Hoci pracovné štýly prešli významnými zmenami, kancelárie často odrážajú staré spôsoby fungovania zamestnancov. Otvorený priestor s úzko usporiadanými stolíkmi, obrovské zasadačky a kancelárie manažérov sú spoločným menovateľom našich pracovísk. Preto stojí za to zamýšľať sa, ako navrhnúť kanceláriu, ktorá bude podporovať komunikáciu v spoločnosti.
Pri pohľade na vzhľad kancelárií na začiatku 20. storočia pozorujeme, že najdôležitejšími prvkami boli stoly. Boli usporiadané rovnomerne, v dlhých radoch, bez zbytočného odstupu. Takéto usporiadanie bolo veľmi podobné usporiadaniu pracovných staníc v továrni, kde boli iba nástroje nahradené kancelárskymi potrebami. Pracovný život zamestnanca bol zameraný na pracovisko. Bohužiaľ, mnohé súčasné spoločnosti majú ešte do istej miery tendenciu inklinovať k tomuto jednoduchému systému.
Ak sa však bližšie pozrieme na spôsob, akým dnes ľudia fungujú, všimneme si, že charakter ich práce sa veľmi zmenil. Množstvo koncepčnej a tvorivej práce sa zvýšilo. V dnešnej dobe sa tiež rieši viac problémov. Tieto zmeny sa už nevzťahujú len na kreatívne agentúry a startupy. Medzi vlastnosti, ktoré zamestnávatelia od zamestnancov vyžadujú najviac, je inovatívny charakter – organizácie v súčasnosti potrebujú ľudí, ktorí sú schopní neustále zefektívňovať svoje činnosti, vytvárať produkty prispôsobené potrebám čoraz náročnejších klientov a rýchlo sa prispôsobiť zmenám v podnikateľskom prostredí. Zároveň je na trhu čoraz viac oceňovaná schopnosť pracovať v tíme. Potrebujeme byť otvorení spolupráci a komunikácii, pretože vykonávame omnoho menej práce samostatne. Samozrejme, stále existujú niektoré oddelenia, v ktorých zamestnanci pracujú hlavne na svojich pracoviskách (napríklad v účtovnom oddelení). Podľa výskumu však priemerná miera obsadenosti kancelárií v spoločnostiach je 45%, čo znamená, že každý deň je viac ako polovica stolov prázdna.
Foto: Nowy Styl Group
Kde sú teda zamestnanci, keď nie sú za stolom? Stretávajú sa v projekčných tímoch, organizujú brainstormingové stretnutia, vedú dôverné telefonické rozhovory, prezentujú výsledky svojej práce u klienta a rozprávajú sa v jedálni, či vo výťahu. Aby bol tento informačný tok zabezpečený, ľudia by mali mať priestor, ktorý ich podporuje pri vedení stretnutí a rozhovorov. Bohužiaľ, zamestnanci stále zápasia s nedostatkom pohodlných a riadne vybavených miest určených na spoluprácu. Prierezová analýza nášho prieskumu ukázala, že medzi piatimi najväčšími kancelárskymi problémami zamestnanci spomínajú hluk a nedostatok zón venujúcich sa formálnym, aj neformálnym stretnutiam. Naše pozorovania odhalili, že všetky tieto problémy sú navzájom prepojené.
Ak má spoločnosť nedostatok miest určených na usporiadanie rýchlych konzultácií a krátkych stretnutí, zamestnanci sú nútení hovoriť na svojich pracoviskách a rušiť svojich kolegov. Každý deň musia čeliť konfliktu medzi potrebou komunikovať a potrebou sústrediť sa. Na jednej strane očakávajú pokoj a ticho, aby mohli analyzovať dôležité dokumenty, podpísať zmluvu, či pripraviť prezentáciu. Na druhej strane však potrebujú diskutovať o výsledkoch svojich analýz, prezentovať výsledky svojej práce a jednoducho hovoriť so svojimi kolegami. Tieto dve situácie sa vyskytujú súčasne v kancelárii a každá z nich vyžaduje vhodný priestor. Žiaľ, stále existuje len malé množstvo spoločností, ktoré sú toto schopné zabezpečiť.
Ako ukazujú naše pozorovania v kanceláriách našich klientov, stretnutia sú najčastejšie organizované tímami štyroch ľudí - dokonca aj vo veľkých, či stredne veľkých miestnostiach. Vo svetle týchto zistení sa tradičná konferenčná miestnosť s kapacitou 20 osôb javí ako neefektívna. Súčasné spoločnosti by sa mali pozrieť na skutočné potreby svojich zamestnancov namiesto toho, aby uplatňovali typické usporiadanie, ktoré má niekoľko veľkých miestností určených na konanie formálnych stretnutí. Najčastejšie sa výmena informácií uskutočňuje na miestach, ako sú lobby a chodby. Stretnutia nie sú vopred organizované, často sú to krátke rozhovory, ktoré vychádzajú z náhodného stretnutia s kolegom. Rozdelenie na formálne a neformálne stretnutia, ktoré sa doteraz používalo, sa ukazuje ako nedostatočné.
Koniec prvej časti článku
Zdroj: Nowy Styl Group
