Produktivita nie je o tom, ako si správne načasovať úlohy. Je o tom, ako a kedy sa správne sústrediť. “Time manažment” nie je riešením — je dokonca súčasťou problému.
Pred niekoľkými rokmi ku mne počas prestávky kurzu o vodcovstve, ktorý som viedol, prišiel manažér Michael, ktorý pôsobil dosť neisto. Jeho šéf mu povedal, že musí byť produktívnejší, takže strávil niekoľko hodín analyzovaním toho, ako trávi svoj čas. Veľa nepodstatných stretnutí už zrušil. Ale už nedokázal vo svojom kalendári nájsť žiadne úlohy, ktoré by mohol vyhodiť. A nevidel očividne nevidel žiadne východisko, ako by ich mohol zvládnuť efektívnejšie.
“Možno to bude znieť ako vtip, ale nie je,” priznal sa. “Jediné východisko, ktoré mi napadá, je piť menej vody, aby som nemusel toľkokrát chodiť na toaletu.”
Žijeme v kultúre posadnutej osobnou produktivitou. Hltáme knihy o tom, ako veci dokončiť a snívame o štvorhodinovom týždni. Uctievame oltár zhonu a usilovnosti a chválime sa tým, že sme zaneprázdnení. Často nám hovoria, že kľúčom k tomu, ako veci dokončiť je time manažment. Ak by ste si svoj pracovný rozvrh dokázali naplánovať lepšie, dosiahli by ste produktivitu na úrovni nirvány.
Ale po dvoch desaťročiach štúdia produktivity som sa napokon presvedčil, že time manažment nie je riešením – naopak, je súčasťou problému.
Najčastejšia otázka, ktorú počas mojej kariéry dostávam je: “Ako by som mohol stihnúť viac?” Niekedy sa ma ľudia pýtajú, pretože vedia, že som psychológ a produktivita je jednou z odborných oblastí, ktorými sa zaoberám. Častejšie sa však pýtajú preto, lebo sa v článku v New York Times alebo v populárnej knihe dočítali, že toho stíham urobiť dosť veľa.
Pravdou však je, že sa necítim byť veľmi produktívny. Neustále zaostávam za mojimi dennými vytýčenými cieľmi pokroku, takže pre mňa nebolo ľahké na túto otázku odpovedať. Až do chvíle, než som sa zhováral s Michaelom. Potom mi to došlo: Byť produktívny nie je o time manažmente. Každý deň má obmedzený počet hodín a ak sa sústredíme na time manažment, len si ešte viac uvedomíme, koľko z týchto hodín premrháme.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Lepšou voľbou je manažment pozornosti: Uprednostnite ľudí a projekty, na ktorých záleží, a už nebude dôležité to, ako dlho to potrvá.
Manažment pozornosti je umenie zamerať sa na to, aby ste veci dokončili zo správnych dôvodov, na správnych miestach a v správnom čase.
O.K., iste, ale prečo sa máme sústrediť na niečo iné?
Podľa konvenčnej múdrosti týkajúcej sa time manažmentu by ste si mali nastaviť ciele podľa toho, kedy chcete dokončiť úlohu. Rozhodol som sa skúsiť to pre tento konkrétny článok. Mojim cieľom bolo napísať 1200 slov, takže som si k nemu sadol ráno o 8:00 a vyhradil si na to 3 hodiny, aby som mohol pokojným tempom napísať 6 slov za minútu. Nasledujúcich 6 minút som strávil napísaním obrovského súčtu slov nula a pozeraním sa na blikajúci kurzor. Jedinú úlohu, ktorú som dokončil, bolo vyhľadávanie na Google o tom, či bol kurzor pomenovaný na počesť všetkých spisovateľov, ktorí ho prekliali. (Áno, viem, že sa mi posmievaš, ty moja úbohá blikajúca výhovorka.) Potom som bol zvedavý na to, koľko slov dokážem vlastne za jednu minútu napísať a urobil som si test rýchlosti v písaní na klávesnici. So svojim výsledkom som nebol spokojný a tak som si dal ďalší test ... a potom ďalší...
Nakoniec som bol taký frustrovaný, že som sa zameral na manažment pozornosti. E.B. White raz napísal: “Každé ráno vstávam rozorvaný medzi túžbou zmeniť alebo zachrániť svet a túžbou užiť a vychutnať si ho. Preto je také náročné naplánovať si deň.” V mojom výskume som však zistil, že produktívni ľudia sa netrápia tým, čo je ich túžbou dosiahnuť. Snažia sa o obidva ciele súčasne, priťahujúc ich to ku projektom, ktoré sú pre nich osobne zaujímavé aj spoločensky zmysluplné.
