Opäť ste dnes nestihli všetko čo ste mali v pláne? Odchádzate z kancelárie s pocitom viny? Kvári vás tlak kopiacich sa úloh? Vyskúšajte niekoľko tipov, ktoré vašu produktivitu posunú na inú úroveň.
Či sedíte v open space alebo máte vlastnú kanceláriu, prispôsobte si pracovný environment svojim potrebám. Upravte si nastavenia stoličky, na stole si rozložte potrebné pracovné nástroje. Mnohým pomáha personalizácia v podobe predmetov z domu, napríklad obľúbený hrnček. Ďalší sú spokojnejší, ak majú priestor usporiadaný podľa zásad feng shui (viac o feng shui v článku na Kancelarie.sk). Dobrú atmosféru v kancelárii dotvárajú nielen vtipní kolegovia, ale aj vzduch. Ak je to možné pravidelne vetrajte, teplotu v miestnosti nastavte tak, aby vyhovovala všetkým. Pamätajte, že slovo inšpirácia je odvodená z latinského in spirit rovnako ako inspirácia, teda nadýchnutie sa (opak je exspirácia, výdych).
foto: Pixabay.com
Plánujte si deň vopred. Priorita je podstatné meno, ktoré by nemalo mať množné číslo. To, čo je prioritné urobte ako prvé v danom čase. Nemýľte si prioritu s nejakým stupňom dôležitosti alebo naliehavosti. Vysokú dôležitosť má napríklad stretnutie zapísané v kalendári alebo termín odovzdania projektu. Obe sa však dajú odložiť alebo delegovať, ak je vašou prioritou niečo iné. Zvyčajne je priorita aj tou najťažšou úlohou. Splňte alebo vyriešte ju ako prvú hneď ráno.
Empirická skúsenosť aj mnohé prieskumy hovoria jedno: ak cestujete do práce, potrebujete dlhší čas na aklimatizáciu a začatie produktívnej činnosti. Ak máte stanovenú dennú prioritu, nemusíte sa starať o to, čo vás v práci čaká ako prvé. Snažte si cestu do práce skrátiť počúvaním hudby, pozitívne sa naladiť, hoci aj stojac v zápche. V žiadnom prípade nečítajte firemné e-maily a telefonujte len v nutných prípadoch a s pomocou hands free sady.
Pomerne ľahko sa to povie, no realizácia pokrivkáva. V praxi sú termíny nereálne, nemajú rezervy, nezahŕňajú rôzne externé a interné faktory. Podobne je to s dosahovanými cieľmi (viac o cieľoch v článku na Kancelarie.sk). Väčšina harmonogramov dostáva trhliny už pri prvom termíne. Na pracovisku vzniká stres, vzájomné osočovanie, rýchle delegovanie a ďalšie negatívne javy. „Časový tlak pociťuje ako riziko 34 % firiem. Najviac vo veľkých firmách s 250 a viac zamestnancami (53,1 %). Na časový tlak sa sťažujú najviac v odvetviach vzdelávanie, zdravotná a sociálna práca (41,8 %). Najmenej sa sťažujú výrobné podniky (28,7 %),“ uviedla riaditeľka Európskej agentúry pre ochranu zdravia a bezpečnosť pri práci Christa Sedlatschek pri príležitosti publikovania Európskeho prieskumu o nových a vznikajúcich rizikách v podnikoch (ESENER 2). S termínmi úzko súvisí počet projektov. Znížte počet úloh a projektov na znesiteľnú a reálne vykonateľnú mieru. Greg McKeown v knihe Esencializmus odporúča uplatniť Pravidlo 90 %. Ak vyhodnocujete projekty (možnosti, varianty) stanovte si pre vás najdôležitejšie kritériá, a potom si jednotlivé projekty obodujte od 0 do 100. Všetko to, čo získa menej ako 90 bodov (90 %), vyraďte.
