“Dospelosť je posielanie e-mailov ´Ospravedlňujem sa za neskorú odpoveď!’ sem a tam, až kým jeden z vás nezomrie,” napísala spisovateľka Marissa Millerová minulý rok vo februári vo svojom tweete. Ľuďom sa tento príspevok páčil. V podstate sa páčil viac než 41 000 ľuďom a viac než 27 000 ľudí ho preposlalo ďalej. Millerová mi nedávno povedala, že ešte stále dostáva každý deň takmer 100 správ od ľudí, ktorí odpovedali na túto myšlienku pre 14. mesiacmi. Autorka ju pôvodne uložila do priečinku vo svojich konceptoch, pretože si myslela, že je „príliš odvážna.“
Myslela som na ten tweet, keď som čítala jednu esej s (podľa mňa) neodolateľným nadpisom: “Chceš byť známy svojim štýlom písania, alebo rýchlosťou pri odpovedaní na e-maily?” A vtedy som to pochopila. Vo svojej práci, ktorú vydal internetový literárny časopis Catapult, autorka Melissa Febosová opisuje veľa rôznych spôsobov, ako naše správanie ohľadom písania e-mailov zhoršuje náš život. Táto esej je rozsiahla, ale najviac moju pozornosť upútal táto veta: “Prestaňte sa ospravedlňovať za to, že ste si pred odpovedaním na e-mail dopriali trochu času.”
Ilustračné foto: Pixabay.com
Koľkokrát ste napísali verziu tejto vety — “Ospravedlňujem sa za oneskorenú odpoveď!” — že práve dnes? Ja som to napísala dva krát: Prvý krát to bola odpoveď na e-mail odoslaný včera popoludní a druhý krát odpoveď na správu odoslanú pred dvoma dňami. Febosová nás zdvorilo žiada, aby sme s tým my všetci, vy aj ja, okamžite prestali. “Všetkým nám to sťažujete (a tým aj sebe), pretože podporujete čoraz viac akceptované očakávanie okamžitej odpovede,” píše. “Zdá sa, že týždeň je doba, ktorú môžeme považovať za rozumnú. Alebo dlhšie.” Na tomto mieste som sa zastavila. V priečinku doručenej pošty mám e-maily, ktoré nevyžadujú okamžitú odpoveď, ale vyžadujú aspoň veľmi rýchle potvrdenie, inak by sa nekonali obchodné stretnutia a živnostníci by za svoju prácu nedostali zaplatené. Nie je vždy ľahké rozhodnúť sa, ktoré správy musím vybaviť okamžite, a ktoré z nich môžu deň alebo dva počkať.
A to, podľa mňa, vystihuje skutočný problém, ktorý sa týka odpovedania na e-maily: Kedy … by ste mali odpovedať? Niekedy to ľudia vyjadria jasne a vyslovene napíšu, že odpoveď požadujú ešte dnes, do konca týždňa, alebo stanoveného dátumu. Ale to sa nestáva tak často, ako by sa malo, a tento neujasnený fakt zavádza spôsoby správania v našej ekonomike, tvrdí behaviorálny ekonóm Dan Ariely. “Pri písaní e-mailu nie sme vždy najpresvedčivejší vo vyjadrovaní našich požiadaviek,” povedal nedávno Ariely v Bloombergovom podcaste Plán hry. A tak sa to snažil zmeniť. Ak teraz pošlete Arielymu e-mail (odhaduje, že denne dostáva približne 300 e-mailov), tak ako okamžitú odpoveď dostanete formulár, ktorý vás požiada o detaily vašej žiadosti vrátane jedného veľmi dôležitého, ale často prehliadaného detailu: Kedy potrebujete odpoveď?
Keďže časť problému s e-mailom, ako na to nedávno poukázal Joe Pinsker v magazíne The Atlantic, je to, že môžete cítiť potrebu odpovedať na e-mail okamžite; jedna štúdia zistila, že ľudia priemerne reagujú na e-mailové upozornenie (notifikáciu) do šiestich sekúnd. Ale koľko ľudí, ktorí vám pošlú e-mail v skutočnosti očakáva okamžitú odpoveď? V spomínanom Bloombergovom podcaste sa Ariely spýtal svojich dvoch hostí, aby odhadli, koľko ľudí, ktorí vyplnili jeho e-mailový formulár, požadovalo okamžitú odpoveď. “Desať percent,” hádal prvý. “Teraz to musím zvýšiť — 35 percent,” vraví ten druhý. Správna odpoveď je: len 2 percentá.
