Mať nízke náklady na prevádzku kancelárie a firmy by chcel nejeden podnikateľ. Ukážeme vám niekoľko jednoduchých trikov ako mať náklady vo vašej kancelárii plne pod kontrolou.
Ak už neviete čo s desiatkami papierov a dokumentov vo firme, máme pre vás riešenie. Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať a následne uložiť dokumenty v ich digitálnej podobe, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Týmto spôsobom môže spoločnosť zredukovať stohy papierov. Digitalizácia otvára nové možnosti zdieľania, zálohovania, alebo zverejňovania dokumentov. Efektívna práca so zmluvami, dohodami a faktúrami môže výrazne uľahčiť chod firmy a ušetriť čas.
Vykurovanie nielen ekonomicky, ale aj ekologicky. Spomedzi nastupujúcich trendov vykurovania firiem sa do popredia dostávajú tepelné čerpadlá, ktoré získavajú teplo z externých zdrojov. V súčasnosti máte na výber viacero ekologických variant. Tepelné čerpadlá sú totiž vybavené chladivom, ktoré neobsahuje halogénové uhľovodíky, a tak neškodia životnému prostrediu.
Predovšetkým vo firmách sa zamestnanci nezaoberajú úsporou elektrickej energie do takej miery ako v ich vlastných domovoch. Zabudnúť pred odchodom z kancelárie či toalety zhasnúť svetlo sa už stáva takmer každodennou rutinou. Ak už nepomáha napomenutie zamestnancov, skúste vymeniť zdroj osvetlenia. Do popredia sa dostávajú LED žiarovky, ktoré v súčasnosti predstavujú najdokonalejšiu a najúspornejšiu technológiu. Spotrebiteľom ponúkajú až dvadsaťročnú životnosť a 80 až 90 percentnú úsporu energie.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Spotrebiče, ako sú televízor či počítač, spotrebúvajú elektrinu, aj keď ich práve nepoužívate. Zostávajú totiž v pohotovostnom režime. Keď však odchádzate z práce, nezabudnite ich vypnúť. Aj pohotovostný režim môže ročne odčerpať niekoľko desiatok eur z firemnej peňaženky. Ak pracujete v menších kanceláriách, odporúčame, vypínať spotrebiče sieťovým vypínačom, ktorý ich odpojí zo siete, prípadne spotrebič úplne vytiahnuť zo zásuvky. Okrem počítača nezabudnite odpojiť aj nabíjačky od mobilných telefónov, alebo napájacie káble k notebookom. Elektrickú energiu totiž spotrebúvajú, aj keď sa aktívne nevyužívajú a zostávajú v elektrickej zásuvke.
Využívanie auta aj na súkromné účely, vysoká spotreba, alebo odčerpávanie benzínu. To je len niekoľko problémov spojených s firemnými autami. Na zamedzenie týchto javov mnohé firmy inštalujú do svojich vozidiel monitorovacie zariadenia, ktoré posielajú dáta na centrálny server. Softvér tieto dáta vyhodnocuje, spracúva a sprístupňuje používateľovi v podobe reportov. Služba automaticky zaznamenáva tankovania a vyhodnocuje spotrebu, pozrie sa na štýl a efektívnosť jazdy (napríklad spôsob prejazdu zákrut, prudkosť brzdenia, rýchlosť) a poskytuje tiež informácie, koľko času trávia jednotliví pracovníci v aute po ceste za zákazníkmi.
Pri kúpe nových zariadení, si nezabudnite všímať aj ich spotrebu. „Do našich výrobkov zabezpečujeme funkcie rýchleho štartu, alebo úsporné režimy s rýchlym vypínaním nepoužívaných častí zariadenia. Aj vďaka tomu vieme pri niektorých zariadeniach dosiahnuť až polovičnú spotrebu energie oproti požadovaným štandardom,“ konštatuje Tomáš Kopecký zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Investícia do drahších spotrebičov sa vám v krátkom čase vráti späť a súčasne chránite aj životné prostredie.
Každú firmu zaťažujú investície do chodu a rozvoja firmy. Dnes si už napríklad nemusíte kupovať firemné autá, multifunkčné zariadenia, alebo iné drahé položky v rozpočtoch firiem. Aktuálnym trendom je ich prenájom (tzv. operatívny lízing), kde si auto, alebo tlačiareň iba prenajímate prostredníctvom mesačného paušálu. Súčasťou operatívneho lízingu je aj kompletný servis o zariadenia vrátane dodávania spotrebného materiálu.
V každej firme sa „ponevierajú“ desiatky zbytočne vytlačených papierov, alebo dokumenty ku ktorým sa nikto nehlási. Preto máme pre vás jednu radu. Pred každou tlačou zvážte, či je dôležité mať daný dokument fyzicky vytlačený, alebo vám stačí jeho elektronická podoba. Viacero firiem už aj na Slovensku zachytilo tento trend digitalizácie. Jedným z riešení je tiež zdieľanie dokumentov a nastavenie vnútropodnikových elektronických procesov. „Prostredníctvom multifunkčného kancelárskeho zariadenia môžete evidovať dochádzku priamo na displeji zariadenia, alebo skenovať do rôznych formátov a výsledné súbory automaticky zasielať do príslušných oddelení,“ objasňuje Michal Drobný zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Všetky tieto zlepšenia majú za cieľ zefektívniť kancelársku prácu, ušetriť čas, životné prostredie, ako aj firemné peniaze.
Každý zákazník chce od vás bezchybne dodaný produkt, alebo služby a je mu jedno koľko ste nad plnením jeho zákazky strávili času, alebo aké ste mali reálne náklady. Presne vymedzené vnútropodnikové systémy riadenia výrazne nepomáhajú k úspore času a firemných financií. Veď ak namiesto troch špecialistov, ktorí musia analyzovať problém a strávia nad ním niekoľko desiatok minút sa vzniknutý problém posunie hneď na toho správneho, ušetríte prácu niekoľkých ľudí.
Akákoľvek reklamácia vášho produktu, alebo služby vás pripravuje o časť vášho získaného zisku. Ak si spočítate o koľko peňazí ročne prichádzate, začnete hľadať možností, ako im predchádzať. Najlepším riešením je dodanie bezchybného produktu, alebo služby. Investujte čas a energiu do kontroly pred samotným dodaním zákazky, ale aj do lepšieho dizajnu produktu s dostatočne overenými vlastnosťami v skúšobnej prevádzke.
Zdroj: Konica Minolta
