Všetci sa často stretávame s rovnakým problémom: pracovný týždeň sa vlečie slimačím tempom, zatiaľ čo víkend nám uletí skôr, než si uvedomíme, že vôbec začal. So správnym pracovným návykom od pondelka do štvrtka zvládnete všetku prácu a v piatok máte voľno.
Matematicky to, samozrejme, všetko dáva zmysel. Ale čo ak by ste to mohli zmeniť? Čo ak by ste dokázali využiť svoj čas tak efektívne, že by ste mali všetky dôležité úlohy hotové už vo štvrtok? I keď sa nemôžete zbaliť, odísť z kancelárie a vziať si každý piatok voľno (to by sme chceli, však?), nebolo by fajn vedieť, že počas celého tohto "bonusového" dňa môžete prestať byť pod tlakom a a namiesto toho si rozumne naplánovať prácu na budúci týždeň – alebo tento deň využiť na to, aby ste konečne zrealizovali svoje dlhodobo odložené veľké plány?
Uvedomujem si, že to znie tak, akoby to bolo nemožné. Ale dajme skepticizmus nabok, je to naozaj možné, ak svoj čas využijete efektívne. V skutočnosti mnoho firiem začína zavádzať do praxe flexibilný alebo štvordňový pracovný týždeň pre svojich zamestnancov.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Takže ako to títo ľudia dokážu? Nie je to tak ťažké, ako si myslíte.
Vašim cieľom je vnímať piatok ako deň navyše na konci svojho pracovného týždňa – deň, keď máte všetky svoje pracovné úlohy hotové a konečne si môžete vyčistiť hlavu pri voľnejšom pracovnom diári.
To znamená, že sa budete v ten deň chcieť vyhnúť schôdzkam, telefonickým hovorom a iným dôležitým pracovným stretnutiam (výnimkou môže byť príležitostná káva s kontaktom na sieti). Namiesto toho chcete, aby vám piatok umožnil disponovať obrovským množstvom nerušeného času, ktorý môžete využiť akokoľvek budete chcieť.
Ak chcete mať v piatok vyhradený voľný priestor, musíte neustále prehodnocovať svoje priority.
Dustin Moskovitz, spoluzakladateľ a výkonný riaditeľ spoločnosti Asana, prisahá, že táto štruktúra bez schôdzok funguje, hoci ju pre svoj tím zaviedol každú stredu. "Až na pár výnimiek je z kalendára každého z nás úplne jasné, že či ste robotník alebo manažér, jeden deň v týždni je voľný, bez pracovných stretnutí," hovorí v článku pre Inc. "Tento neoceniteľný nástroj slúži na zabezpečenie súvislého časového priestoru pre prácu na spoločných projektoch."
Toto úmyselné plánovanie platí počas vášho celého pracovného týždňa. Aby ste si mohli nastaviť voľný piatok, budete si svoj rozvrh počas štyroch pracovných dní úzkostlivo strážiť.
Nie vždy máte dokonalú kontrolu nad svojim kalendárom. Avšak, je veľmi dôležité, aby ste si svoj kalendár mohli pravidelne kontrolovať a sledovať, ako sa váš týždeň vyvíja. Ak si myslíte, že máte príliš veľa záväzkov a nedostatok času na skutočnú prácu, budete sa musieť bližšie pozrieť na to, čo sa dá odložiť na neskôr alebo zrušiť.
Svoj pracovný týždeň začnete s tými najlepšími úmyslami a dlhým zoznamom vecí, ktoré budete riešiť v kancelárii. Ale v piatok si v šoku uvedomíte, že ste nesplnili takmer žiadnu z nich. Boli ste príliš zaneprázdnený všetkými mimoriadnymi udalosťami, ktoré sa zrazu vyskytli.
Stephen R. Covey, úspešný podnikateľ a autor, povedal, "Väčšina z nás trávi príliš veľa času tým, čo je naliehavé a veľmi málo času tým, čo je dôležité."
Ľudia, ktorí si všetku prácu naplánujú do piatku poznajú pravú hodnotu voľby správnych priorít a mnohí z nich používajú time management matrix, ktorý vyvinul Covey, aby si mohli vytvoriť odstup a zamerať svoju pozornosť skôr na kritické záležitosti než na tie, ktoré sú časovo náročné.
