Zo všetkých strán počúvame o ochrane osobných údajov. S ňou úzko súvisí aj IT bezpečnosť firiem. Ochrana elektronických dokumentov, bezpečná tlač, cloudové riešenia, bezpečný obeh dokumentov vo firme. To je len niekoľko aspektov, ktoré by dobrá firma mala mať pod palcom. Moderné IT systémy by vám mali pomáhať a súčasne vás aj chrániť.
Ak by ste sa prešli po jednotlivých oddeleniach vo vašej firme zistili by ste, že po stoloch sa povaľujú zmluvy, výplatné pásky, alebo iné dôverné dokumenty. Neraz pri odchode z pracovného miesta si zabudnete zamknúť počítač, alebo posielate dôverné informácie emailom, či dokonca prostredníctvom verejného úložiska. Jednoduchým riešením je nielen dodržovanie stanovených bezpečnostných pravidiel vo firme, ale najmä zabezpečenie ochrany informácií. Je potrebné si uvedomiť riziká a vyvarovať sa situáciám, že by si zamestnanec mohol skopírovať databázu kontaktov, alebo kópie zmlúv. Neposielajte dôverné dokumenty emailom, alebo cez verejné úložisko. Nemáte totiž prehľad o tom, čo sa s ním následne deje, kto ho videl, alebo kto má k nemu prístup. „Je žiaduce, aby ste mali nástroj, ktorý zoberie každý váš firemný doklad (faktúra, evidenčný list, dovolenkový lístok) a premení ho do elektronickej podoby, uloží ho na bezpečné úložisko a stanoví, kto vo firme má k tomuto dokladu prístup. Môžete presne sledovať čo sa deje s daným dokumentom, či sa ho niekto bez oprávnenia pokúšal otvoriť, alebo nebodaj vytlačiť,“ konštatuje Tomáš Zverbík, ECM Business Consultant, Konica Minolta Slovakia. Dokážete tak efektívne riadiť informácie v reálnom čase.
Spoločná firemná tlačiareň v sebe skrýva niekoľko bezpečnostných nástrah, ktoré dokážete dnes ale veľmi jednoducho odstrániť. Najčastejším nedostatkom prístup veľkého množstva ľudí k dôverným informáciám. Zamestnanci totiž neraz nepremýšľajú pri tlači dokumentov vo firme. V tlačiarni sa tak hromadia papiere, ktorým sa nikto nehlási. Môžete tak „natrafiť“ na podpísané zmluvy, cenové kalkulácie, alebo dokonca výplatné pásky. Podobne, ako je potrebné si zabezpečiť ochranu informácií vo firme, je potrebné venovať pozornosť aj zabezpečenej tlači. Jednoducho viete chrániť dokumenty pred zneužitím aj tým, že obmedzíte prístup k citlivým údajom a súčasne ich nedovolíte vytlačiť, alebo zakážete tlačiť emailové prílohy. Ak by aj táto ochrana nestačila, môžete dokonca vidieť aj náhľad všetkých vytlačených dokumentov.
Čoraz častejšie firmy bojujú so svojou preťaženou IT infraštruktúrou. Nové možnosti ochrany ako aj moderné technológie predstavujú vysoké obstarávacie náklady a záťaž pre ľudské zdroje. Trendom vo firmách je preto ukladať elektronické dokumenty externe prostredníctvom cloudového riešenia. Profesionálne riešenie cloudového úložiska predstavuje chránené a teda bezpečné uloženie všetkých citlivých dokumentov. Správca cloudových služieb súčasne garantuje neobmedzený prístup na váš cloud. Kedykoľvek a nech ste kdekoľvek. Využitím cloudových riešení odpadá počiatočná vysoká investícia a prevádzkové náklady. K tomu sa dokážu meniť presne podľa vašich potrieb.
IT bezpečnosť je tak sumár viacerých prvkov a žiadne z nich by sa nemali podceňovať. Je dôležité myslieť na všetky potenciálne hrozby a naučiť seba ako aj svojich zamestnancov dodržiavať všetky pravidlá pre zabezpečenie IT bezpečnosti firmy.
Zdroj: Konica-Minolta
