Ako zefektívniť mítingy podľa 200 vedeckých štúdií

Američania trávia na stretnutiach v priemere šesť hodín týždenne a u nás to nebude oveľa menej. Sú to najmä manažéri, ktorí poradami a schôdzkami trávia podstatný objem pracovného času. Účastníci mítingov však hodnotia až polovicu stretnutí za „slabé“ až „biedne“. Pritom organizácie v USA míňajú na takéto mrhanie časom odhadom 213 miliárd dolárov ročne.

Ako teda stretnutia v kancelárii zefektívniť? Vedci z University of Nebraska a Clemson University zrealizovali metaštúdiu, inými slovami podrobili skúmaniu takmer 200 rôznych vedeckých štúdií venovaných stretnutiam publikovaných v poslednom desaťročí. Ich závery uverejnili v článku v časopise Current Directions in Psychological Science, a zostavili z nich odporúčania na správne plánovanie a priebeh stretnutí.

Ilustračné foto: Pixabay.com

Na základe skúmania vedcov vznikli nasledujúce odporúčania:

Pred schôdzkou

Návrh stretnutia

• Zvolať schôdzku iba v prípade potreby.
• Naplánujte dĺžku stretnutia tak, aby splnila ciele; vyhnite sa dlhým stretnutiam.
• Dĺžku stretnutí udržujte tak krátku, ako je potrebné a zvolajte iba tých ľudí, ktorých odbornosť a znalosti sú potrebné.
• Prispôsobte technológiu požadovaným cieľom - využívajte napr. videokonferencie, telekonferencie a virtuálnych účastníkov.

Povinnosti vedúceho schôdzky a účastníkov

• Stanovte jasné ciele a požadované výsledky stretnutia. Pripravte a vopred rozošlite program všetkým účastníkom v kancelárii.
• Uistite sa, že stretnutie je relevantné pre všetkých pozvaných. Príďte pripravení podľa programu.
• Ešte pred začiatkom stretnutia sa uistite, že všetky technológie fungujú a sú pripravené.

Rozhodnutia prijaté pred schôdzkou sú iba základom pre jej úspešný priebeh. Skutočne dôležité je udržať efektivitu počas stretnutia.

Počas stretnutí

Zodpovednosť účastníkov mítingu

• Príďte načas (alebo včas).
• Vyhnite sa sťažovaniu, žundraniu a nevhodným verbálnym prejavom.
• Predchádzajte ovládnutiu diskusie jedným dominantným jedincom. 
• Vyhnite sa nesúvisiacim aktivitám a nezúčastnenosti (tzv. prezentizmus = účastník je síce prítomný, ale nijako sa nezapája do diskusie).

Povinnosti vedúceho mítingu

• Postupujte podľa programu, v ktorom sú stanovené jasné ciele a výsledky stretnutia.
• Začnite schôdzu včas.
• Počas stretnutia sa vyvarujte rozptyľovaniu a multitaskingu.
• Umožnite účastníkom mítingu participovať na rozhodovacom procese. Ak už bolo prijaté rozhodnutie, oznámte to všetkým.
• Aktívne povzbudzujte všetkých k účasti a zapájaniu sa do diskusie.
• Nebojte sa zasiahnuť, keď sa interpersonálne komunikačné vzorce stanú nefunkčnými alebo keď niekto strháva diskusiu neželaným smerom.

Veľa z toho, čo robíme a myslíme, je ovplyvnené spoločenským kontextom a správaním ostatných. Úspešnosť kancelárskych mítingov budú do veľkej miery ovplyvňovať tí, ktorí sú okolo nás.

Po stretnutiach

Prieskum ukazuje, že kroky, ktoré sa podniknú po skončení stretnutia, môžu zlepšiť alebo zhoršiť vnímanie úspešnosti mítingu.

Krátkodobý horizont

• Ihneď po stretnutí pošlite zápisnicu zo schôdze a prebrané body.
• Ihneď po stretnutí stručne vyhodnoťte splnenie cieľov a kvalitu stretnutia, aby ste informovali o pláne a prípadne o bodoch programu budúceho stretnutia.

Dlhodobý horizont

• Zahrňte spokojnosť so priebehom mítingov do interných prieskumov týkajúcich sa zapojenia zamestnancov a spokojnosti v rámci celej organizácie.
• Nechajte vedúcich kriticky preskúmať rutinné stretnutia, aby zistili ich nevyhnutnosť a pridanú hodnotu.

Spokojnosť účastníkov so stretnutiami nie je užitočná iba na zvýšenie efektívnosti stretnutí. Je to tiež významný prediktor spokojnosti so zamestnaním a angažovanosti zamestnancov v kancelárii.

Autor: Redakcia Kancelarie.sk, Článok spracovaný na základe QZ.com