“Pri e-mailoch sa vždy správame tak, akoby sme sa ponáhľali,” pokračoval Ariely. “Medzi označením e-mailu dôležitý a súrny je obrovský rozdiel. Nasledujúce slová nevyjadrujú žiadnu neúctu voči mojej matke, ale všetko, čo mi napíše, je dôležité – nič z toho nikdy nie je súrne.”
Súrny, akútny či urgentný môže byť telefonát, ale určite nie e-mail. Ak je niečo súrne, tak to nevyhnutne vyžaduje uskutočnenie alebo (viac či menej) rýchle riešenie, rýchly zásah, napríklad musíte vyvinúť nejakú činnosť, ktorá sanuje vznikajúce alebo vzniknuté škody. Dôležité je niečo, čo má veľký význam, veľkú závažnosť, ale nevyžaduje rýchlu ba až okamžitú aktivitu. Môže to byť napríklad významná zmena v živote, odchod významného klienta z pracoviska, ukončenie činnosti alebo rôzne oznámenia o platbách.
V spomínanom podcaste sa Ariely dotkol témy plytvania časom a talentmi rovnako, ako Febosová vo svojej eseji: Premýšľate napríklad o tom, ako napísať knihu. … Práve prišiel e-mail a otázkou je, “Čo má prednosť? Kniha alebo e-mail?“ … Existuje krásny termín štruktúrované odkladanie úloh (štruktúrovaná prokratinácia). Ten pocit, že robíme pokrok napriek tomu, že v skutočnosti vyrábame len dlhé zoznamy úloh, ktoré postupne odškrtávame, alebo vymazávame e-maily, ktoré nám v prvom rade nemal nikto posielať. Ale dáva nám to pocit pokroku. Keďže písanie knihy vám nedáva ten istý pocit pokroku, pretože ste sa celý pracovný deň snažili vysvetliť nejakú tému a pokiaľ na konci dňa zhodnotíte, že ste neodviedli dobrú prácu a tak musíte zajtra začať odznova…. Pocit pokroku získavame zo všetkých týchto e-mailov a zoznamov úloh a podobných vecí — ale to nie je ten skutočný pokrok. Chcem povedať, koľko ľudí sa chystá umrieť so šťastným vedomím, že si dokázali dosiahnuť "inbox zero", prázdnu doručenú poštu 721 dní za celý svoj život?
Alebo, ako Febosová stručne poznamenala: “Na e-mail sa nezomiera.”
Nová applikácia Filtr, ktorú pomohol vyvinúť Ariely vám môže technicky pomôcť zvládnuť rozdelenie správ na súrne a dôležité. Táto aplikácia umožňuje svojim používateľom priradiť ku každému kontaktu v adresári rôznu úroveň urgentnosti. Môžete si to nastaviť tak, aby sa vám e-maily od vášho šéfa, kamarátov alebo partnera zobrazili okamžite, zatiaľ čo poznámky s nižšou prioritou zostanú ukryté na neskôr. Žiaľ, pre mňa je to takmer nepoužiteľné, pretože som zo svojho telefónu poštovú aplikáciu odstránila už veľmi dávno a preto Filtr na mojej pracovnej ploche nefunguje. Takže za nás, nie technicky zdatných ľudí si dovolím predložiť návrh – nie, dve prosby: Pri odosielaní e-mailu začnite písať riadok, v ktorom vysvetlíte príjemcovi kedy (ak vôbec?) potrebujete odpoveď. A keď odpovedáte na e-mail, ktorý bližšie neurčuje čas odpovede – buď použite svoj najlepší úsudok, alebo rýchlo odpíšte a spýtajte sa. Nemusíte sa kvôli tomu ospravedlňovať.
Autor: redakcia, Pôvodný autor: Melissa Dahlová, Zdroj: Nymag.com
Podobné články