Vytvorte si stav flow alebo micro flow. Flow definuje autor tohto pojmu vedec Mihaly Csikszentmihaly ako stav, kedy pracujete na úlohe bez toho, aby vás dokázalo niečo vyrušiť alebo rozptýliť. Izolujte sa od rušivého okolia napríklad pomocou slúchadiel a to, že ju dokážete rýchlejšie vyriešiť je (takmer) isté (viac o hluku na pracovisku čítajte na Kancelarie.sk). Micro flow je napríklad bezmyšlienkovité čmáranie. Rutinné úlohy vykonávajte ako rutinu.
foto: Pixabay.com
Z techník GTD (Getting Things Done od Tima Allena) je známe „Pravidlo dvoch minút“. Ak úlohu nedokážete vykonať do 2-3 minút, tak ju delegujte, nerobte alebo priraďte k nejakému projektu a kontextu. Pravidlo je skvelé napríklad pri triedení e-mailov. Ďalšia technika GTD sú kontexty. Nemusíte sa rozhodovať, čo práve budete robiť – jednoducho zvolíte daný kontext (e-maily, telefonovanie, kopírovanie,...). Napríklad kontext „telefonovanie“ znamená, že voláte všetky čísla tak, ako ste mali naplánované v daný deň zavolať. Chip Heath a Dan Heath, autori bestselleru Rozhodni sa! v ňom odporúčajú rozhodovať sa na základe mnemotechnickej pomôcky WRAP: 1. Wide your options - Rozšírte svoje možnosti (pravdepodobne existuje väčší počet možností, než ktorý obvykle zvažujete), 2. Reality-test your assumptions - Otestujte predpoklady realitou (dobrou spätnou väzbou v reálnom svete je prototyping alebo testovanie beta-verzií), 3. Attain distance before deciding - Získajte odstup pred rozhodnutím (nerozhodujte sa pod časovým tlakom, emócie vás často zvádzajú k výberu zlých riešení), 4. Prepare to be wrong - Pripravte sa na omyly (skúste zvážiť, čo najhoršie sa môže stať, ak sa rozhodnete práve tak, ako ste sa rozhodli? Revidujte svoje rozhodnutie.).
Nezabúdajte na racionálnu výživu
Vyzerá to ako samozrejmosť, ale pravidelná, pestrá a vyvážená strava a dodržiavanie pitného režimu, sú nielen základom dobrého zdravia, ale aj kvalitných pracovných výkonov. Dobrým tipom sú oriešky, ktoré pomáhajú pri premýšľaní. Majú napríklad vysoký obsah lecitínu, ktorý priaznivo vplýva na činnosť mozgu.
Aj keď nestíhate, vždy je čas na pauzu. Rešpektujte a vnímajte svoje biologické potreby, vrátane potreby odpočinku. Oddýchnuté telo je výkonnejšie. Pozitívne výsledky mali napríklad experimenty, pri ktorých zamestnanci mali „naordinovanú“ povinnú prestávku na spánok počas pracovnej doby. Scott Doorley a Scott Witthoft išli pri vytváraním podmienok pre odpočinok počas pracovnej doby do extrému. Vo svojej knihe Make Space (Vytvorte priestor) hovoria o tom, že je dobré občas sa zavrieť do miestnosti, ktorá nemá okná, mobilný signál a je zvukotesná. Človek tak získava dokonalý odstup od okolia a čas na premýšľanie. Môže sa lepšie sústrediť a zvážiť možnosti. Poprechádzajte sa, dajte si malý snack, osviežte sa, zacvičte si, zahrajte sa, robte niečo, čo vás rozosmeje (o priaznivom vplyve hrania sa čítajte na Kancelarie.sk). Pokojne sa aj chvíľu nuďte. Nuda je akoby „sleep mode“, vtedy mozog odpočíva a naberá sily.
Kancelarie.sk, Ilustračné foto: Pixabay.com
