Udržať produktivitu v práci môže byť náročné. Ak chcete pracovať efektívne, skúste týchto 10 tipov. Ak podnikáte, je náročné využiť svoj čas čo najlepšie, najmä ak máte rozbehnutých viacero projektov a snažíte sa dokončiť veľa rôznych úloh. Sú však ľudia, ktorí si týmto prešli a objavili metódy na zlepšenie produktivity. Prečítajte si tipy na zvýšenie produktivity pre veľmi zaneprázdnených ľudí, aby ste si mohli zlepšiť svoju vlastnú produktivitu v práci.
Ak ste človek, ktorý má v práci rozbehnutých viac projektov, multitasking sa vám môže pozdávať ako dobrý nápad.
Či už robíte viacero vecí naraz, alebo sa striedavo presúvate z jednej úlohy na druhú, je pravdepodobné, že žiadnemu z projektov, na ktorých pracujete, nevenujete svoju plnú pozornosť.
Možno máte pocit, že ste produktívnejší, ale v skutočnosti svoju produktivitu znižujete a zároveň sa viac namáhate.
Výsledky výskumu naznačujú, že multitasking v skutočnosti ovplyvňuje produktivitu a zdravie mozgu negatívne.
Byť "v zóne," je takpovediac psychologický termín, ktorý súvisí s -- priebehom.
Stav priebehu je jednoducho mentálny stav, v ktorom vykonávate akúkoľvek činnosť, ktorú robíte, keď ste extrémne sústredený; ste plne zapojený a vnorený do pracovného procesu.
V práci chcete dosiahnuť práve tento stav priebehu.
Takže vynechajte jednu (alebo dve, alebo tri...) tieto úlohy a sústreďte sa vždy len na jednu po druhej.
Zlepší sa tým kvalita vašej práce a pomôže vám to lepšie zvládnuť stres.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Všetci si za to môžeme – koniec koncov, rozptýlenie je všade.
Sociálne médiá, posielanie textových správ, kolegovia, jedlo, dokonca aj toaleta; iste, prestávky sú nevyhnutné, ale niekedy týmto veciam dovolíme, aby nám prekážali v našej produktivite.
Je oveľa ľahšie rozptýlenie odstrániť, než sa naspäť vrátiť k úlohe, od ktorej ste odišli.
Tu je pár tipov, ako úlohu v práci naozaj dokončiť:
Dajte si prestávku len ak je to nevyhnutné
Zatvorte online rozhovory
Prepnite mobil na tichý režim
Nasaďte si slúchadlá
Prejdite na tichšie miesto
Je ľahké dať sa rozptýliť aj vtedy, ak si nie ste istí, ktorú úlohu musíte skôr dokončiť.
Použitie funkčnej metódy od Behance je dobrý spôsob, ako odstrániť rozptýlenie a uistiť sa, že svoje projekty zrealizujete tak, že si všetky svoje nápady naplánujete a usporiadate na papieri.
K dispozícii máte šablóny, ktoré môžete použiť pri akejkoľvek metóde, ktorá je pre vás najužitočnejšia.
Odstránenie rozptýlenia spôsobí, že vaša produktivita bude stúpať do výšin a nakoniec budete schopní stihnúť všetko rýchlejšie.
Beriete si na seba veľa úloh a neviete, ako ich všetky dokončiť?
Iste, už sme diskutovali o tom, že je dôležité pracovať len na jednej veci; ale realitou je, že niekedy jednoducho musíme toho stihnúť príliš veľa.
Je takmer nemožné robiť len jednu vec od začiatku až do konca, keď sme v práci veľmi zaneprázdnení.
A tak je tu aj ďalšie riešenie: nastavte si časový limit na každú úlohu, na ktorej pracujete.
Skvelý príklad môžete nájsť v technike Pomodoro.
Technika Pomodoro znamená, že si rozdelíte všetky svoje úlohy na 25-minútové časové bloky.
Po každom bloku si urobíte prestávku v trvaní 5 alebo 10 minút, ale po štyroch blokoch (čo sa rovná jednej hodine celkového pracovného času), si dáte dlhšiu prestávku, asi 15 až 30 minút.
S technikou Pomodoro dokážete eliminovať multitasking a pritom urobiť viac.
Toto pomôže najmä tým z nás, ktorí majú na svojich pleciach viacero projektov, a ich prácou je zodpovedať za kvalitu a plniť si svoje povinnosti tak, aby neboli zavalení prácou.
Čo sú to rituály produktivity?
Sú presne to, čím chcete, aby boli.
Ako zaneprázdnený človek presne viete, čo vo vašom prípade funguje a čo nie.
