MS: Čo nás naučili zatvorené kancelárie?

Podľa prieskumu Microsoftu Čo nás naučili zatvorené kancelárie?*  dlhodobé obdobie práce z domova prinieslo zmenu spôsobu spolupráce a výrazný nárast počtu online stretnutí. Takmer 40 % respondentov uviedlo, že absolvovalo v priemere tri online stretnutia denne, a až 73 % z opýtaných potvrdilo, že počet online stretnutí sa zvýšil oproti bežnému obdobiu v kancelárii. Viacerí účastníci prieskumu mali kvôli veľkému množstvu online stretnutí pocit, že celý deň strávili na online stretnutiach, potom sa snažili dorobiť ostatnú prácu večer alebo ráno na úkor svojho súkromného času.

Ilustračné foto: Pixabay.com

Efektívne manažovať online stretnutia a ich zladenie s časom na sústredenú prácu pomáha včasné naplánovanie si pracovných aktivít a efektívne vedenie priebehu pracovných stretnutí. „Výhodou moderných technológií, ktoré využívame v práci na diaľku, je možnosť riadiť si svoj čas, sem patrí napríklad práca s kalendárom a jeho zdieľanie. Ak si zaznamenáme každé online stretnutie, ale aj svoje vlastné aktivity do kalendára dostupného pre šéfa i kolegov, vyvarujeme sa pretlaku online stretnutí a budete mať dostatok času na sústredenú prácu. V prípade, ak sa na stretnutí alebo online školení nemôžete zúčastniť, je možné požiadať o záznam, aby ste boli vždy v obraze a dobre informovaný. Veľmi dôležité je pre fyzické aj psychické zdravie striedať rôzne druhy aktivít, aby sa online svet nestal vaším nepriateľom,“ odporúča Marcela Havrilová, zodpovedná za oblasť školstva v spoločnosti Microsoft Česká republika a Slovensko.

Naučiť sa efektívne pracovať s technológiami a plánovať si pracovné aktivity s dostatočným predstihom odporúča aj Dagmar Kéryová, biznisová koučka a bývalá prezidentka Medzinárodnej federácie koučov na Slovensku (ICF Slovak Charter Chapter). Veľmi dôležitá je však celková organizácia práce tímu, ktorá ovplyvňuje dĺžku a užitočnosť stretnutí, na ktorú však nemá samotný člen tímu plný dosah. Napríklad agilne organizované tímy sú dnes výhodou, keďže majú jasnú a rýchlu štruktúru vedenia tímových interakcií.

Tipy biznis koučky Dagmar Kéryovej ako efektívnejšie pracovať dlhodobo na diaľku: 

1. Iniciovať nastavenie dohôd v tíme, v akom režime budeme pracovať, a pravidelne podľa situácie ich upravovať.
2. Nastaviť si svoj osobný režim – „kedy som v práci a kedy doma“, a to aj fyzicky.
3. Dohodnúť si účel a dĺžku  trvania stretnutí.
4. Pripraviť agendu a podklady na stretnutie vopred.
5. Jeden člen tímu vedie proces online stretnutia – ujasňuje cieľ, očakávané výstupy, kontroluje čas, udeľuje slovo, aby nikto nebol vynechaný, sumarizuje dohody a ďalšie kroky – a, pravdaže, toto patrí aj pre osobné stretnutia.
6. Vyvarujte sa „mŕtvych“ online stretnutí bez kamery a možnosti vidieť reakcie druhých, bez zápisu nápadov, dohôd na whiteboarde či zdieľania materiálov, o ktorých sa diskutuje na obrazovke. Stráca sa viac ako 50 % z efektivity, vyčerpáva nás to mentálne a zbytočne sa to predlžuje.
7. Online láka na multitasking – ale naša efektivita vtedy prudko klesá – nie sme naplno nikde a sme výrazne mentálne unavení. Radšej riaďme dynamiku stretnutia, nepočúvajme webináre len preto, že sú teraz zdarma. Sústreďme sa cielene a s plnou silou len na jednu dôležitú vec.
8. Používajme zdieľané dokumenty a spoločné projektové zložky so všetkými informáciami – šetria čas, koordináciu pri hľadaní mailov a príprave podkladov. Výborné sú aj na to, že v nich vieme pracovať súbežne počas online stretnutia.

Moderné technológie pomôžu

Na prácu odkiaľkoľvek sú nevyhnutné technológie, ktoré umožňujú členom tímu bezpečné zdieľanie dokumentov a rýchlu vzájomnú komunikáciu. Microsoft predstavil inovatívnu cloudovú službu Microsoft 365, ktorá okrem iného obsahuje aj známe funkcionality Office 365 ako  napríklad obľúbenú platformu na tímovú spoluprácu Microsoft Teams či poznámkový blok OneNote. Od roku 2018 môžu firmy do 300 zamestnancov využívať nástroj Microsoft Teams vo verzii Freemium dokonca zadarmo. Spoločnosť sa tak snaží podporiť malých a stredných podnikateľov v digitálnej transformácii a umožniť každému pracovať v tíme efektívne odkiaľkoľvek. Aj malé tímy tak môžu na diaľku komunikovať, zdieľať kalendáre, flipcharty, spoločné virtuálne stretnutia či dokumenty. Výhodou profesionálnych cloudových nástrojov je aj vysoká bezpečnosť dát.

Pozn.: *Microsoft pre rastúci záujem o prácu na diaľku najmä v medzinárodných firmách pravidelne už niekoľko rokov v septembri organizuje iniciatívu Deň spolupráce odkiaľkoľvek. Počas septembra si spoločnosti a organizácie vymieňajú skúsenosti a spoločne nachádzajú riešenia, ako viesť firmu odkiaľkoľvek. Microsoft tento rok pri príležitosti iniciatívy zrealizoval anketu Čo nás naučili zatvorené kancelárie? medzi slovenskými a českými firmami a partnermi o aktuálnom trende pracovania mimo kancelárií.

Zdroj: Microsoft