Nech podnikáte v akomkoľvek odvetví, niečo máte spoločné. Plné zásuvky a stoly papierov a najrôznejších listín. Neraz sa pristihnete, že väčšinu dňa len hľadáte nejaký dokument. Trend vo firmách je presne opačný - efektívna bezpapierová firma, ktorá chráni životné prostredie.
Efektívna práca so zmluvami, dohodami a faktúrami môže výrazne uľahčiť chod firmy a tým využiť čas zmysluplnejšie. Nehovoriac o tom, koľko papiera, tonerov, peňazí miniete, ak sa rozhodnete odignorovať nastavajúci trend.
Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať a následne automaticky uložiť dokumenty v ich digitálnej podobe, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Týmto spôsobom môže spoločnosť zredukovať stohy papierov a pracovať so súbormi výlučne vo virtuálnom prostredí, ktoré otvára nové možnosti zdieľania, zálohovania, alebo zverejňovania dokumentov.
„Na to, aby ste sa stali bezpapierovou firmou samotná digitalizácia nestačí. Je to len prvý krok, za ktorým by mala nasledovať optimalizácia správy dokumentov,“ konštatuje Michal Drobný z Konica Minolta Slovakia. Na optimalizáciu správy dokumentov slúžia najrôznejšie softvérové riešenia známe pod názvom Business process management. Vďaka nim je práca s dokumentmi prehľadná, jednoduchá a plynulá. Ak máte pochybnosti, či tento softvér nájde uplatnenie aj vo vašej firme, môžeme vás ubezpečiť, že na bezpapierovom princípe môže fungovať akákoľvek spoločnosť dokonca aj eseročka s menším počtom zamestnancov. Všetko závisí od vôle posúvať sa vpred a správu vašej firmy prispôsobiť novému tisícročiu.
Mnohí si nevedia predstaviť, ako funguje bezpapierová firma. Je to veľmi jednoduché. Elektronicky môžete evidovať všetky žiadanky od zamestnancov, priepustky od lekára, zmluvy, dovolenkové lístky , dotazníky, správy, reporty. Na jednej strane sa odbremeníte od hŕby papierov a budete chrániť životné prostredie, a zároveň výrazným spôsobom znížite možnosť falšovania, zneužitia či straty týchto elektronických dokumentov. Rovnako môžete nastaviť aj limity či obmedzený prístup pre vybraných zamestnancov.
Aj keď to na prvý pohľad nevyzerá, ale aj taká dochádzka sa nemusí realizovať vždy len prostredníctvom zapisovania sa do papierovej evidencie. Firemná účtovníčka aj tak všetky tieto údaje musí následne „nahádzať“ do počítača. V ekonomicky a ekologicky zmýšľajúcich spoločnostiach stačí pri príchode priložiť kartičku napríklad k tlačiarni. Multifunkčnej tlačiarni. Nielen, že zamestnanec zaevidoval svoj príchod, ale účtovníčke ušetril desiatky minút otravnej práce.
Aj pri nástupe nového zamestnanca do firmy je potrebné uskutočniť množstvo úkonov spojených s jeho prijatím. Softvér tieto činnosti zjednodušuje na úroveň niekoľkých kliknutí. Od zaslania návrhu zmluvy, cez zaevidovanie zamestnanca do databázy, požiadavky na nákup potrebného vybavenia až po podpis samotnej pracovnej zmluvy. Tieto záležitosti vďaka softvérovému riešeniu môžete vybaviť jednoducho a rýchlo bez rizika zdržania celého procesu či znehodnotenia fyzických dokladov.
Časy, kedy firma netrpezlivo očakávala príchod poštára s cenovou ponukou alebo dôležitými dokumentmi v obálke, sú už dnes minulosťou. Služby optimalizácie správy dokumentov zjednodušujú aj komunikáciu s klientom či obchodným partnerom. Zmluvy, či faktúry je možné bez problémov zdieľať s oboma stranami a celá komunikácia môže namiesto dní trvať len pár minút. Tieto softvérové riešenia sú optimalizované aj pre mobilné zariadenia a tablety, takže praktickosť a dostupnosť informácií je takmer neobmedzená. Medzi ich ďalšie benefity patrí flexibilnosť, pripojiteľnosť ku všetkým operačným systémom ako aj s cloudovými riešeniam.
Autor: Michal Ondruš
