Nastal čas dovoliť zamestnancom pracovať odkiaľkoľvek?

Napriek niekoľkým významným ústupkom, ktoré sa v posledných rokoch stali v oblasti práce na diaľku, údaje o pracovnej sile v USA naznačujú, že počet ľudí, ktorí pracujú na diaľku sa zvyšuje.  Prieskum Gallup v roku 2017 informoval o tom, že 43 % zamestnaných Američanov strávilo aspoň nejaký čas prácou na diaľku a údaje z amerického sčítania ľudu zverejnené v roku 2018 uviedli, že 5,2 % amerických pracovníkov pracuje výlučne z domu.

Aj keď sa práca z domu (WFH) stáva pomerne bežnou, objavuje sa nová forma práce na diaľku: práca odkiaľkoľvek (WFA), počas ktorej môžu zamestnanci žiť a pracovať tam, kde si sami vyberú, zvyčajne v konkrétnej krajine, ale v niektorých prípadoch aj kdekoľvek na svete so spoľahlivým pripojením sa na internet. Zatiaľ čo mnoho firiem len začína uvažovať o umožnení zamestnancom pracovať odkiaľkoľvek, zdokonalené programy WFA už fungujú vo firmách ako Akamai a SAP.

Zamestnanci si vážia možnosť pracovať na diaľku. Štúdia z roku 2017 dokonca zistila, že priemerný pracovník bol ochotný akceptovať o 8% nižšiu mzdu za možnosť pracovať z domu.  To je dôkaz, že pracovníci udeľujú peňažnú hodnotu flexibilite, ktorú poskytuje politika WFH. A vďaka politike práce odkiaľkoľvek, zamestnávatelia ponúkajú zamestnancom ešte väčšiu pridanú hodnotu tým, že im poskytnú geografickú flexibilitu.  Je v tom významný rozdiel: zatiaľ čo zamestnanec WFH sa môže rozhodnúť, či vyzdvihne deti zo školy alebo strávi obedňajšiu prestávku venčením psa, zamestnanec WFA to zvládne všetko a ešte sa presťahuje bližšie ku svojim rodičom, alebo na miesto s nižšími životnými nákladmi.

Podľa našich skúseností sa však manažéri často obávajú, že zamestnanci na diaľku pracujú menej alebo robia multitasking, kombinujúc súkromné povinnosti s prácou. Existujú tiež obavy z toho, že umožnenie zamestnancom pracovať odkiaľkoľvek by mohlo znížiť komunikáciu a spoluprácu medzi kolegami a mohlo by to obmedziť neformálne vzdelávanie, ktoré zvyčajne prebieha v kancelárii.

Ilustračné foto: Pixabay.com

Ale jedna štúdia z roku 2015 založená na prieskume v čínskej cestovnej agentúre však zistila, že keď pracovníci z telefonického centra pracovali z domu, ich produktivita sa v priemere zvýšila o 13%, čo bolo evidentne spôsobené znížením času na prestávky a dni práceneschopnosti v kombinácii s pohodlnejším pracovným prostredím. Toto zistenie vyvoláva otázku: Dokázali by mať prospech z podobného zvýšenia produktivity aj zamestnanci v pracovnom programe práce odkiaľkoľvek?

V pracovnom dokumente, ktorý je v súčasnosti predmetom skúmania, sme študovali účinky pracovného programu z ľubovoľného miesta, ktorý bol zavedený v roku 2012 medzi kontrolórmi patentov na patentnom úrade U.S. Patent & Trade Office (USPTO). Analyzovali sme údaje pre kontrolórov patentov (vysoko vzdelaných a špecializovaných odborníkov), ktorí zmenili pracovné podmienky práce z domu na program WFA.

Naše výsledky svedčia o tom, že pracovná činnosť skúšaných recipientov sa po prechode na WFA zvýšila o 4,4%, a to bez výrazného zvýšenia potreby na prepracovanie zadaných úloh (prepísanie patentových rozhodnutí na základe odvolania sa vynálezcov a investorov). Doplnková analýza tiež ukázala, že kvalita patentu (meraná odkazmi pracovníka prieskumu) sa nezhoršila. Zvýšenie produktivity o 4,4% predstavuje pre americkú ekonomiku ročnú pridanú hodnotu až do výšky 1,3 miliardy dolárov na základe priemernej ekonomickej aktivity vygenerovanej za každý ďalší udelený patent. (Hoci to nie je predmetom našej štúdie, našli sme tiež vzájomný vzťah medzi prácou z domu a zvýšenou produktivitou v porovnaní s prácou v kancelárii, čo je v súlade so zisteniami z predchádzajúcej štúdie.)

V doplnkových analýzach sme tiež zistili, že pracovníci, ktorí prechádzajú na WFA sa v priemere presídlili na miesta s výrazne nižšími životnými nákladmi, čo predstavuje efektívny nárast skutočných miezd pre týchto zamestnancov a to bez zvýšenia nákladov pre organizáciu.

