Kancelárske prostredie nie je len o budove, fyzickom priestore a o tom, ako to celé vyzerá. Primárne je o ľuďoch, ktorí v ňom pracujú. Spoločnosti si už dnes uvedomujú, že síce nemožno vyhovieť úplne všetkým zamestnancom, no prostredie by nemalo niektoré skupiny ľudí alebo jednotlivcov diskriminovať.
S veľkým rešpektom ku genderovej rovnosti a bez zámerného vyhľadávania kontroverzných tém si musíme priznať, že rozdiely medzi mužmi a ženami v kancelárii sú a budú. A je potrebné ich rešpektovať. Nedávne štúdie napríklad potvrdili, že ženám vyhovuje v kanceláriách skôr izbová teplota okolo 23,9 °C, naopak muži dávajú prednosť prostrediu, kde je priemerne okolo 21,1 °C. Bežné sú tak „ťahanice“ o ovládanie klimatizácie a sťažnosti na teplo resp. chlad. Mnohé budovy už majú špičkové chladenie, možnosť otvárať okná a senzory, ktoré strážia hladinu vydýchaného vzduchu. Napriek tomu je vhodné zaviesť aj odporúčania pre odievanie.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Kanceláriu možno dnes už vnímať, ako fyzickú sociálnu sieť, cez ktorú sa ľudia vzájomne spoznávajú. Pre zamestnancov v každej firme je preto charakteristická komunita, ktorá sa v danom pracovnom prostredí vytvára. Základom vzájomná komunikácia. Napríklad žena povie za deň desaťtisíc slov pretože „musí“. Muž povie tak dve – tri tisícky a nemusí. Štúdie tiež ukazujú, že muži majú väčšiu tendenciu nadväzovať neformálne vzťahy a flirtovať než ženy, no tieto pohnútky zrealizujú menej často ako nežnejšie pohlavie. Mnoho vtipných a trefných postrehov o „Marse“ a „Venuši“ má John Gray, ktorý napríklad tvrdí, že väčšina mužov nemá rado, ak im niekto priamo radí a poučuje, najmä ak je v komunikácii prebytok emócií. Naopak cenia si vecné uznanie a pochvalu. Ženy privítajú častejšie pochvaly a vyjadrené pestrejším slovníkom, než „ok“ alebo zdvihnutým palcom. Ženy sú citlivejšie aj na neverbálnu komunikáciu. Napríklad mínusové body získa ten, kto sa pri rozhovore so ženou pozerá na hodinky. Výzvou nielen pre manažérov ľudských zdrojov je, ako vytvoriť komunitu ľudí, ktorí sa navzájom potrebujú a ako vytvoriť pridanú hodnotu, keď sú spolu.
Otvorené kancelárie typu open space často diskriminovali introvertov, ktorí tvoria 35-50 % populácie. Zistilo sa, že takéto kancelárie znižujú produktivitu a zhoršujú pamäť. Nastáva fluktuácia, dokonca aj na vysokých pracovných pozíciách. Spôsobujú nevoľnosť, nevraživosť, stratu motivácie a sebadôvery. Zamestnanci pracujúci v open space častejšie trpia vysokým krvným tlakom, zvýšenou hladinou stresového hormónu a chrípkou. Častejšie sa dostávajú s kolegami do konfliktných situácií. Odpočúvajú si navzájom telefonické rozhovory a špehujú, čo majú na obrazovke. Namiesto želanej komunikácie, interakcie a spolupráce sú zamestnanci v open space vystavení nekontrolovateľnému hluku, ktorý im zvyšuje tep srdca, uvoľňuje stresový hormón kortizol. Sústrediť sa na prácu a podať výkon je najmä pre introvertov mimoriadne ťažké, až nemožné.
Zatiaľ čo sa v čase krízy šetrili štvorcové metre (tzv. hot desking, kedy pracovník nemá stabilné miesto je pre introvertov mimoriadne stresujúci) a podporovala sa práca ľudí mimo kancelárie, v tzv. agilných modeloch pracovného prostredia sa kladie dôraz na fyzickú interakciu. V agilných spoločnostiach sa tímy zostavujú projektovo na základe požiadaviek klienta. Po ukončení projektu sa tím opäť mení. Agilný model usporiadania kancelárií stavia do popredia potreby tímu nad potreby jednotlivca a berie ohľad na dôležitosť fyzickej spolupráce medzi členmi tímu. Ponúka tiež riešenia, ako spríjemniť pracovníkom čas, ktorý strávia v kancelárii. Odborníci preto odporúčajú vytvárať „regeneračné kútiky“, teda fyzické priestory, kde môžu introverti (a nielen oni) vypnúť a „nabiť sa“, zrelaxovať. Viacerí introvertní top manažéri zaviedli do svojho rozvrhu „tiché dni“, čo je jeden deň v týždni, kedy sa snažia obmedziť komunikáciu na minimum.