Takže prečo z toho neurobiť rituál?
Rituály nie sú to isté ako rutiny.
Zatiaľ čo rutiny sú zvyčajne špecifický súbor vecí, ktoré sú vykonávané každý deň v rovnakom čase, rituály sa skôr podobajú prispôsobivým verziám rutín, ktoré môžete robiť kedykoľvek počas dňa tak, aby vám pomohli pohnúť sa vpred.
Ani nemusia byť vyslovene pracovné; môžete mať rituály na jednotlivé časti dňa a týždňa.
Tu je zopár príkladov na rituály, ktoré môžete použiť na zvýšenie produktivity v práci:
Dajte si svoje obľúbené raňajky, ktoré vám dodajú energiu
Zapíšte si svoje najdôležitejšie úlohy
Cez pracovnú prestávku využite meditáciu
Dajte si krátku prechádzku
Uvarte si šálku čaju alebo kávy
Jedným zo spôsobov, ako môžete začleniť rituály do svojho pracovného týždňa je riadiť sa podľa knihy Davida Allena „Mať všetko hotové“.
Táto metóda znamená presun úloh a projektov z mysle ich zaznamenaním do fyzického zoznamu a ich následným rozdelením na použiteľné pracovné položky.
Tvorba zoznamu v tejto metóde môže byť rituálom, ktorý robíte, keď potrebujete zvážiť, ktoré úlohy je potrebné dokončiť.
Rituály nám pomáhajú posunúť náš stred záujmu z úlohy na úlohu a zvyšovať produktivitu v príjemnom pohodlí.
Asi to nie je to, čo by sme chceli počuť, ale je to pravda: skoré vstávanie dokáže zvýšiť produktivitu.
Okrem jednoduchého faktu, že skoré prebudenie vám poskytne viac času na splnenie viacerých úloh, poskytne vám aj viac času na prípravu najdôležitejšej časti dňa: vás.
Niektorí veľmi zaneprázdnení ľudia môžu byť v pokušení zobudiť sa ráno skôr a dokončiť tie pracovné úlohy, na ktoré nemali čas v predchádzajúci deň.
A určite vám to zvýši produktivitu – do istej miery.
Čo vás však ešte viac urobí produktívnejšími počas vášho pracovného dňa, je čas naviac strávený v dopoludňajších hodinách na to, aby ste si mohli oddýchnuť, pripraviť sa na celý deň, prípadne si zacvičiť a zjesť výživné raňajky.
Už sme hovorili o odstránení rozptýlenia s cieľom zvýšiť vašu produktivitu v práci.
Ale niekedy je odstránenie rozptýlenia až do tej chvíle, kým nedokončíte svoju úlohu, jednoducho nereálne.
Váš telefón si ukladá všetky upozornenia, škŕka vám v bruchu a vaši kolegovia sa dožadujú vašej pozornosti buď preto, lebo niečo potrebujú, chcú sa niečo spýtať, alebo sa chcú jednoducho pozhovárať.
Toto všetko nemôžete vždy odstrániť; nie sme roboti.
Čo však môžete urobiť je, že spojíte svoj čas s kolegami, aby ste sa s nimi všetkými zaoberali naraz.
Venujte, napríklad, časť svojho dňa kontrole správ a upozornení vo svojom telefóne, kontrole súkromného emailu a vybaveniu žiadostí svojich kolegov.
Ak vás kolega vyruší, keď práve na niečom pracujete, milo ho požiadajte, či by vám mohol poslať email, alebo sa s vami pozhováral v čase, ktorý ste si stanovili na rozhovory a vybavovačky.
Potom sa chopte tohto vymedzeného času a vybavte to všetko naraz.
Umožní vám to urobiť si prestávku v práci a budete mať šancu vybaviť si súkromné úlohy alebo vyriešiť problémy.
Ak ste niekto, kto podniká, práve podnikať začínate, alebo ste jednoducho v kuse zaneprázdnený, možno by ste radi zvážili delegovanie niektorých úloh.
Delegovanie nie je vyhradené len pre veľké korporácie, ktoré si môžu dovoliť najímať ľudí zo zahraničia alebo otvárať nové pracovné miesta.
V skutočnosti platí, že delegovanie je zaplatenie niekomu za to, aby urobil úlohu, ktorú nedokážete, nestíhate alebo nechcete urobiť sami.
A ak nemáte dosť času na zvládnutie všetkých svojich úloh, je to vynikajúca možnosť na zvýšenie produktivity.
Existuje veľa úloh, ktoré je dobré delegovať, napríklad práca v oblasti dizajnu, výskumu, vybavovanie telefonátov a dohadovanie stretnutí.