Takže namiesto toho, aby som sa zameral na to, ako čo najrýchlejšie dokončím tento článok, spýtal som sa sám seba, prečo som vlastne súhlasil s tým, aby som ho napísal: pri zhromažďovaní materiálov na tento výskum sa môžem naučiť niečo nové; konečne by som ľudí dokázal niekam nasmerovať, keď sa ma spýtajú na produktivitu; a niektorým z nich by to mohlo pomôcť. To ma viedlo k premýšľaniu o konkrétnych ľuďoch, ktorí by si to mohli prečítať a pripomenulo mi to Michaela. Zásah.
Náš boj s produktivitou často nespôsobuje nedostatok efektívnosti, ale nedostatok motivácie. Produktivita nie je cnosť. Je to prostriedok na dokončenie úlohy. Je cnostná len vtedy, ak výsledok stojí za to. Ak je vašim cieľom produktivita, musíte sa spoliehať na svoju pevnú vôľu, aby ste svoju úlohu dokončili. Ak svoju pozornosť zameriate na to, prečo ste z tohto projektu nadšení a komu prospeje, prirodzene naštartujete svoju vlastnú vnútornú motiváciu.
Ale ako mám vydržať pri plnení úlohy, ak sa nazaujímam o čas?
Manažment pozornosti zahŕňa aj pozorovanie toho, kde svoje úlohy dokončíte. Vyrastal som v Michigane a keď som sa po prázdninách vracal späť do školy, pokúšal som sa presvedčiť svoju priateľku zo západného pobrežia, aby sa ku mne pridala.
“Je tu príliš chladno a sivo,” povedala po jednej návšteve počas búrky. Potom odišla do Stanfordu. Ďalšia zima v Michigane bola tá najstudenšia a najtmavšia sezóna, akú si pamätám. Nikdy som nebol produktívnejší. Nedalo sa nič robiť, len pracovať!
Isté je, ako dokázala séria štúdií vedená doktorkou Juliou Lee (teraz v Michigane), že zlé počasie je dobré na produktivitu, pretože je menej pravdepodobné, že by nás rozptyľovala myšlienka ísť von na vzduch. Výskumníci zistili, že v dňoch, keď pršalo, ukončili japonskí zamestnanci v banke transakcie rýchlejšie a počas dní, keď bolo zlé počasie v Amerike, boli ľudia efektívnejší pri opravách pravopisných chýb v textoch. S týmto vedomím som náročky čakal, že tento článok začnem písať až deň po snežnej búrke, keď ma čľapkanica z roztopeného snehu nebude pri pohľade z okna lákať vyjsť von.
Moja obľúbená časť manažmentu pozornosti je otázka kedy. Väčšina našich problémov sa týka produktivity splnenia úloh, lebo sa nám ich nechce dokončiť napriek tomu, že ich dokončiť musíme. Celé roky som bol presvedčený o tom, že riešením, ako zvládnuť tieto úlohy, je urobiť ich hneď po tých najzaujímavejších úlohách, aby sa do nich vliala nová energia. Potom sme s kolegom Jihae Shinom rozbehli v kórejskom obchodnom dome prieskum a zistili sme, že keď zamestnanci dostali veľmi zaujímavú úlohu, podali v skutočnosti slabší výkon, než pri najnudnejších úlohách.
Jedným z možných dôvodov je to, čo nazývame zostatková pozornosť: Vaša myseľ sa neustále vracia ku zaujímavej úlohe, čo narúša vašu snahu sústrediť sa na nudnú úlohu. Ale pri experimente s Američanmi, ktorí sledovali videá a potom robili nudnú prácu vkladania dát do počítača, sme zistili, že to pomáha podporiť iný mechanizmus: opačný účinok. Fascinujúce alebo vtipné video spôsobí, že vkladanie údajov do počítača sa vám bude zdať ešte odpornejšie, presne ako chuť kyslej zeleniny po sladkom zákusku. Ak sa teda pokúšate o prílev energie na splnenie nudnej úlohy, urobte ju po mierne zaujímavej úlohe a svoju najzaujímavejšiu úlohu si odložte za jej odmenu. Nie, nie je to o čase; je to o načasovaní.
Odhadujem, že vašim cieľom nie je len byť produktívnejší – pravdepodobne chcete byť aj kreatívny. Kameňom úrazu je, že produktivita a kreativita si vyžadujú úplne opačné stratégie manažmentu pozornosti. Produktivita je poháňaná ohradením filtrov pozornosti, aby dnu nedostali rušivé myšlienky. Ale kreativita je poháňaná odstránením filtrov pozornosti, aby sa všetky myšlienky dostali dnu.