Za pozornosť stojí aj vytváranie dostatočného počtu miest, ktoré podporujú náhodné stretávanie zamestnancov, ktorí potom dokážu nadviazať menej formálne vzťahy a vzájomne sa inšpirujú. Firmy dnes zamestnancov nabádajú, aby si vytvorili jedinečné kancelárie, stoly a pracovné miesta. Nie sú výnimkou aj také firmy, ktoré napriek firemnému dizajn manuálu dovolia dajú zamestnancom na výber pri výbere farieb doplnkov, paravánov a iného drobného itineráru.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Samotné pracovné miesto by malo byť natoľko variabilné a personifikované, aby sa čo najviac priblížilo potrebám ľudí, a to rôznych typov ľudí, nielen mužov, žien či extrovertov. Humanizácia začína nastaviteľnou stoličkou, intenzitou osvetlenia a končí poskytnutím priestoru pre relax a súkromie. Otvorenou otázkou zostáva, či zariadenia, ktoré sú používané väčšinou zamestnancov, ako sú kopírky, tlačiarne, skenery, skartovačky a iné majú byť dostupné veľmi ľahko, alebo majú byť rozmiestnené tak, aby sa zamestnanci museli poprechádzať. Argumentom pre druhú možnosť je jednak nenútená podpora fyzického pohybu a zároveň dostatočná „prekážka“ pre zbytočnú tlač dokumentov (čím sa šetrí životné prostredie). Podobne s pohodlnosťou, ktorá pri sedavej kancelárskej práci vedie napríklad k chorobám chrbtice, môže urobiť divy to, ak zamestnanci nemajú koše na odpady pri stoloch. Lepšie a ekologickejšie riešenie je mať centrálne koše na odpadky, ktoré opäť donútia ľudí hýbať sa a premýšľať nad produkciou odpadu. Pohodlné, ale vonkoncom neekonomické sú plastové poháre pri zásobníkoch na vodu. Stačí vlastný pohár a firma (a príroda) sa nemusia vysporiadať s tonami plastových téglikov.
Efektívny a ergonomický priestor má zabezpečenú dostatočnú cirkuláciou vzduchu a kontrolovanú hladinu hluku. K obom veličinám môže vhodne prispieť aj výber rastlín a kvetov. Kontakt s prírodnými prvkami má navyše pozitívny dopad na emocionálnu a fyziologickú pohodu ľudí. Závery mnohých nezávislých štúdií potvrdzujú, že ľudia v prírodnom, zelenom prostredí pociťujú radosť, cítia sa odpočinutí a majú nižšiu hladinu stresu. A podávajú väčší výkon. Stačí len výhľad z okna na nejakú vegetáciu. Často sa ale vo firmách stáva, že jeden zamestnanec má akúsi malú botanickú záhradu s počtom 10-15 rôznych kvetov a bylín, a druhý nemá nič. Vlastné kvety nie sú problém, ak si ich zamestnanci presadia alebo vložia do rovnakých dizajnérmi navrhnutých črepníkov v stanovenom počte kusov. Nikto sa tak necíti diskriminovaný ani pri dotváraní pracovného miesta.
Moderné kancelárske budovy nediskriminujú zamestnancov, ktorí chodia do práce pešo alebo na bicykle. Majú dostatočný počet parkovacích miest pre autá, ale aj pre bicykle. Zároveň cyklistom poskytujú celé zázemie, napr. skrinky, šatne a sprchy. Okrem zdravotného aspektu, keďže bicyklovanie pomáha udržiavať kondíciu, v prospech bicyklov hovoria aj aspekty ekologické, ekonomické a v dopravných zápchach aj aspekt časový. Ďalšie spoločnosti namiesto rokovacích miestností zaviedli tzv. prechádzkové cesty. Po ich prejdení bežnou chôdzou rokujúci vedia, že uplynulo napríklad tridsať minút a stretnutie by sa malo ukončiť.
Kancelarie.sk, Zdroj: Workplace Solutions Forum, SKGBC, Ilustračné foto: Pixabay.com
