľadávaním dokumentov. „Zabudnite na to, že nemôžete nájsť nejakú faktúru. V elektronickom systéme si ju môžete vyhľadať podľa dodávateľa, sumy, dátumu vystavenia či iných atribútov. A to nech ste kdekoľvek,“ konštatuje Pavol Katrenčík z Konica Minolta Slovakia. Všetky dokumenty vo firme budete mať pod kontrolou. Už nebude totiž problém zistiť či daná faktúra je schválená, zamietnutá či čakajúca na podpis. S tým súvisí aj digitálny archív. Vďaka nemu dodržíte všetky legislatívne nariadenia na úschovu účtovných dokumentov v čisto elektronickej podobe po dobu definovanú zákonom, hoci k vám prídu na papieri.
Výhodou elektronizácie účtovníctva je aj efektívna kontrola duplicít. Vďaka kontrole sa nemôže stať, že danú faktúru zaplatí firma viackrát. Všetky dokumenty sú nahrané v centrálnom systéme kde schvaľovanie prebehne automatizovane na základe pravidiel, napríklad podľa hodnoty faktúry, alebo firemnej hierarchii. „Schválenie štandardne môže prebehnúť cez mobil alebo počítač za pár minút na rozdiel od papiera. K účtovným dokladom pritom nemá mať prístup ktokoľvek vo firme. Nastavením práv zabezpečíte to, že dokumenty uvidia len povolané osoby K tomu máte zaznamenané všetky akcie, ktoré sa na danom doklade udiali, od vloženia, otvorenia, či schválenia dokumentu až po archiváciu,“ konštatuje Pavol Katrenčík.
Novela zákona o účtovníctve tak otvára možnosť pre firmy posunúť sa vyššiu digitálnu úroveň a byť konkurencieschopnejšími. Je len na nich samotných či túto šancu naplno využijú.
Zdroj: Konica Minolta Slovakia