Ako získať z obidvoch to najlepšie? Vo svojej knihe “Kedy,” Dan Pink píše o dôkazoch, ako nám cirkadiálny rytmus dokáže pomôcť určiť správny čas na to, aby sme pracovali produktívne a tvorivo. Ak ste ranné vtáča, mali by ste hneď ráno robiť analytickú prácu, lebo vtedy sa nachádzate na strope svojej bdelosti; vašu rutinnú prácu počas obeda; a tvorivú prácu v neskorých popoludňajších alebo večerných hodinách, keď budete s najväčšou pravdepodobnosťou myslieť nelineárne a kreatívne. Ak sa cítite skôr ako nočná sova, možno by ste sa mali do svojich kreatívnych projektov pustiť rozstrapatení hneď ráno a analytické úlohy si ponechať na neskoré popoludnie a večerné chvíle. Nie je to time manažment, pretože by ste mohli pri úlohách stráviť rovnaký čas aj po reorganizovaní svojho pracovného rozvrhu. Je to manažment pozornosti: Všímate si poradie úloh, v akom pre vás fungujú a podľa toho si ich ho aj prispôsobíte.
Venovať svoju pozornosť načasovaniu svojich úloh znamená aj myslieť inak pri tom, keď si svoju prácu plánujete. Mám rád návrh Paula Grahama, ktorý navrhuje, aby ste si svoj týždeň rozdelili na “tvorivé dni” a “manažérske dni.”
Počas manažérskych dní si vybavujete stretnutia a telefonické rozhovory. Počas svojich tvorivých dní si vyhradíte čas na to, aby ste boli produktívni a kreatívni, pretože viete, že vás nikto nebude rušiť a nenaruší tak váš tvorivý tok. Nanešťastie, len málokto z nás má ten luxus, aby si to mohol každý týždeň takto zariadiť, takže si musíme nájsť spôsob, ako si spraviť čas na chvíle pre tvorivosť.
Time manažment tvrdí, že by sme mali odstrániť úplne všetko, čo nás rozptyľuje — nielen vyrušovanie iných ľudí, ale takisto čas, keď rozptyľujeme sami seba. Ak vás začínajú vťahovať sociálne médiá, musíte okamžite prestať. Manažment pozornosti vám ponúka alternatívu: Pozor na načasovanie týchto rozptýlení.
Keď som bol na strednej škole, stratil som celú sobotu sledovaním televízie a potom som sa z toho cítil dosť znechutene. Ale televízie som sa nevzdal. Vytvoril som si pravidlo: Zapnem si televíziu len vtedy, keď už viem, čo sa chystám sledovať. Rovnaké pravidlo som zaviedol aj pre sociálne médiá: Počas práce sa prihlásim len vtedy, ak chcem zdieľať obsah, ktorý som vytvoril. Ukladám si printcreeny obrazoviek na obdobie, keď si nemôžem nič iné vybaviť, napríklad pri čakaní na odlet lietadla alebo oddychu po cvičení.
Väčšina spisovateľov, ktorých poznám, čakajú na svoje tvorivé dni vo viere, že potrebujú štyri až šesť hodín na to, aby sa hlboko ponorili do problému a napadla im zmysluplná tvorivá myšlienka. Existujú však dôkazy o tom, že spisovatelia, ktorí sa na písanie dlho sústredia toho v skutočnosti zvládnu menej, než, tí, ktorí pravidelne píšu občas a nárazovo. Zmysluplný pokrok dokážete prekvapivo zvládnuť v krátkych intervaloch: Keď boli absolventi vyškolení na písanie v 15-minútových intervaloch, svoje dizertačné práce dokončili rýchlejšie.
Ak sa snažíte byť produktívnejší, neanalyzujte to, ako trávite svoj čas. Sústreďte sa na to, čo zamestnáva vašu pozornosť. Práve som sa pozrel na hodinky – a to po prvýkrát odvtedy, čo som si spomenul na príbeh o Michaelovi. Je 10:36 dopoludnia a už som zvládol o 500 slov viac. Ponechám to na vás, aby ste zvážili, či som za posledných 156 minút dobre zvládol svoju pozornosť — a či ste si za tých pár minút prečítali dobrý článok.
To ma privádza k jednej myšlienke: Som si úplne istý, že existuje ôsmy zvyk vysoko efektívnych ľudí. Celkom určite celý svoj čas netrávia čítaním o siedmych zvykoch vysoko efektívnych ľudí.
Adam Grant, psychológ vo Whartone, je autorom knihy “Originálni.”
Autor: redakcia, Pôvodný autor: Adam Grant, 28. marca 2019, Zdroj: NY Times.com
