Viete aspoň približne, koľko kancelárskych priestorov potrebujete? Koľko m2 to bude, ak zohľadníte počet vašich zamestnancov a nutné vybavenie? Ak práve hľadáte vhodné priestory, chcete si byť istí, že špecifikácie vyhovujú vašim ľuďom, dennej operatíve, ale aj stratégii rozvoja firmy, tento jednoduchý sprievodca vám ozrejmí všetky atribúty, ktoré by ste mali zvážiť. Atribúty, s ktorými treba kalkulovať ešte pred podpisom nájomnej zmluvy.
Pri kalkulácii, koľko metrov štvorcových potrebuje mať vaša kancelária, by ste mali v prvom rade zvážiť, ako efektívny alebo veľkorysí chcete byť pri prideľovaní priestoru pre zamestnancov.
Veľkorysá alokácia 9 m2 na osobu umožňuje vyčleniť 4,5 m2 na pracovné miesto (stôl, stolička atď.) a ďalších 4,5 m2 v spoločných priestoroch ako sú zasadačky a kuchynka.
Pridelenie 7 m2 na osobu umožňuje efektívnejšie využitie priestoru, aj keď by to malo byť prioritne v súlade s typom práce a pracovných úloh a s množstvom doplnkového vybavenia na pracovisku (tzv. amenities). Zopár príkladov požiadaviek na veľkosť kancelárskych priestorov podľa počtu osôb:
| 2 ľudia | 8 – 12 m2 | Približne ako garáž pre jedno auto |
| 6 ľudí | 25 - 36 m2 | Asi ako ihrisko pre bedminton |
| 10 ľudí | 40 – 60 m2 | Asi ako rozmer obdĺžnika pred futbalovou bránou, tzv. šestnástka (pokutové územie, „veľké vápno“) |
| 12 - 15 ľudí | 50 - 91 m2 | Zhruba polovica tenisového kurtu |
Okrem zamestnancov potrebujte v kancelárskom priestore aj potrebné vybavenie: od oddelených pracovných miest až po serverovňu. Orientačne rátajte s potrebným priestorom podľa nasledujúcich špecifikácií:
Bežné pracovné priestory štandardne majú niekoľko typov zasadačiek, spoločné sociálne a oddychové priestory, kaviarne a kuchynky, ako aj vysokorýchlostnú internetovú infraštruktúru. Položte si nasledujúce otázky:
1. Aký typ kancelárskych priestorov funguje u vás najlepšie? Pravidlo 9 m2 na osobu sa vzťahuje prevažne na otvorené dispozície (open plan office). Ak budú všetci vaši ľudia sedieť blízko seba, môže to podporiť inovácie a efektivitu. Otvorené dispozície môžu tiež znížiť náklady zdieľaním zdrojov, ako sú tlačiarne, kopírky a dokonca aj osvetlenie. To však nevyhovuje každému typu podnikania. Ak chcete podporiť individuálnejší pracovný štýl s oddelenými pracovnými stanicami, rátajte až s 18 m2 na osobu. Samozrejme, môžete sa rozhodnúť aj pre kombináciu oboch dispozícií.
Ilustračné foto: Sven Mieke / Unsplash.com
2. Je váš biznis nastavený na rast? Ak uvažujete o prijatí nového personálu, oplatí sa pri výpočte priestorových požiadaviek rátať aj s miestom pre nových ľudí. Svojmu súčasnému personálu môžete poskytnúť viac priestoru a neskôr, až prídu noví zamestnanci, priestor na osobu zredukovať. V každom prípade platí, že si prenajmete o približne 10 – 20 % plochy navyše, aby ste mali priestor pre budúcich zamestnancov.
3. Aký je stav a pôdorys priestoru? Nie je meter štvorcový ako meter štvorcový. Nezabudnite si podrobne pozrieť pôdorys vašej budúcej kancelárie. Niektoré nehnuteľnosti obsahujú rôzne rohy a zákutia, ďaleko od okien a osvetlenia, ktoré sú ako pracovný priestor prakticky nepoužiteľné. Ak chcete podporiť motiváciu a spokojnosť zamestnancov zabezpečenie dobrého osvetlenia pracovných plôch je v modernom pracovnom prostredí absolútne nevyhnutné.
4. Môžete priestor využiť efektívnejšie? Priestor a energie sú drahé, takže minimalizácia výmery sa zdá byť racionálna. Avšak namiesto zmenšovania priestoru pre zamestnancov, sa snažte „ukrojiť“ z priestorov pre doplnkové vybavenie (relaxačné miestnosti) alebo zo serverovní (mnoho spoločností prechádza na cloud computing, nepotrebuje vlastné „železo“ a rack-y). Ak však potrebujete tlačiarne, skenery, kopírky a pracovné stoly pre viacero monitorov, zabezpečte pre ne dostatok metrov štvorcových.
5. Aká je legislatívne stanovená výmera plochy na kancelárie na osobu? Požiadavky na priestory sa riadia aj stavebnými zákonmi, predpismi, ako aj pracovným právom a hygienickými normami. O minimálnych bezpečnostných a zdravotných požiadavkách na pracovisko pojednáva Nariadenie vlády SR č.391/2006 Z.z. Uvádza napríklad to, že pre jedného zamestnanca má byť na pracovisku voľná podlahová plocha najmenej 2 m2 okrem zariadení a spojovacej cesty. Na pracoviskách má na jedného zamestnanca pripadnúť najmenej 12 m3 vzdušného priestoru pri práci vykonávanej v sede.
6. Aká je cena prenájmu za m2 / mesiac? Väčšina realitných maklérov a prenajímateľov si účtuje náklady na prenájom podľa výmery priestoru. Uistite sa, že priestor, ktorý získate, je nákladovo efektívny, bez nepoužiteľných zákutí a spĺňa potreby vašej spoločnosti porovnaním
Ak zohľadníte všetko vyššie uvedené, mali by ste byť schopní vyrátať požiadavky na kancelárske priestory na základe:
Zdroj: Workspace.co.uk
