Samotní zamestnanci zdôrazňujú potrebu rôznych oblastí v pracovnom priestore v závislosti od ich zamýšľaného použitia. Zamýšľali ste sa už, ako navrhnúť a vylepšiť kanceláriu, ktorá bude podporovať formálnu aj neformálu komunikáciu v spoločnosti a pracovné výkony?
Pri analýze pracovných štýlov našich klientov sme spozorovali, že stretnutia sa stávajú čoraz rôznorodejšími, a preto aj ich potreby sú oveľa komplikovanejšie. Klasická zasadačka obsahujúca prvky, ktoré vytvárajú obraz zamestnávateľa, nie je vhodným miestom pre vytváranie inovatívnych riešení. Farebná miestnosť určená na vykonávanie tvorivej práce nie je zasa správnym miestom pre stretnutie kľúčových klientov. Toto všetko potvrdzujeme v našich pracovných seminároch pre zamestnancov, počas ktorých spolu s našimi klientmi pripravujeme koncepciu zdieľaného priestorového usporiadania. Zamestnanci jasne zdôrazňujú potrebu rôznych oblastí v pracovnom priestore v závislosti od ich zamýšľaného použitia.
Foto: Nowy Styl Group
Neformálna komunikácia vo firmách je stručná a častá. Ako uvádzajú výskumy, 88 % konverzácií nie je vopred plánovaných, 50% je neplánovaných (ani jedna zo zúčastnených strán neočakáva, že nastane konverzácia) a 21% je oportunistických (sú spustené, až keď je konverzačný partner na dohľad). Čím je konverzácia spontánnejšia, tým má tendenciu trvať kratšie: plánované stretnutia sú obyčajne dlhšie než 30 minút, neformálne konverzácie sú vo všeobecnosti kratšie, než 10 minút. Neformálna komunikácia je pravdepodobnejšia s tými ľuďmi, ktorí sú na pracovisku fyzicky najbližšie.”*
V súčasnosti sa zmenil postoj ľudí aj ku kantínam a kuchynkám na pracovisku. Zamestnanci ich už viac nevnímajú ako miesto, kde ľudia strácajú čas, skôr sú považované za miesto, kde si vymieňajú informácie a integrujú sa s kolegami z iných tímov popri šálke kávy, či obede. V moderných kanceláriách sú často na chodbách kreslá a pohovky. Umožňujú zamestnancom rýchlo prediskutovať aktuálne problémy v uvoľnenej atmosfére, bez nutnosti rezervácie zasadačky. Výmena informácií je tak veľmi rýchla, prispôsobuje sa smerovaniu zmien v našom pracovnom prostredí.
Takzvané "stand-upy" - stretnutia v stoji - sú čoraz populárnejšie. Tento typ stretnutia sa používa v oblasti IT už niekoľko rokov kvôli jeho vysokej účinnosti. Experiment, ktorého cieľom bolo porovnať efektívnosť rozhodovacieho procesu na tradičných stretnutiach s tými, ktoré sa konali v stoji dokazuje, že stand-upy sú vysoko efektívne. Stretnutia, ktoré sa konali v stoji, boli oveľa kratšie a tímy potrebovali približne o 34 % menej času na rozhodnutie. Kvalita rozhodnutí sa však neodlišovala od kvality pri dlhších sedeniach.
V závislosti od typu stretnutia, ktorý si zamestnanci zvolia, je vhodné nájsť miesto, ktoré im umožňuje účinne využiť čas vymedzený na schôdzku. Pri vytváraní novej kancelárie stojí za to brať do úvahy zmeny v type práce, ktorú ľudia vykonávajú, a poskytnúť tak množstvo miest na formálne i neformálne stretnutia. Napokon charakter stretnutí tiež často nemusí byť úplne jednoznačný. Aj z neformálnej diskusie môže vzniknúť inovatívny pracovný nápad. Ak zopakujeme kancelárske usporiadanie zo začiatku 20. storočia – hoci aj v modernej budove - nemôžeme očakávať, že naše kancelárie budú podporovať zamestnancov pri plnení úloh v roku 2017. Čas "továrenských kancelárií" už je dávno za nami a naši zamestnanci nechcú byť považovaní za ozubené kolieska vo firemnom súkolesí. Preto im musíme poskytnúť rôznorodý priestor, ktorý im bude poskytovať viac pomoci, než prekážok pri plnení ich každodenných povinností.
* Gutwin, C., Greenberg, S., Blum, R., Dyck, J., Tee, K., & McEwan, G. (2008). Supporting Informal Collaboration in Shared-Workspace Groupware. J. UCS,14(9), 1411-1434.
Koniec druhej časti článku. Prvú časť nájdete na linku.
Zdroj: Nowy Styl Group