Je zaujímavé, že pracovníci, ktorí boli zamestnaní dlhšie (tj tí, ktorí mali bližšie do dôchodku), sa častejšie presťahovali do pobrežných oblastí Floridy, ktoré sú “ohľaduplné k dôchodcom”, než ich rovesníci, ktorí boli zamestnaní kratšie. Aj keď sa táto súvislosť nedá predvídať, naznačuje, že poskytnutie možnosti zamestnancom pracovať odkiaľkoľvek by mohlo priniesť širšiu škálu výhod pre zamestnancov a pre organizáciu tým, že povzbudí svojich starších zamestnancov, aby zostali dlhšie produktívnou pracovnou silou firmy.

Zistili sme, že produktivita pracovníka počas prieskumu WFA sa zvýšila viac, ak sa nachádzal vo vzdialenosti do 40 kilometrov od ostatných pracovníkov WFA, ale len vtedy, ak ostatní pracovali v rovnakej technologickej skupine. Pracovníci z rôznych jednotiek, ktorí pracovali v skupinkách, nezaznamenali žiadne ďalšie zvýšenie produktivity. Toto zistenie poukazuje na to, že geograficky zoskupení pracovníci WFA, ktorých náplň práce je podobná, sa môžu jeden od druhého učiť neformálne, podobne, ako sa kolegovia učia jeden od druhého prostredníctvom neformálnych interakcií v kancelárii.

Takže, prečo by mali manažéri bežne uvažovať o zavedení politiky WFA a práce na diaľku? Tu je pár odporúčaní:

• Zamestnávatelia, ktorí umožňujú zamestnancom pracovať na diaľku, by mali týmto zamestnancom poskytovať skutočnú autonómiu a flexibilitu namiesto toho, aby sa snažili ich prácu na diaľku mikromanažovať.  Naše výsledky, ktoré porovnávajú zamestnancov WFH a WFA naznačujú, že udelenie väčšej autonómie môže v skutočnosti zvýšiť produktivitu zamestnancov. 
• Manažéri zamestnancov WFA by mali umožniť používanie spoločných technologických nástrojov. Naša štúdia zistila, že keď úrad USPTO umožnil používanie bežných IT nástrojov v agentúre (napr. VPN a posielanie správ) pracovníkom v ranom štádiu svojej kariéry WFA, ktorí potrebovali viac schválení od svojich nadriadených, zaznamenali ďalšie zvýšenie produktivity o 3%.
• Zamestnávatelia WFA by mali využívať všetky geografické zoskupenia zamestnancov WFA, ktoré sa vyskytnú, a to najmä medzi tými zamestnancami, ktorí vykonávajú podobné typy práce. Poskytovanie finančných prostriedkov na pravidelné neformálne stretnutia je malá investícia do potenciálne významnej miery vzdelávania zamestnancov. Manažéri sa tiež môžu zúčastniť stretnutí tímov mimo svojich pracovísk v rôznych lokalitách a stretnúť sa s významnými zamestnancami WFA , ktorí by sa spojili so zamestnancami v kanceláriách v centrále ako ich hostitelia a predstavili im ten svoj kút sveta. 
• Na základe nášho prieskumu - ktorý sa zameriava už na skúsených zamestnancov – sa zdá, že najlepšie je udržať si novoprijatých zamestnancov v kancelárii spolu so skúsenými rovesníkmi dostatočne dlho na to, aby mohli čo najviac vyťažiť z neformálneho učenia sa vecí, ktoré sa prirodzene dejú pri osobných stretnutiach. Ďalší výskum je potrebný na to, aby sa zistilo, či novoprijatí zamestnanci môžu mať tie isté výhody týkajúce sa produktivity na WFA, ako skúsení zamestnanci, ktorých prácu sme študovali.
• Napokon treba zvážiť samotný druh práce. Zistili sme, že ak je práca veľmi samostatná – to znamená, že zamestnanec môže vykonávať väčšinu pracovných povinností s minimálnou alebo žiadnou koordináciou so spolupracovníkmi (ako napríklad kontrolór patentov) – prechod na WFA povedie k zvýšeniu produktivity ešte s väčšou pravdepodobnosťou. Na identifikáciu účinkov produktivity WFA na pracovné miesta s nižšou úrovňou samostatnosti je potrebný ďalší výskum.

Kľúčovým prínosom nášho výskumu je, že ak je nastavenie pracovného prostredia zrelé na prácu na diaľku – to znamená, že práca je pomerne samostatná a zamestnanec vie, ako si svoju prácu dobre vykonať – implementácia WFA môže byť prínosom pre spoločnosť aj zamestnanca. Ktoré pracovné miesta vo vašej firme by mohli byť vhodné na uplatnenie WFA?

Autor: Redakcia, Pôvodní autori: Prithwiraj (Raj) Choudhury, Barbara Z. Larson, Cirrus Foroughi, Zdroj: HBR.org