V práci trávime podstatnú časť dňa. Pokiaľ sa človek od rána do večera pohybuje v prostredí, ktoré mu ani trochu nesedí, o efektívnom trávení pracovnej doby sa potom určite nedá hovoriť. Skôr teda než o vybavenie kancelárie, ide o jej typ. V priebehu rokov prešli kancelárie značným vývojom - od starých miestností s písacím strojom po moderný open space s počítačmi a klimatizáciou. Sú teda lepšie klasické uzavreté miestnosti alebo otvorené priestory veľkých rozmerov, vybavené nanajvýš paravánmi?
Všetko má samozrejme svoje výhody i nevýhody a inak tomu nie je ani v prípade kancelárskych priestorov. Zatiaľ čo jeden pracovník uvíta miestnosť uzavretú, kde sedí sám alebo s jedným, dvoma kolegami, iný dá prednosť otvorenému priestoru, v ktorom sa stretáva so všetkými spolupracovníkmi. Všeobecne možno konštatovať, že klasické kancelárie majú výrazne viac priaznivcov ako tie veľkopriestorové.
Fenomén "Open Space"Pri návrhu i výbere nových kancelárskych priestorov je najdôležitejšie definovať hlavné potreby a funkcie, ktoré majú tieto priestory plniť. Pre obidva typy kancelárií platí, že ich výber závisí od požiadaviek investora, od typu práce i prostredia a ich následné vhodné dispozičné riešenie a vhodné ergonomické vybavenie. Po expanzii medzinárodných firiem na Slovensko sa začal meniť aj tradičný typ kancelárií. Novým fenoménom sa v tejto oblasti stal pojem “open space”, čiže otvorený priestor, kde pracuje väčší počet ľudí.
Otvorené kancelárie sa začali stavať z dôvodu úspory času, zvýšenia produktivity, stmelenia zamestnancov a predovšetkým uľahčenia komunikácie, vzájomnej súčinnosti, flexibility práce a vytvárania teamovej atmosféry. Mať všetkých pracovníkov spolu prináša výhody – všetci sú hneď po ruke, o všetkých je prehľad. S otvorenými priestormi naviac v spoločnostiach padla jedna časť firemnej hierarchie – horizontálne delenie právomocí. Vedúci oddelenia už nesedí na inom poschodí ako podriadení, ale uprostred svojich kolegov rovnako ako ostatní. Aby však samotná efektivita práce bola udržateľná, mali by mať open space priestory lounge zóny, ktoré by tento priestor kultivovali. V priestore by nemali chýbať rôzne paravány či drobné odpočinkové zóny, aby sa open space rozdeľoval medzi menšie priestory.
Okrem výhod priniesol open space i nevýhody: stratu koncentrácie, absenciu súkromia a pocit neustáleho dohľadu. Zamestnanec sa dostal pod neustálu kontrolu nielen nadriadených, ale aj ostatných kolegov. Práve súkromie je tou najväčšou obeťou, ktorú musí každý zamestnanec v otvorenej miestnosti priniesť.
Technické v riešenia open spaceMedzi najväčšie technické problémy open space patrí správna klimatizácia, akustika a osvetlenie. Samotná klimatizácia robí vzduch suchým a príjem čerstvého vzduchu otvorením okien situáciu nerieši. V miestnosti tohto typu pracuje niekoľko desiatok ľudí a nie každému vyhovuje fúkanie čerstvého vzduchu do kancelárie, či zníženie teploty. Platí to dvojnásobne, ak v priestore pracujú muži aj ženy spoločne. Každý totiž znáša inak rovnakú teplotu či prievan v miestnosti. V čisto klimatizovanom prostredí sa oveľa častejšie šíria aj choroby.
Dobrá akustika zaisťuje požadovaný stupeň súkromia, zreteľnej reči, vysokú kvalitu zvuku a tiež ovplyvňuje pozitívne pocity užívateľov. Správanie zvuku vo vnútri miestnosti závisí od jej rozmerov, tvaru, akustických vlastností použitých materiálov a typu konštrukcie. Správne zvolený pomer použitých materiálov je základom vytvorenia vhodnej akustiky miestnosti s ohľadom na jej funkciu. Ak na nás teda pôsobí open space rušivo, nemôžeme sa v práci sústrediť. Problematickým býva často aj správne a dostatočné osvetlenie v otvorených priestoroch. Do kancelárií by malo prenikať čo najviac prirodzeného denného svetla, nesmie však oslňovať, ani vznikať ostré rozhranie medzi svetlom a tieňom, inak sa striedaním pohľadu zrak rýchlo unaví.
Výhody open space sa uplatňujú pri kreatívnych zamestnaniach vyžadujúcich neustálu vzájomnú kooperáciu viacerých ľudí, ako napríklad reklamné agentúry, PR agentúry, call-centrá telekomunikačných spoločností, žurnalisti, obchodníci či IT profesie. V prevažnej miere typickým zamestnancom v open space je mladý človek, ktorý pracuje na svojej prvej pozícii. Zamestnávateľ (ako napr. Dell Slovensko alebo Deloitte) jednoznačne preferuje takýto typ kancelárie.
Tento trend sa však nezačal aplikovať na všetky oblasti práce. Finančné, farmaceutické, či právnické firmy, policajti alebo personalisti sa držia tradičných oddelených kancelárií, keďže si to vyžaduje samotná podstata práce. Takýto zamestnanci vzhľadom na intelektuálnu prácu potrebujú vlastný priestor, nielen vlastnú "stenu“. Klasická kancelária vtedy poskytne zamestnancom súkromie, kľud, rovnako tiež možnosť sústrediť sa a koncentrovať na duševnú prácu, ale aj na bežné pracovné činnosti. Nevýhodou takého priestoru býva menšia finančná úspora, aj vzhľadom na väčšie vybavenie kancelárií, menšia komunikácia a odcudzenie kolegov, dohľad nad zamestnancami však závisí už od samotného zamestnávateľa.