Často je obrovský rozdiel v tom, ako svoj čas trávite a ako by ste ho mali tráviť. A ak chcete mať piatok vyhradený ako voľný deň, budete musieť neustále prehodnocovať svoje priority a uistiť sa v tom, že svoju energiu nasmerujete na správne veci.
Samozrejme, že budete musieť naplno využiť každú minútu z tých dní, ktoré máte k dispozícii. A to znamená, že musíte minimalizovať všetky rušivé vplyvy tak, ako sa len dá.
Ak sa nedokážete sústrediť na prácu pri svojom pracovnom stole kvôli vyzváňajúcim telefónom a rozhovorom kolegov v kancelárii, pokúste sa nájsť si tiché miesto (alebo ak ste zúfalí, nasaďte si slúchadlá s funkciou potlačenia šumu z okolia) takže sa dostanete do svojej pracovnej zóny a môžete sa sústrediť na čokoľvek, na čom práve pracujete.
Ďalšie rozptýlenie, ktoré chcete udržať na uzde? E-maily. Takže si vypnite internetový prehliadač a ignorujte notifikáciu prichádzajúcich e-mailov. Môžete sa inšpirovať nápadom výkonného riaditeľa Johna Tommyho, Toma Pattersona, a nastaviť si automatickú odpoveď Som mimo kancelárie, ktorá bez odkladu všetkým oznámi, že čas, ktorý venujete čítaniu e-mailov je limitovaný. Vďaka tomu nebudete v neustálom pokušení mať pod kontrolou svoju e-mailovú schránku.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Možno pri slove "skratka" očakávate nesvedomitú prácu. Ale o tom táto stratégia vôbec nie je. Uložte si predpripravenú odpoveď, aby ste nemuseli znova a znova vypracovávať rovnakú správu.
Úspešní ľudia chcú vyprodukovať prvotriedne výsledky – ale taktiež chcú nájsť spôsob, ako v tomto procese ušetriť čas. Takže nasledujte ich príklad a pozrite sa detailne a kriticky na svoj týždenný časový plán. Našli ste miesta, kde trávite veľa zbytočného času?
Možno že ide o dokument, ktorý opakovane posielate. Vytvorte si šablónu, aby ste mali všetko včas pripravené. Ide o e-mail, ktorý často posielate? Uložte si predpripravenú odpoveď, aby ste nemuseli znova a znova vypracovávať tú istú správu. Ide o podradnú, monotónnu úlohu, ktorú potrebujete splniť denne alebo týždenne? Nájdite spôsob, ako ju zautomatizovať.
Tieto zmeny sa vám môžu zdať malé. Ale ak vďaka nim dokážete každý deň od pondelka do štvrtka ušetriť 15 minút, máte do piatka ušetrenú celú hodinu času. Vidíte? Všetko sa počíta.
Skrátenie pracovného týždňa o jeden deň sa môže zdať byť tým najlepším spôsobom, ako stihnúť urobiť oveľa menej práce. Nie je to tak. V skutočnosti, štvordňový pracovný týždeň ponúka veľa výhod – vrátane zvýšenej produktivity, vyššiu úroveň angažovanosti v práci a šťastnejších zamestnancov.
Štúdie dokazujú aj to, že dlhšia pracovná doba sa nie vždy rovná viacerým splneným úlohám. Ak si po istom čase monitorujete svoju efektivitu, zistíte, že zostáva neznemená alebo prudko klesá nadol.
Takže, aj keď vaša kancelária nebude oficiálne realizovať skrátený pracovný týždeň, ešte stále si môžete vyhrnúť rukávy a vydať zo seba to najlepšie od pondelka do štvrtka, a ponechať si piatok ako rezervu na riešenie väčších projektov alebo naplánovanie úspešného týždňa. Napokon, neexistuje lepší spôsob, ako sa pokojne tešiť na víkend.
autor: Redakcia, pôvodný autor: Napísala: KAT BOOGAARD, Zdroj: Fastcompany.com