Najbežnejšou metódou delegovania je, samozrejme, najímanie ľudí na vykonávanie týchto úloh.
Ale zaneprázdnení podnikatelia niekedy nemajú prostriedky na okamžité zamestnanie nových pracovných síl.
Pouvažujte nad využitím virtuálneho asistenta chatbot na zadávanie tých úloh, ktoré by za normálnych okolností vykonával osobný asistent alebo vedúci kancelárie, a to napríklad odpovedanie na otázky klientov, dohadovanie stretnutí a podobne.
Email zaberá veľa času, najmä, ak vám ich denne prichádzajú stovky.
Existujú však riešenia, ktoré vám aj tu pomôžu zvýšiť vašu produktivitu.
Emailové pravidlá vám pomôžu zvládnuť to monštrum, ktorým je pracovný email a umožnia vám, aby ste sa dostali k dôležitejším projektom.
Ak chcete začať, zvážte si pravidelnú kontrolu svojej emailovej schránky niekoľkokrát denne.
Napríklad by ste ju mohli skontrolovať ráno, hneď po obede a pred odchodom z práce.
Môžete si tiež vypnúť emailové upozornenia na prichádzajúcu poštu, aby vás pri práci nič nevyrušovalo.
Zvážte nastavenie pravidiel v akejkoľvek emailovej službe, ktorú používate; pomôže napríklad označenie emailov farebnými vlajkami a automatické presunutie vybraných prichádzajúcich emailov do rôznych priečinkov.
No a v neposlednom rade, neposielajte tie emaily, ktoré posielať nemusíte!
Sedí osoba, od ktorej niečo potrebujete, priamo oproti vám?
Mohli by ste to poslať v textovej správe, ak vaša firma používa niečo také ako platformu na posielanie okamžitých textových správ Slack?
Ak posielate emaily, celý postup si poriadne premyslite a uistite sa, že emaily, ktoré posielate, sú stručné, priame, nevyhnutné a slúžia svojmu účelu bez toho, aby znížili vašu úroveň produktivity.
Tú najlepšiu vec, ktorú môže každý z nás so svojou produktivitou urobiť, je skúšať nové veci a zisťovať, či sú pre neho vhodné.
Nie sme všetci rovnakí a tak tieto tipy nemusia byť vhodné pre každého a všade.
Ale sú ľudia, ktorí to už zažili; sú ľudia, ktorí začali podnikať, vybudovali si svoj biznis a prepracovali sa po kariérnom rebríčku až nahor.
Títo ľudia si cez to všetko prešli a je dosť pravdepodobné, že majú rôzne pohľady na to, čo je vhodné a čo nie.
Učiť sa nové tipy na produktivitu od tých ostatných je skvelý krok ku zvýšeniu svojej vlastnej produktivity.
Tam vonku sa o tejto téme veľa napísalo, takže zamierte do knižnice, miestneho kníhkupectva, alebo si nájdite informácie na internete a získajte tak novú perspektívu.
Ľudia dosahujú najlepšie výsledky, ak dostávajú okamžitú pochvalu, odmenu alebo spätnú väzbu.
Preto si tak veľmi užívajú videohry.
Ak úlohu v hre dokončíte, za svoju prácu ste okamžite odmenení.
Aké skvelé by to bolo, ak by sa to isté dialo aj v práci?
Gamifikácia v práci nemusí nevyhnutne znamenať to, že zmeníte prácu na hru, ale skôr vytvoríte prostredie zábavy a radosti z práce.
Vytvára väzby medzi zamestnancami a umožňuje im pobaviť sa.
A zamestnanci, ktorí sa pri práci bavia, podávajú aj lepší výkon.
Existuje niekoľko aplikácií, ktoré sa používajú na zvýšenie produktivity prostredníctvom gamifikácie; vezmite do úvahy preskúmanie niektorých možností, ako si prácu spríjemniť a zvýšiť tak celkovú produktivitu.
Dokonalú produktivitu treba praktizovať
Nič neprichádza len tak samo.
Presne ako čokoľvek iné, aj organizovanie pracovného času a zvyšovanie produktivity si vyžaduje prax.
Pravdepodobne budete musieť vyskúšať niekoľko rôznych vecí predtým, než nájdete metódy, ktoré fungujú len pre vás a ktoré vám pomôžu zvýšiť svoju vlastnú produktivitu.
Ale nevzdávajte sa; nájdenie tých správnych nástrojov, s ktorými budete pracovať, bude pre vás užitočné po celý zvyšok života.
Autor: redakcia Kancelarie.sk, Pôvodný autor: Larry Kim, Zdroj: Inc.com
